De laatste fase van de employee journey is belangrijker dan je denkt. Sterker nog, de manier waarop je afscheid neemt van een medewerker bepaalt hoe die persoon achteraf aan jouw organisatie terugdenkt en daarover met anderen praat. Als je het offboarding traject goed regelt, plukt je organisatie daar nog jarenlang de vruchten van. In deze blog lees je hoe je zorgt voor een goed offboarding traject voor jou en je medewerker.
Het belang van offboarding
Offboarding is het hele proces rond het uit dienst treden van een medewerker. Hierbij besteden organisaties vaak veel aandacht aan administratieve zaken, maar het is net zo belangrijk om te focussen op het persoonlijke aspect. Handel je de uitdiensttreding van een medewerker op de juiste manier af, dan kan deze een uitstekende ambassadeur zijn voor jouw organisatie. Goed afscheid nemen is dus belangrijk. Behoefte aan meer verdieping? Lees dan onze whitepaper Offboarding.
Een goed exitgesprek voeren
Het exitgesprek levert waardevolle informatie op voor je organisatie en het HR-beleid, om in de toekomst de potentiële uitstroom van medewerkers te voorkomen. Ook voor de medewerker is het een fijne manier om eventuele negatieve gevoelens uit te spreken en op een positieve manier afscheid te nemen.
Bereid een exitgesprek altijd goed voor. Zorg ervoor dat de medewerker zich veilig voelt om feedback te geven en een open gesprek te voeren. Laat de medewerker duidelijk weten wat het doel van het gesprek is en wat je met de uitkomst wil doen. Kijk ook in je HR-softwaresysteem voor een mogelijke indicatie voor de reden van het vertrek.
In het exitgesprek bespreek je in ieder geval de volgende onderdelen:
- De reden van het vertrek
- Welke aspecten de medewerker leuk of minder leuk vond aan zijn functie
- Het contact met de leidinggevende en collega’s
- De arbeidsvoorwaarden en opleidings- en ontwikkelmogelijkheden
- De arbeidsomstandigheden en mogelijkheden voor verbetering
Gebruik de input uit het exitgesprek om een verslag op te stellen. Door dit over een langere periode te doen, kun je bepaalde trends ontdekken en gerichte verbeteringen doorvoeren in je HR-beleid. Vertrekken veel medewerkers door een te hoge werkdruk? Dan is dit een indicatie om te kijken hoe je die werkdruk kunt verlagen.
Wat moet je regelen bij offboarding?
Als het dienstverband van een medewerker eindigt, moet je een aantal formaliteiten regelen.
- Eindafrekening
Als het dienstverband eindigt, moet je een eindafrekening opmaken. De medewerker krijgt zijn loon uitbetaald tot en met de laatste werkdag, evenals openstaande vakantiedagen en de vakantiebijslag. Ga na welke afspraken er zijn gemaakt over een eventuele winst- of eindejaarsuitkering, en of er een studiekostenbeding of ontslagvergoeding van toepassing is.
- Vakantiedagen
Bij het einde van een dienstverband moet je aan de medewerker eventuele (boven)wettelijke vakantiedagen uitbetalen. Je kan hierover met de medewerker afwijkende afspraken maken, door bijvoorbeeld een deel van deze dagen op te nemen voor vertrek.
- Getuigschrift
Geef de medewerker een getuigschrift mee als hij dit nodig heeft voor een sollicitatie. Hierin verklaar je dat de medewerker bij jou in dienst is geweest, welke werkzaamheden hij heeft uitgevoerd en wat de duur van het arbeidscontract was.
- Referentie
Als werkgever ben je niet verplicht om een referentie af te geven, maar het is wel een mooie gelegenheid om je medewerker een goede start te geven bij een nieuwe werkgever. Wees eerlijk in deze referentie, ook over minder positieve zaken.
In onze whitepaper Offboarding geven we nog meer concrete tips om een exitgesprek te voeren en alle zaken rondom de uitdiensttreding van je medewerker te regelen. Download de whitepaper en zorg voor een goed offboarding traject voor jou en je medewerker!
