Om ervoor te zorgen dat de medewerkers van jouw organisatie zich optimaal ontwikkelen, is het belangrijk hun prestaties te volgen. Alleen dan kun je als organisatie op tijd bijsturen als deze uit de pas dreigen te lopen. Het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken is daarbij onmisbaar. Standaard gebeurt dat één of twee keer per jaar, maar nu werkinhoud en dienstverbanden steeds dynamischer zijn, kun je je afvragen of dat nog wel voldoet. Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten van het functioneringsgesprek? En welke nieuwe manieren er zijn om de gesprekscyclus vorm te geven?
Het voeren van een functioneringsgesprek gevolgd door een beoordelingsgesprek op twee momenten in het jaar staat bekend als het klassieke beoordelen. De functie vormt daarbij het uitgangspunt en vaak is er sprake van een eenrichtingsgesprek. Veel organisaties kiezen voor twee gesprekken per jaar, waarbij het functioneringsgesprek aan het beoordelingsgesprek voorafgaat. Dit gesprek is dan vaak wel een tweerichtingsgesprek waarbij zowel manager als medewerker input leveren.
De vraag die hierbij een rol speelt is of het wel zo belangrijk is hoe een medewerker zijn taken uitvoert. Het is interessanter om te kijken naar wat dit de organisatie uiteindelijk oplevert. Behalve functiegericht beoordelen en belonen zijn er dan ook andere methoden van beoordelen en belonen:
- Resultaatgericht beoordelen; hierbij kijken organisaties naar de toegevoegde waarde van functies en werkprocessen.
- Competentiegericht beoordelen; hierbij kijken organisaties naar het gedrag dat een werknemer in zijn functie laat zien en het resultaat dat hij daarmee behaalt.
- Een combinatie van beide (performancegericht beoordelen).
De manier waarop organisaties het beoordelings- en functioneringstraject inrichten is niet in steen gebeiteld. De sterk wisselende inhoud van werk en de toename van flexibele dienstverbanden vragen om meer maatwerk bij de inrichting van de gesprekscyclus. Organisaties kiezen steeds vaker voor doorlopende vormen van beoordelen. Dat doet meer recht aan de dynamiek van de dagelijkse praktijk. Bovendien is het dan mogelijk feedback te geven op het moment zelf, waardoor deze effectiever is.
Als de medewerker bij het uitvoeren van zijn taken direct opbouwende kritiek krijgt, heeft hij de kans zijn fouten meteen te herstellen. Hier leert hij het meeste van en dat is goed voor zijn ontwikkeling. Laat niet alleen de leidinggevende feedback geven, maar ook collega’s. De manager kan dit faciliteren. Met behulp van personeelsbeoordelingssystemen kun je de gesprekscyclus automatiseren, waarbij je voor verschillende gespreksthema’s formats kunt ontwikkelen. Als je medewerkers toegang geeft, kunnen ze zelf content raadplegen, wijzigen en toevoegen of erop reageren.
