De coronacrisis zet werkend Nederland op zijn kop. Veel kantoren zijn gesloten en de meeste mensen werken thuis. Het nieuwe werken is werkelijkheid geworden. Gedwongen, in no-time. HR is daarbij spil in het web: ervoor zorgen dat iedereen zijn werk zo goed en veilig mogelijk kan doen; het faciliteren van thuiswerken en online leren; slim roosteren; en het beantwoorden van allerhande vragen. Tegelijkertijd blijft de reguliere HR-winkel ook gewoon open. Salarissen worden betaald, declaraties moeten worden afgehandeld en kandidaten solliciteren. Fijn dus dat je HR-systeem in de cloud draait, en medewerkers, managers en HR-professionals vanuit huis gewoon verder kunnen werken. Business as usual. Zeker als je met HR2day werkt!
Maar wat als je dit jaar had bedacht om een nieuw HR systeem te gaan implementeren? Werkt dat eigenlijk wel op afstand? Of toch maar een jaar uitstellen tot iedereen weer op kantoor is?
Het antwoord hierop is vrij simpel. Het implementeren van onze software kan goed op afstand worden gedaan. Voor HR2day is ook dat ‘business as usual’. Al onze medewerkers werken vanuit huis. Zo werken wij al sinds het ontstaan van HR2day. Deze werkwijze hebben we dan ook doorgevoerd in onze standaard projectaanpak, waar online en offline werken door elkaar heen lopen. Hierdoor zit er tempo in het project. Je hoeft niet te wachten tot onze consultant weer op bij jou op kantoor is, maar je hebt dezelfde dag al antwoord op je vraag.
Hoe ziet dat er uit?
Projectsturing
Voor elk project is het belangrijk dat het project strak wordt aangestuurd. Zowel aan de kant van de opdrachtgever als aan de kant van de opdrachtnemer. Zeker bij een implementatie op afstand bewijst een kundige projectleider zijn/haar waarde.
Virtuele projectmeetings
Normaal gesproken komen we langs voor projectmeetings, zoals bijvoorbeeld de kick-off bij de start van het project. Tools zoals Microsoft Teams of Google Hangouts bieden in deze situatie een prima alternatief.
Inrichten van de software
De inrichting van onze software wordt tijdens de initiële implementatie door onze consultants gedaan. Gewoon vanuit hun thuiskantoor. Dat gebeurt al bij de start van het project, zodat er een ingericht systeem klaar staat tijdens de kick-off. Tijdens het project wordt deze inrichting op maat gefinetuned.
Training & opleiding
Tijdens de hele implementatie is training een belangrijk onderdeel. We besteden hier dan ook veel tijd aan. We hanteren het principe learning by doing. Dus in plaats van het volgen van een aantal klassikale trainingen op een fictieve testomgeving, bieden wij meerdere korte trainingen aan. Dat gebeurt op maat, in je eigen omgeving (op kantoor of online), op het moment dat de kennis nodig is. Soms is dat één-op-één en soms voor meerdere gebruikers.
Communicatie en draagvlak
De implementatie van nieuwe HR-software raakt de hele organisatie. Het is dan ook belangrijk om te zorgen voor goede interne communicatie. Een interne (online) marketing campagne draagt positief bij aan het vergroten van de draagvlak en het succes van de ingebruikname.