Elke dag sta je voor de keuze welke taken, projecten en initiatieven je inzet om de doelen van je organisatie te realiseren. Hierbij overweeg je ook de beschikbare middelen: wat kun je investeren en welke capaciteit is er? Portfoliomanagement ondersteunt je bij het nemen van deze beslissingen. Maar hoe pas je dat succesvol toe? Je leest het in deze blog.
Wat is portfoliomanagement?
Hoe maximaliseer je de waarde van je projecten voor de lange termijn doelstellingen van jouw organisatie? Dat is de kernvraag van portfoliomanagement. Waar strategisch management de doelen stelt, zorgt portfoliomanagement voor de uitvoering. Het draait om het kiezen van de juiste middelen en projecten voor optimaal rendement en succes. Wil je meer de diepte in over dit onderwerp? Lees dan onze whitepaper Portfoliomanagement.
Portfoliomanagement toen en nu
Portfoliomanagement kent diverse methoden. De traditionele ‘watervalmethode’ volgt een lineaire, chronologische volgorde, waarbij elke fase voltooid moet zijn voordat de volgende begint. Dit biedt weinig flexibiliteit en kan leiden tot late ontdekking van fouten, wat extra kosten en vertragingen veroorzaakt. Daarentegen maakt agile portfoliomanagement gebruik van korte cycli en zelfsturende teams, waarbij teams worden toegewezen aan projecten in plaats van andersom. Veel organisaties maken een combinatie van methoden om de voordelen van elk te benutten. Voor het succesvol toepassen van portfoliomanagement, doorloop je een drietal stappen.
De 3 stappen van portfoliomanagement
1. Inventariseren
Eerst inventariseer je alle activiteiten, projecten en programma’s van je organisatie. Vervolgens bepaal je vanuit het strategisch jaarplan welke activiteiten nodig zijn voor de doelstellingen. Dit bepaalt de reikwijdte van je portfoliomanagement. Hoewel deze inventarisatie tijdsintensief kan zijn, is het cruciaal voor effectieve planning en beheer.
2. Uitvoeren
Na de inventarisatie selecteer je activiteiten die aansluiten bij de missie en visie van je organisatie missie,en toekomstige veranderingen. Het is essentieel om prioriteiten te stellen, waarbij je kijkt naar de waarde van het project voor het bedrijf, de kosten versus opbrengsten, en de belangen van anderen binnen de organisatie.
3. Monitoren
Het is cruciaal om de voortgang van je projecten te monitoren en te sturen op verwachte resultaten. Als doelen dreigen niet gehaald te worden, moet je opnieuw afwegen en prioriteren. Overweeg of extra middelen nodig zijn en of deze nog een optimaal resultaat opleveren. Mogelijk moet een project stopgezet worden. Na afronding van een project, evalueer de gestelde doelen en leer van eventuele afwijkingen. Vervolgens focus je op het volgende project in het portfolio.
Sturen op resultaten
Het is cruciaal om de voortgang van je projecten te monitoren en te sturen op verwachte resultaten. Als doelen dreigen niet gehaald te worden, moet je opnieuw afwegen en prioriteren. Overweeg of extra middelen nodig zijn en of deze nog een optimaal resultaat opleveren. Mogelijk moet een project stopgezet worden. Na afronding van een project, evalueer de gestelde doelen en leer van eventuele afwijkingen. Vervolgens focus je op het volgende project in het portfolio.
Bij portfoliomanagement is het raadzaam om niet te kiezen voor projecten met onduidelijke bijdragen, hoge kosten of grote risico’s. Besteed aandacht aan de inventarisatie en uitvoering. Door monitoring controleer je of het project op schema ligt en kun je indien nodig bijsturen.
Wil je meer weten over de voordelen en valkuilen van portfoliomanagement? Lees dan onze whitepaper voor meer verdieping.
