De start van de samenwerking

Hogeschool Windesheim heeft een duidelijke HR-visie waarin eigen regie en toegankelijkheid centraal staan. Met ruim 2.700 medewerkers verdeeld over verschillende locaties was er behoefte aan één helder, gebruiksvriendelijk systeem dat past bij hoe de hogeschool werkt. Bij Windesheim ligt veel verantwoordelijkheid bewust bij leidinggevenden en medewerkers, waardoor het systeem hun werk moet ondersteunen zonder extra complexiteit te creëren.

Bij de keuze voor HR2day speelde dit een cruciale rol. De software moest intuïtief zijn zodat leidinggevenden gemakkelijk zelf mutaties kunnen doorvoeren, medewerkers inzicht krijgen in hun eigen gegevens en HR zich minder bezig hoeft te houden met administratieve herhaling. Die aansluiting is volgens Marlies een van de belangrijkste redenen waarom de implementatie soepel verliep en het systeem snel werd omarmd. “HR2day sluit heel goed aan op hoe wij werken,” vertelt Marlies.

“HR2day sluit heel goed aan op hoe wij werken.”

Van versnipperde processen naar overzicht en inzicht

Voor de overstap naar HR2day werkte Windesheim met meerdere losse systemen, waarin dossiers, workflows en mutaties niet altijd goed op elkaar aansloten. Dat veranderde volledig met de implementatie van HR2day. Veel processen die eerder omslachtig en tijdrovend waren, verlopen nu gestroomlijnd.

Een sprekend voorbeeld is de jaarlijkse beoordelingsronde, die dankzij automatische koppelingen en digitale formulieren aanzienlijk minder werk kost. Dat scheelt het HR-team weken aan administratieve afhandeling. Ook medewerkers profiteren van meer overzicht doordat documenten, formulieren en dossiers nu op één plek staan, iets wat voor HR2day nooit volledig het geval was.

Korte lijntjes en structurele samenwerking

Vanaf de start ontstond er een nauwe samenwerking tussen Windesheim en HR2day. Wekelijks stemmen Irma, Marlies en de rest van het team met elkaar af, bekijken zij releasenotes en pakken ze verbeterpunten op. Dat ritme van doorlopend samen optimaliseren vormt de basis van het huidige succes. “Korte lijntjes, gelijk aanpassen en door. Dat werkt fantastisch,” vertelt Irma.

De samenwerking is niet alleen operationeel, maar ook strategisch: Windesheim neemt actief deel aan pilots en het HBO-overleg, waar instellingen gezamenlijk wensen bundelen en prioriteiten bepalen. Hierdoor voelt de organisatie zich betrokken bij de ontwikkeling van functionaliteiten die relevant zijn voor het hoger onderwijs. De toevoeging van de reiskostenkalender is daar een treffend voorbeeld van. “We hebben wensen teruggezien in de software waarvan we konden zeggen: die komt van ons!,” benoemt Irma.

“We hebben wensen teruggezien in de software waarvan we konden zeggen: die komt van ons!”

Een samenwerking die persoonlijk blijft

Wat Windesheim misschien wel het meest waardeert, is de manier waarop HR2day blijft meebewegen. De organisatie groeit, HR2day ontwikkelt door, maar het persoonlijke karakter blijft behouden. Zowel Marlies als Irma benadrukken dat juist dit aspect voor hen het verschil maakt. “Er wordt echt geluisterd naar wat klanten nodig hebben,” zegt Marlies. 

Ook het contact met de servicedesk wordt als onderscheidend ervaren. Irma vertelt dat collega-functioneel beheerders van andere systemen soms maanden moeten wachten op reactie van hun leverancier. “Bij HR2day gebeurt dat niet. De snelheid en het persoonlijke contact zijn echt uniek.”

“Er wordt echt geluisterd naar wat klanten nodig hebben”

Blijven verbeteren en meebewegen met de toekomst

De samenwerking heeft Windesheim geholpen om HR-processen te moderniseren en doorlooptijden flink te verkorten. Nieuwe functionaliteiten worden snel opgepakt, releases worden kritisch doorgelopen en processen worden continu verbeterd. Dat maakt dat HR2day niet voelt als een standaardoplossing, maar als een systeem dat meegroeit met de praktijk van het hoger onderwijs.

Wanneer wordt gevraagd wat Windesheim andere onderwijsinstellingen zou aanraden, hoeft Marlies niet lang na te denken. “Doen!” zegt ze lachend. “De implementatie verliep soepel en nu zijn we vooral bezig met verbeteren in plaats van repareren. Dat is ontzettend waardevol.”

“De implementatie verliep soepel en nu zijn we vooral bezig met verbeteren in plaats van repareren. Dat is ontzettend waardevol.”



Meer dan een kwart van het Nederlandse onderwijs werkt met HR2day. HR2day is gespecialiseerd in het onderwijs en hiermee de HR-software voor onderwijsinstellingen. Wil je meer weten over HR2day in het onderwijs? Bekijk dan onze speciale onderwijspagina hier.