Reisbalans en HR2day: een gecombineerd HR-powerhouse

Hoewel de software van HR2day en die van Reisbalans zelfstandig draaien, bieden ze gekoppeld een grote toegevoegde waarde voor de klant. Het is dan ook niet voor niets dat beide bedrijven graag de samenwerking opzoeken. Marcel Bijster en Hans Verkerk van Reisbalans, onderdeel van Mobility Invest Group vertellen waar die samenwerking uit bestaat en welke kansen dat met zich meebrengt.

Reisbalans ontzorgt bedrijven op het gebied van mobiliteit. Omdat de verrekening van reiskosten in bedrijven veel administratieve rompslomp met zich meebrengt, zijn digitale oplossingen om dit te vergemakkelijken erg in trek. “Bij Reisbalans ondersteunen we de werkgever en werknemer met een app, een portal en een mobiliteitskaart,” legt Hans uit. “Met deze middelen krijgen werknemers toegang tot allerlei mobiliteitsvormen. Denk aan parkeren, tanken, e-laden, maar ook verschillende vormen van openbaar vervoer (OV).”

“Wij verzamelen alle transacties die uit het gebruik van mobiliteit voortkomen. Die kunnen we vervolgens administratief en fiscaal optimaal verwerken. Daarbij houden we rekening met onbelaste vergoedingen, privégebruik en kunnen we de WKR-ruimte reserveren (vrije ruimte van de werkkostenregeling). Al deze berekeningen bieden we maandelijks aan de werkgever aan, die dat vervolgens kan verrekenen met zijn medewerkers,” vult Marcel aan. “Werknemers worden ingedeeld naar het vervoermiddel dat ze gebruiken om van, naar en voor hun werk te reizen.”

Hans: “Op basis van het reisgedrag worden medewerkers in groepen ingedeeld. Per groep kunnen we dan aangeven van welke mobiliteitsvorm en bijbehorende vergoeding de werknemer gebruik mag maken. Zo heeft de ene werknemer een auto van de zaak, een ander een leasefiets, weer een ander mag alleen van het OV gebruikmaken en een volgende kan alle soorten deelvervoer gebruiken.”

Het ontstaan van de samenwerking

De samenwerking met HR2day is organisch ontstaan en voortgevloeid uit een project bij een gezamenlijke klant, de onderwijsinstelling ROC Mondriaan. Hans: “Doordat we een aanbesteding wonnen, is deze school klant geworden en maakten we kennis met de HR-software van HR2day, waar deze school al mee werkte. We raakten met elkaar in gesprek en zagen al snel toegevoegde waarde om onze software met die van HR2day te koppelen.”

Om de beide systemen op elkaar aan te laten sluiten is een trial and error methode gevolgd. “We zijn begonnen met het implementeren van onze mobiliteitsapplicaties en hebben tijdens de implementatie onderzocht welke koppeling precies nodig was,” legt Marcel uit. “We hebben gekeken welke informatie wij vanuit HR2day nodig hadden om de dienstverlening te kunnen aanbieden en inrichten. Dan moet je denken aan namen van medewerkers, e-mailadressen, data van aanvang van dienstverbanden en eventuele einddata van dienstverbanden als die al bekend waren. Dat is vooral een technisch proces waarbij we een code hangen aan een gebruikersprofiel, dus aan die groepen waar we het eerder over hadden. Die code vertelt welke vorm van mobiliteit bij welke medewerker hoort en welke financiële verrekening daarbij past.”

 “Door samen te werken en onze dienstverlening te integreren, kunnen we nog meer stappen zetten om de HR-professional te ontzorgen”
– Marcel Bijster, Reisbalans

Een gezamenlijk doel

Door het integreren van de dienstverlening van Reisbalans in die van HR2day kunnen HR-medewerkers veel tijd besparen. Marcel: “In plaats van medewerkers die losse bonnetjes en declaraties indienen, verrekent het systeem op basis van het gebruikersprofiel automatisch alle toeslagen, kortingen en vergoedingen waar een medewerker recht op heeft. Dat kan worden ingeladen via de salarisadministratie, waardoor de medewerker de afrekening of verrekening per looncomponent direct op hun eigen loonstrook terugziet.”

“Door de koppeling van beide systemen hoeven mutaties in het personeelsbestand maar één keer doorgegeven te worden,” vult Hans aan. “Nieuwe medewerkers, vertrekkende medewerkers, medewerkers die een nieuwe functie en bijbehorende secundaire arbeidsvoorwaarden krijgen, nemen wij automatisch over. Medewerkers krijgen dan direct een mail met een activatiemogelijkheid van de opties waarvan ze gebruik mogen maken, bijvoorbeeld een leaseauto of eersteklas reizen. Ook kunnen zij precies zien hoeveel er op het loon wordt ingehouden en waarom. Dat scheelt veel vragen aan de HR-afdeling.”

De overheid en wetgeving vragen dat we bewuster omgaan met mobiliteit. Dat is terug te zien in de dienstverlening. Marcel: “De werkgever kan via een portal allerlei informatie aflezen. Niet alleen welke diensten er worden gebruikt, maar ook wat bijvoorbeeld de CO₂-uitstoot is. Dat is vooral belangrijk voor organisaties met meer dan 100 medewerkers, die dit vanaf 1 juli 2024 moeten registeren. Maar ook de thuiswerkvergoeding is te verrekenen. En als een organisatie groene arbeidsvoorwaarden heeft, zie je dat terug in de mobiliteitsregelingen. Zo heeft KPN standaard in laten stellen dat medewerkers die op de fiets naar het werk gaan een flink hogere kilometervergoeding krijgen.”

Tot slot willen Marcel en Hans nog benadrukken dat samenwerking ook een bron van inspiratie is en leidt tot innovaties. “We opereren beiden op het snijvlak van inhoud en techniek. Je hebt te maken met wetgeving, privacybescherming en ICT. In de zoektocht naar de beste dienstverlening voor de klant vul je elkaar niet alleen aan, maar inspireer je elkaar ook. Je komt op nieuwe ideeën en daaruit ontstaan nieuwe toepassingen. Dat is eigenlijk wel een van de leukste resultaten van dit partnership met HR2day.”

12 juni 2024 5 min leestijd

Inhoudsopgave

In onze brochure ontdek je wat HR2day voor jouw organisatie en HR kan betekenen!

Brochure Mockup

Deel deze blog via:

Meest recente berichten

1 2 3 53
Wat zijn declaraties en hoe beheer je ze4 min leestijd

Wat zijn declaraties en hoe beheer je ze?

Van een zakelijke lunch tot reiskosten of een koptelefoon: medewerkers maken kosten voor de organisatie die ze willen terugvragen. Het op een juiste manier omgaan met zulke declaraties…

Lees meer
Dankzij de virtuele assistent van HR2day krijg jij nóg betere service.3 min leestijd

Jouw voordeel van onze virtuele assistent

De schaalbaarheid en gebruiksvriendelijkheid van onze software voor de eindgebruiker – dat is iets waar wij trots op zijn. Maar voor onze medewerkers betekent dit dat HR2day eindeloze…

Lees meer

Deze website gebruikt cookies

Met deze cookies kunnen wij en derde partijen informatie over jou en jouw internetgedrag verzamelen, zowel binnen als buiten onze website. Op basis daarvan passen wij en derde partijen de website, onze communicatie en advertenties aan op jouw interesses en profiel. Meer informatie lees je in ons cookie statement.

Kies je voor accepteren, dan plaatsen we alle cookies. Kies je voor afwijzen, dan plaatsen we alleen functionele en analytische cookies. Je kunt je voorkeuren later nog aanpassen.

Accepteren Weigeren Meer opties

Deze website gebruikt cookies

Met deze cookies kunnen wij en derde partijen informatie over jou en jouw internetgedrag verzamelen, zowel binnen als buiten onze website. Op basis daarvan passen wij en derde partijen de website, onze communicatie en advertenties aan op jouw interesses en profiel. Meer informatie lees je in ons cookie statement.

Functionele cookies
Arrow down

Functionele cookies zijn essentieel voor het correct functioneren van onze website. Ze stellen ons in staat om basisfuncties zoals paginanavigatie en toegang tot beveiligde gebieden mogelijk te maken. Deze cookies verzamelen geen persoonlijke informatie en kunnen niet worden uitgeschakeld.

Analytische cookies
Arrow down

Analytische cookies helpen ons inzicht te krijgen in hoe bezoekers onze website gebruiken. We verzamelen geanonimiseerde gegevens over pagina-interacties en navigatie, waardoor we onze site voortdurend kunnen verbeteren.

Marketing cookies
Arrow down

Marketing cookies worden gebruikt om bezoekers te volgen wanneer ze verschillende websites bezoeken. Het doel is om relevante advertenties te vertonen aan de individuele gebruiker. Door deze cookies toe te staan, help je ons relevante inhoud en aanbiedingen aan je te vertonen.

Accepteren Opslaan