‘Door de digitalisering leggen we de verantwoordelijkheid van de processen daar waar de beslissing wordt genomen, waardoor wij meer toekomen aan de faciliterende en service verlenende kant van ons vak. Aan het woord zijn Laura Groen en Corina van Wijk, beiden werkzaam bij CB (voorheen Centraal Boekhuis) in Culemborg. Door de digitaliseringsslag die de afdeling HR de afgelopen 1,5 jaar heeft doorgevoerd, zijn ze nauwer met elkaar gaan samenwerken, Laura als HR Business Partner voor de kantoorfuncties bij het CB en Corina als Functioneel Applicatiebeheerder, en hebben ze elk hun eigen rol in de organisatie zien veranderen.
Bij CB, een grote logistieke dienstverlener die van oudsher bij het grote publiek bekend is als boekendistributeur, werken zo ‘n 630 medewerkers in vaste dienst. Zij worden aangevuld met een grote flexibele schil van tijdelijke krachten die vooral in het najaar actief worden ingeschakeld om de grote piekdrukte rond de Kinderboekenweek, Sinterklaas en Kerst op te vangen. Voor het meer dan honderdvijftig jaar oude bedrijf stond digitalisering van de HR-processen niet hoog op de agenda.
Papierloze controle
Corina vertelt: ‘In 2015 zijn we gestart met de samenwerking met HR2day In 2016 zijn we begonnen met het digitaliseren van alle personeelsdossiers, het aanvragen van vakantie, indienen van declaratiesen het wijzigen van personeelsgegevens door de medewerker zelf. Begin 2021 hebben we de digitalisering van de HR-processen als project opgepakt, met als speerpunt een papierloze salarisverwerking. Voorheen kwamen mutaties binnen via e-mail, bijvoorbeeld een mededeling van een leidinggevende dat een medewerker minder uren gaat werken. Vervolgens werd dit door de personeelsadministratie handmatig verwerkt, werd een brief gemaakt, gekopieerd, gescand voor in het dossier en werden kopietjes voor de salariscontrole gebruikt. Nu krijgen we de mutaties in HR2day via een proces aangeleverd door de leidinggevende. De brief die aan dit proces gekoppeld is, kan indien nodig via SignRequest getekend worden en gaat automatisch het digitaal dossier in. Dit betekent dat we nu dus een volledig papierloze salarisverwerking en -controle hebben dankzij de digitalisering van deze processen. Na de papierloze salarisverwerking, hebben we de verlofadministratie en verzuimafhandeling aangepakt. De ziek- en herstelmeldingen zijn op de afdelingen zelf neergelegd, en ook het hele traject van langdurig ziekteverzuim waarbij leidinggevenden zelf acties kunnen ondernemen door signaleringen die ze krijgen, op te volgen.’
“De verantwoordelijkheid komt daar te liggen waar de beslissing wordt genomen en wij komen meer toe aan onze faciliterende en service verlenende rol.”
Laura Groen, Human Resources bij CB
Steeds beter
Laura en Corina zijn samen verantwoordelijk voor de digitalisering. ‘Ik sta echt aan de zijlijn, en Corina is degene die middenin het veld staat als functioneel applicatiebeheerder’, zo vertelt Laura. ‘Wij werken samen met een consultant die HR2Day ook goed kent, en met elkaar doen we dit project. We doen veel aan communicatie, zoals het geven van voorlichting door middel van presentaties. Leidinggevenden hebben nog wel eens het gevoel van wat doet HR tegenwoordig eigenlijk nog, als alles digitaal verloopt? Dus soms zijn die presentaties best lastig, want we vragen wel wat van de leidinggevenden.’
De reacties uit de organisatie zijn dan ook wisselend. ‘De mensen die veel met de pc werken vinden het prima, alles in één dossier en minder risico dingen kwijt te raken. Bovendien vinden ze het passen bij deze tijd’, aldus Laura. Voor de leidinggevenden die in de logistiek werken, is dit anders. ‘Die zitten niet de hele dag achter een computer, maar staan tussen de mensen op de werkvloer. Om mutaties te verwerken moeten ze speciaal inloggen bij HR2Day en dat vraagt even aandacht, want alles is natuurlijk goed beveiligd. Maar ook zij snappen dat er geen weg meer terug is en zoeken ons op als er vragen of onduidelijkheden zijn.’
Het gevolg van het digitaliseren van HR-processen is dat ook medewerkers meer zelf moeten doen. Ze kunnen ze onder andere zelf verlof aanvragen, aantal uren en dagen invullen, zien hoeveel vrije dagen ze nog hebben en hun eigen persoonsgegevens aanpassen. Aangezien de gemiddelde leeftijd van de medewerkers bij het CB met 47 jaar relatief hoog is en een groot deel van medewerkers van de logistieke kant niet de beschikking heeft over een eigen pc, is dat geen sinecure. ‘Wij werken bij het inloggen bovendien met authenticatie, waardoor mensen met hun smartphone de inlog moeten bevestigen. Niet elke medewerker heeft echter een smartphone. Er is dus nogal wat voorlichting en begeleiding nodig om medewerkers vertrouwd te maken met de software. Maar hoe meer er straks digitaal verloopt, hoe makkelijker dat gaat’, aldus Corina.
Cultuurverandering
Nu alle essentiële processen zoals de salaris-, verlof- en verzuimadministratie digitaal afgehandeld kunnen worden, staan de volgende onderwerpen op de agenda: digitalisering van opleidingsaanvragen, het verbeteren van het declaratieproces en rapportages en analyse als slotstuk. Terugblikkend en vooruitkijkend slaat de weegschaal aan de goede kant door. Digitalisering heeft vooral positieve kanten voor CB. Laura somt op: ‘Alle informatie bij elkaar in plaats van versnipperd door de hele organisatie, meer professionaliteit bij de afhandeling van HR-processen, de verantwoordelijkheid komt daar te liggen waar de beslissing wordt genomen en wij komen meer toe aan onze faciliterende en service verlenende rol. ‘
‘Digitalisering is niet alleen maar een kwestie van informatie invoeren en verwerken, het is in wezen een cultuurverandering’ vervolgt Laura. ‘En die is nog volop bezig. Digitalisering werkt door in de gehele organisatie. Bovendien is het een logisch gevolg van de uitstraling die CB als merk wil laten zien. Alles wat je buiten beloofd, moet je ook binnen waar kunnen maken, zodat het plaatje voor je eigen mensen ook klopt.’
