Deel 3: 10 jaar ervaring met Thuiswerken

Vanuit onze ervaring op het gebied van thuiswerken willen wij graag een bijdrage leveren om Nederland door deze moeilijke tijd heen te helpen. Door onze ervaringen te delen. Vandaag deel 3: De Thuiswerkplek. Een weekje achter je laptop aan de keukentafel werken of onderuitgezakt op de bank je e-mails beantwoorden is niet zo erg, maar ga je over een langere periode thuiswerken, dan is dat natuurlijk niet de bedoeling.

Deel 3: De Thuiswerkplek

De eerste volledige week thuiswerken zit er voor veel mensen inmiddels op. Voor velen een behoorlijke uitdaging, voor anderen een welkome afwisseling en voor de medewerkers van HR2day business as usual. Al sinds de oprichting van HR2day 10 jaar geleden is thuiswerken voor ons de standaard. Gezien de aangescherpte maatregelen van de afgelopen dagen lijkt het erop dat de thuiswerken voor veel meer mensen de standaard wordt, al is het maar voor een aantal weken.

De Thuiswerkplek, hoe regel je dat?

Effectief en efficiënt thuiswerken start met een plek in het huis waar je ongestoord kan werken. Zonder aandachtvragende kinderen, blaffende honden of joviaal invallende buufjes. Tijdens overleg met collega’s en klanten kunnen achtergrondgeluiden enorm afleiden. Ook als de medewerker er zelf geen last van heeft, is het storend en soms ronduit irritant voor degene aan de andere kant van de lijn.

Een werkkamer is een mooi begin, maar er komt meer bij kijken. Want daarmee voldoe je nog niet aan de Arbowetgeving. Er zijn verschillende manieren om dat te regelen. Welke manier je kiest hangt af van de situatie en vooral van de bedrijfscultuur. In ons bedrijf krijgen medewerkers veel vrijheid. Dat geldt voor het organiseren van het werk, de manier waarop rollen en taken worden ingevuld, en ook voor de werkplek.

Uitgangspunten

Wij hanteren de volgende uitgangspunten. Bij indiensttreding verstrekken wij onze mensen een laptop, telefoon, headset, etc. Dit zijn spullen die hij/zij weer inlevert bij uitdiensttreding. Alle zaken die de medewerker nodig heeft en bij uitdiensttreding behoudt dient hij zelf te regelen. Denk daarbij aan een internetverbinding, bureaustoel, verlichting en verwarming. Die zaken zijn veelal verweven met de inrichting van je huis en afhankelijk van de persoonlijke voorkeur.

Arbowetgeving

Om er zeker van te zijn dat de thuiswerkplek voldoet aan de Arbowetgeving, is een werkplekscan nodig. Dat kun je als werkgever zelf doen, maar er zijn ook bedrijven die dit voor je kunnen regelen. Zowel virtueel of op locatie. Een werkplekscan houdt in dat er  gecheckt wordt op allerlei aspecten uit de Arbowetgeving. Wat nu als de thuiswerkscan uitwijst dat de stoel of het bureau niet geschikt is? Mag je de medewerker dan verplichten iets anders aan te schaffen? Dat is uiteraard afhankelijk van de afspraken die je daarover gemaakt hebt. Je regelt dat in de arbeidsovereenkomst of het personeelsreglement. Uiteindelijk zal de werkplek moeten voldoen aan de Arbowetgeving.

De vraag is hoever je daar als werkgever in wil gaan? Voor een bureau met een goede stoel ben je snel 300 tot 500 euro kwijt, al kun je er ook vele duizenden euro’s aan spenderen. Hetzelfde geldt voor een internetverbinding. Internet via een kabel is nog altijd een stuk beter dan via wifi. Vooral bij videobellen en scherm delen merk je het verschil. Hoeveel het aanleggen van een vaste internetverbinding kost is uiteraard zeer afhankelijk van de situatie. Door  twee betonnen vloeren boren en het parket openwerken is vrij kostbaar. Moet je dat als werkgever vergoeden?

De simpelste manier is natuurlijk dat de medewerker er zelf voor moet zorgen en het zelf moet bekostigen. Maar je kunt als werkgever ook besluiten om alles of een deel van de aanpassingen te vergoeden. Of je geeft bij indiensttreding elke medewerker een vast bedrag om de thuiswerkplek Arboproof te maken. Een terugbetalingsregeling over een bepaalde periode is overigens wel gebruikelijk bij investeringen, dat geldt hier ook.

Standaard werkplekuitrusting

Een andere aanpak is dat je een standaard werkplekuitrusting hanteert. Bureau, stoel en lamp worden geplaatst bij indiensttreding. De medewerker verklaart er als goed werknemer mee om te gaan. En bij uitdiensttreding wordt de hele handel weer opgehaald. Daarmee voorkom je in veel gevallen de noodzaak voor een werkplekscan. Maar er zitten ook nadelen aan de standaard inrichting. Vooral het gedoe rond de inkoop en het laten plaatsen. En waar laat je het overschot? Bewaren of op Marktplaats zetten?

Hoe je omgaat met de thuiswerkplek is afhankelijk van wat voor bedrijf je bent – of wilt zijn. Hoe meer je als werkgever voor je medewerkers bepaalt en regelt, hoe minder je hoeft te controleren. Al kun je natuurlijk niet voorkomen dat de medewerker ‘s avonds onderuitgezakt op de bank met de laptop op schoot e-mails beantwoordt. Hoeveel afspraken je ook gemaakt hebt, thuiswerken betekent minder zicht op de fysieke werkhouding van de medewerker dan op kantoor. En dus meer verantwoording voor die medewerker om zich aan de spelregels te houden.

Bewustwording

Die spelregels zijn in eerste instantie gemaakt ter voorkoming van lichamelijke klachten. Bewustwording daarvan is de grootste aanjager van gezonder werken. Daarbij is weer de rol van de werkgever belangrijk. Sessies over ergonomie, preventieve bedrijfsfysiotherapie, de mogelijkheid om een expert te raadplegen als de medewerker twijfelt over de werkhouding. Het zijn preventieve maatregelen, die je als werkgever kunt benutten om goed voor je medewerkers te zorgen. Zeker bij structureel meerdere dagen per week thuiswerken is dat aan te raden.

Wij hebben ervoor gekozen om als werkgever zo min mogelijk inbreuk op de persoonlijke leefomgeving te maken. Daarom laten we de medewerker vrij in het inrichten van de werkplek. Heeft de medewerker (g)een laptopstandaard nodig, werkt hij prettiger met een apart toetsenbord? Laptop met groot scherm, of juist een kleine notebook – handig onderweg – omdat de medewerker de mini-laptop thuis op het eigen grote scherm aansluit. Daar houden we rekening mee.

Zolang de Arbowetgeving nageleefd wordt, vinden wij het goed.