HR2day goes Lightning: een groot aantal schermen zijn omgezet naar onze nieuwe vormgeving
In deze release hebben we een groot aantal schermen omgezet naar onze nieuwe vormgeving HR2day Lightning. Gebaseerd op de moderne inzichten op het gebied van schermlayout en navigatie hebben we een groot aantal schermen flink onder handen genomen, met als ontwerpuitgangspunten Duidelijkheid, Efficiëntie, Consistentie, Schoonheid.
Bovenin het scherm zie je de header en de basisgegevens van de medewerker. Deze zijn op alle medewerkerschermen gelijk. In de Add.Setup bij de werkgever kan je instellen welke medewerkervelden je in de header wilt opnemen.
Onder deze header vind je tabjes. Normaliter zal je alleen in het tab Details werken. Minder gebruikte informatie zoals goedkeuringshistorie en systeeminformatie (zoals datum/tijd/gebruiker van de laatste wijziging) nemen geen schermruimte meer in beslag maar vind je altijd in het bijbehorende tabje.
De actieknoppen staan altijd rechtsboven in het scherm. Daarbij maken we onderscheid tussen de knop die het meest waarschijnlijk is bij normaal gebruik: die is donkerblauw, en de anderen zijn wit. De minder gebruikte knoppen zijn nu gegroepeerd onder de knop met stippen.
Als er op het scherm sprake is van een goedkeuringsproces zie je altijd direct hoeveel stappen er zijn en waar in het proces je je bevindt. De actieknoppen met bijbehorende selectie- of toelichtingvelden zijn op consistente wijze bij elkaar in een panel opgenomen.
Aan de rechterkant van het scherm zie je relevante gerelateerde informatie. Bij een verlofaanvraag zijn dat je verlofsaldi en andere verlofaanvragen, en bij wijzigingsprocessen de eerdere processen van dat type of alle lopende processen.
De HR2day App hebben we uitgebreid met het Manager Interaction Center
In de HR2day App is nu ook het Manager Interaction Center (MIC) beschikbaar. Hier heeft de manager direct toegang tot zijn openstaande taken en goedkeuringen, en kan deze direct afhandelen. Ook kan je zoeken naar medewerkers en medewerkerdetails bekijken.
De uitbreiding in de HR2day App staat los van de uitlevering van de versie van HR2day en zal een aantal weken later plaatsvinden.
De module Beoordelingen heet nu Performance Review
Deze module heeft een metamorfose ondergaan. Omdat “Beoordeling” bij veel organisaties niet de lading dekt hebben we deze hernoemd in Review. Wil je een eigen naam hanteren, dan kun je die zelf instellen bij de werkgeverinstellingen.
Daarnaast ziet een review er heel anders uit dan voorheen. Het scherm is veel ruimer van opzet, waarbij de velden van een element over meerdere regels verspreid kunnen worden. Daarbij kan je bij het ontwerpen van het model zelf de breedte van een veld instellen, zodat het scherm er precies zo uitziet als jij wilt. De gebruikersvriendelijkheid is daardoor enorm toegenomen, wat de acceptatie bij managers en medewerkers natuurlijk ten goede komt.
Bij het definiëren van een reviewmodel kan je nu ook de procesflow definiëren. In de flow geef je aan wie een rol speelt in een bepaalde processtap. Per processtap stel je de gegevens in die in die stap kunnen worden ingevoerd, zoals de doelstelling, voortgang of resultaten. Daarmee worden de gegevens die in een eerdere processtap zijn ingevuld automatisch geblokkeerd.
Op het reviewscherm zie je ook direct in welke fase je zit en welke stappen nog volgen.
Als je gebruik maakt van de mogelijkheid dat een medewerker en/of manager hun voorbereidingen bij de review kunnen vastleggen, kan de betreffende gebruiker dat nu in een in een duidelijk scherm doen. In een volgende fase van het reviewproces kan je als je dat wilt de voorbereiding(en) bekijken, vergelijken en overnemen in de daadwerkelijke review.
In de nieuwe module Portfolio houden medewerkers hun kennis, ervaringen en interesses bij
“De medewerker centraal” is een belangrijk thema bij de ontwikkeling van HR2day. Daarom lanceert HR2day de Portfolio module. Met HR2day Portfolio houden medewerkers hun kennis, ervaringen en interesses bij en kunnen zij collega’s vinden voor opvolging, projecten of activiteiten.
In het portfolio kunnen formele/gestructureerde gegevens staan zoals opleidingen, die de medewerker direct kan synchroniseren uit zijn dossier in HR2day. Maar ook niet formele informatie zoals interesses en hobby’s die hij met de collega’s wil delen.
Vooraf bepaal je welke portfoliocategorieën je wilt onderscheiden. Denk daarbij aan opleidingen, interesses, ervaringen, hobby’s, enz. Bij een categorie geef je aan of die gegevens al in HR2day worden vastgelegd en dus mogen worden overgenomen, zoals bij opleidingen en werkervaring.
De medewerker houdt zijn eigen portfolio bij en bepaalt ook zelf of hij de gegevens wil delen met de collega’s.
In het nieuwe Benefits tabblad vind je een overzicht saldi in tijd (zoals verlof) en geld (zoals opgebouwd vakantiegeld of flexbudget)
In het nieuwe Benefits tabblad, waar de medewerker direct vanuit het EIC naar toe kan gaan, vind je een overzicht saldi in tijd (zoals verlof) en geld (zoals opgebouwd vakantiegeld of flexbudget). Bovendien heb je de mogelijkheid om workflowprocessen te starten die hier betrekking op hebben. Zo kan je verlofdagen kopen uit het opgebouwde saldo keuzebudget of vakantiegeld. Of je eindejaarstoeslag inzetten voor vakbondscontributie.
In de parameters stel je in welke saldi en welke processen in het Benefits scherm getoond worden.
Workflowprocessen groepeer je nu op het selectiescherm. En er zijn veel uitbreidingen gedaan voor de inrichting van je processen
Bij het decentraliseren van de werkzaamheden zien we dat er steeds meer processen worden gedefinieerd voor de medewerkers, managers en professionals. We hebben nu de mogelijkheid toegevoegd om de processen te groeperen met behulp van Secties, zodat je bijvoorbeeld alle aanvragen die deeltijd, functie en salaris te maken hebben netjes bij elkaar ziet.
In de processchermen zelf kan je de volgorde van de velden op het scherm nu zelf bepalen.
Een proces voor het aanvragen of invoeren van een nieuwe opleiding kan je nu ook in de processelecties op het MIC of EIC opnemen.
Heb je bij een arbeidsrelatieproces ingesteld dat een manager moet goedkeuren? Dan haalt HR2day nu ook de manager van de afdeling uit de looncomponent op als goedkeurder. Denk aan een medewerker die enkele maanden een dag per week extra gaat werken op een andere afdeling. De manager van die andere afdeling kan dit nu goedkeuren. En worden twee (of meer) opeenvolgende goedkeuringsstappen aan dezelfde persoon toegewezen? Dan hoeft diegene voortaan nog maar 1 keer goed te keuren. We hebben bovendien een extra goedkeurdersrol gedefinieerd: nu kun je ook de budgethouder als goedkeurder inzetten in arbeidsrelatieprocessen.
Via de processen kun je nu ook een extra arbeidsrelatie aanmaken. En HR2day helpt je bij het bewaken van het aantal contracten dat iemand heeft. Bij het indiensttredingsproces checkt HR2day namelijk of de medewerker al (binnen het concern) bestaat, en geeft dan extra meldingen.
Soms wil je een proces starten voor een medewerker waar je geen toegang toe hebt. Bijvoorbeeld als je een zieke hebt en je wilt iemand van een andere afdeling een tijdje als vervanger inzetten. Hiervoor biedt HR2day met Meerkat een oplossing, zodat je via het MIC zo’n proces kunt starten. Hiervoor kan je nu bij het definiëren van een proces een kenmerk opgeven. Je start dit proces net als een indienstproces niet vanuit een medewerker maar met het “plusje” in het MIC, waarna je in het vervolgscherm een medewerker uit de hele (concern-)werkgever kan selecteren.
Start je een proces waarbij je een nieuw looncomponent opgeeft? Dan wordt de ingangsdatum van de wijziging automatisch overgenomen in de begindatum van de looncomponent. Dit doet HR2day alleen als de begindatum van de looncomponent in het proces geselecteerd is.
De volgende velden zijn toegevoegd aan de processen: Arbeidsrelatie-notities, Vaste pensioengrondslag, Personeelsnummer en het Alternatieve personeelsnummer, Verrekening reiskosten, Verbijzondering ink.verhouding, Fiscale regeling, Eindejaarregeling 1 t/m 5, Auto bijdrage privé en zakelijk en Loonbeslag. En een extra controle: als de medewerker aangeeft dat hij zijn loonstrook op zijn privé-e-mailadres wil ontvangen controleert HR2day of er een privé-e-mailadres bekend is. Zo niet dan volgt een melding.
We hebben nu een overzicht van lopende processen voor digitale handtekening (SignRequest)
In het tabblad Rapportage & Analyse kan je nu ook een verwijzing naar het SignRequest overzicht zetten. Daar zie je van alle medewerkers waar jij toegang toe hebt de verzonden SignRequests, inclusief de status, wie moeten ondertekenen en of een ondertekenaar het document al heeft geopend/gedownload.
Bij het invoeren van een declaratie helpen we de gebruiker door een vergelijkbare declaratieregel te kunnen kopiëren
Omdat medewerkers vaak meerdere keren een vergelijkbare declaratie hebben, met name voor reiskosten, hebben we de mogelijkheid toegevoegd een declaratieregel te kopiëren. Je kopieert dan alle velden behalve de bon. Ook nieuw is dat je kunt instellen dat je bij een urenregel een bon kunt toevoegen, conform de bon bij een onkostenregel. En wil je een specifieke declaratiecategorie niet meer gebruiken, dan deactiveer je die zodat je bij een nieuwe declaratie deze categorie niet meer kunt selecteren.
De verlofmodule kan je nu ook gebruiken als je roosters op basis van werktijdfactoren hebt
Vul je de roosters met werktijdfactoren? Dan kun je voortaan ook gebruik maken van de verlofmodule. Stel in de parameters in dat je werktijdfactoren gebruikt, en de verlofmodule rekent de rechten netjes uit. Ook bij het invoeren van een verlofaanvraag berekent HR2day het aantal uren en zorgt voor de juiste afboeking van het verlofsaldo.
Werk je nu met werktijdfactoren in de roosters, en wil je omschakelen naar de registratie van uren, dan is dat mogelijk. Ook als je roosters in looncomponenten hebt kan HR2day die op correcte wijze afhandelen.
Standaard maakt HR2day zes maanden voor het verstrijken van het verlofjaar de verlofrechten voor volgend jaar aan, zodat medewerkers vakantie kunnen aanvragen voor volgend jaar. Je kunt dit tijdvak van nu zelf instellen; zodat je er bijvoorbeeld voor kunt kiezen om pas één maand voor het eind van het jaar de nieuwe verlofrechten aan te maken.
Daarnaast zijn er nog twee uitbreidingen met betrekking tot het intrekken van een aanvraag. Ten eerste ontvangt de goedkeurder hiervan standaard een e-mail, mits hij nog in dienst is uiteraard. Daarnaast kun je instellen dat alleen de verlofbeheerder een aanvraag in mag trekken en de manager/medewerker dus niet.
Het beheren van de standaardtaken voor verzuim is sterk uitgebreid: relateren aan verschillende momenten van het verzuimrecord en toekennen van taken aan meerdere gebruikers
Deze versie maakt het inrichten van verzuimtaken veel makkelijker. De standaard taken kun je namelijk via het tabblad Setup HR2day beheren, in plaats van bij de stamgegevens van de werkgever.
Daarnaast kun je gebruik maken van een aantal nieuwe opties:
De vervaldatum kun je baseren op de Eerste verzuimdatum (voor de UWV-taken), de Startdatum taken (voor de loondoorbetaling) of op de Einddatum van de verzuimmelding
Je kunt instellen of je een taak alleen wilt genereren als die in de vorige gekoppelde case niet bestaat (zoals de UWV-taken) of dat de taak altijd gemaakt moet worden (zoals reiskosten stopzetten)
Veelgevraagd: de mogelijkheid om een taak aan meerdere gebruikers tegelijk toe te wijzen. Dat is nu de standaard instelling bij een taak. Dat betekent dat als de eerste gebruiker zijn taak afhandelt, direct alle zustertaken automatisch afgesloten worden.
Via het tabblad Setup HR2day kun je de taken van de openstaande verzuimmeldingen resetten. En na een import kun je via Setup HR2day de datums die te maken hebben met gekoppelde cases automatisch laten vullen.
Tot slot, als je tekstblokken van categorie Verzuim hebt, dan verschijnt in de verzuimmelding de knop om de mailmerge te starten. De brief die je genereert wordt aan de verzuimmelding gekoppeld.
Vervangingen (Primair Onderwijs)
Als je een vervanging invoert voor een poolleerkracht, dan zet HR2day voortaan automatisch het “Blokkeren voor melding aan Vervangingsfonds” aan. Hierdoor wordt de vervanging niet meer doorgegeven en kan melding nummer 40 (functie vervanger komt niet overeen met functie afwezige) niet meer voorkomen.
In de arbeidsrelatieschermen zijn meer mogelijkheden voor standaardwaarden, krijg je een melding over openstaande punten bij een uitdiensttreding en kan je bijlagen overnemen
De mogelijkheden om standaardwaarden op te geven zijn uitgebreid. Je kunt dit nu doen voor Vakantiegeld als je daar varianten voor hanteert, en voor de Fiscale regeling. Ook voor de Reiskostensaldering is nu een standaardwaarde in te stellen. Hierbij hebben we de mogelijkheid toegevoegd om via de parameters op te geven dat je een variant die in je organisatie niet gebruikt en dus ook niet op wil nemen in de selectielijst. Dit laatste bijvoorbeeld als je de uitruil altijd eenmalig wil laten kiezen en de optie om voor één jaar te kiezen niet wil aanbieden aan de medewerkers.
Voer je een einde arbeidsrelatie in terwijl er nog verlof, verzuim, vervangingen of bedrijfsmiddelen open staan of doorlopen na de einde arbeidsrelatiedatum? Dan geeft HR2day een melding.
Veelgevraagd: kun je bijlagen van een medewerker overnemen als die medewerker overgaat naar een andere werkgever? Daarvoor biedt Meerkat een nieuwe optie. Op het bijlagen-scherm kun je bijlagen overzetten naar een andere medewerker met hetzelfde bsn. Je kunt kiezen of je de oude bestanden wilt verwijderen, of alleen een kopie wilt maken.
Er is een extra adresregel toegevoegd aan de medewerkerdetails ten behoeve van buitenlandse adressen. En bij het vastleggen van een ICE (noodcontact) is een telefoonnummer voortaan verplicht.
Voor de registratie van externe medewerkers biedt HR2day enkele nieuwe opties. Ten eerste kun je bedrijven en contactpersonen waar je iemand van inhuurt in HR2day vastleggen in tabblad Setup HR2day.
Vervolgens koppel je het bedrijf en de contactpersoon in de arbeidsrelatie. Dit kan uiteraard ook in een indiensttredingsproces waarmee je een externe medewerker aanmeldt.
In de arbeidsrelatie vind je twee nieuwe velden in het tabje Diversen, namelijk Werkzaamheden en Bijzonderheden. Deze velden neem je op in de mailmerge, zodat je een modelovereenkomst kunt genereren.
In de verloning hebben we uitbreidingen in de verwerking van meerdere loonbeslagen en de mogelijkheid de 30% regeling automatisch te af te toppen
De registratie van loonbeslagen is aangepast. Als je meerdere loonbeslagen vastlegt kan je daarbij nu een preferentievolgorde opgeven. De loonbeslagen worden door HR2day automatisch op volgorde verwerkt. Daarbij houdt HR2day rekening met de ingevoerde beslagvrije voet. Eventuele meerdere loonbeslagen registreer je in de arbeidsrelatie net als het eerste loonbeslag in het tabje Betaling/Loonbeslag/Bank.
De 30% regeling mag je niet toepassen als het inkomen onder het grensinkomen valt. In dat geval gaf HR2day een waarschuwing bij het doorrekenen van een verloning. Als dit dreigt te gebeuren door de uitholling t.b.v. de 30% vergoeding dan kan je voortaan instellen dat HR2day de 30% regeling automatisch maximeert.
En nog meer rondom de 30% regeling: de inhoudingscomponenten werden bij de standaardvariant (inhouding alle componenten) altijd per component uitgesplitst. Voor de leesbaarheid voegen we deze op de salarisspecificatie nu samen tot maximaal twee componenten, te weten Inhouding voor LH tabel en Inhouding voor LH bijzonder tarief.
Als je een nieuw dienstverband start maar al een ander dienstverband had (dat geen stage was), neemt HR2day het jaarloon BT over van dat bestaande dienstverband in plaats van dit opnieuw te bepalen. Normaalgesproken blijft deze voor een medewerker immers het hele jaar constant en is deze in januari bepaald op basis van het loon van het voorgaande jaar.
Bij de fiscale regelingen in de arbeidsrelatie heb je nu ook de optie “Geen Loonheffing toepassen”. Dit kan in specifieke (buitenland-)situaties gewenst zijn en wordt in de loonaangifte doorgegeven met tabelcode “999”. Ook kan je nu herleidingsregel C/I toepassen voor medewerkers die wel belastingplichtig zijn maar niet premieplichtig voor de AWBZ.[/vc_column_text][/qode_accordion_tab][qode_accordion_tab title=”Rapportage & Analyse”][vc_column_text css=”.vc_custom_1518080735133{margin-bottom: 5% !important;}”]
Loonstrook en Journaalposten
Op de loonstrook kun je voortaan ook het type arbeidsrelatie opnemen. En je kunt nu ook de afdelingsomschrijving in plaats van de afdelingsnaam op de loonstrook zetten. Als je ervoor kiest alleen de afdelingsomschrijving op te nemen en niet de afdelingsnaam, toont HR2day ook bij de werktijdfactorcomponenten de afdelingsomschrijving in plaats van de naam.
Loonstroken kun je voortaan ook sorteren op personeelsnummer in plaats van op medewerkernaam. Handig als je mutaties op volgorde van personeelsnummer wilt controleren.
In de Add. setup kun je bij de standaardinstellingen voor betaling/journaalpost nu ook instellen dat het vinkje “Afrondingsverschil loonheffing boeken” in het journaalpostscherm standaard uit staat.
Rapportage & Analyse
In de R&A module (Control-versie) vind je nieuwe rapporten met verloningsinformatie. Je kunt hier de loonkosten bekijken met de kostentoewijzing zoals je gewend bent in de journaalposten. Denk bijvoorbeeld aan de reiskosten van één of meerdere medewerkers, uitgesplitst naar kostenplaats. Niet alleen handig om inzicht te verkrijgen op detailniveau, maar ook bij het aansluiten van journaalposten op loonstaten.
De loonstaat is beschikbaar in de R&A dashboards, met de mogelijkheid door te klikken naar de looncomponenten die er aan ten grondslag liggen.
En op zoek naar een grafische weergave van jouw organisatie? De R&A module is uitgebreid met een organigram, waar je de managers ook in op kunt nemen.
In R&A Control kun je de uitgebreide variant van de mutatieverslagen opvragen. Met deze overzichten kun je makkelijker nagaan wie wat gedaan heeft met de medewerker-, arbeidsrelatie- en looncomponentgegevens. Dat maakt het gesprek met de accountant makkelijker, maar vooral heb je hier gemak van als je wilt nakijken wie welke wijziging in een bepaalde arbeidsrelatie heeft gemaakt.
Als je voor het eerst het tabblad Rapportage & Analyse gaat gebruiken heb je nu de mogelijkheid om als start een standaardinrichting (groepen en rapporten) te maken. Bij het aanmaken van de eerste rapporttoewijzing zie je hiervoor een knop op het scherm.
Bij de afdeling kun je nu zien welke medewerker vandaag aan de betreffende afdeling gekoppeld is. En je kunt een logo toevoegen, bijvoorbeeld om in een brief op te nemen.
In de afdeling kon je door het invullen van de Rollen maximaal 8 gebruikers toegang geven tot alle medewerkers van die afdeling (en daaronder). Je kunt nu onbeperkt gebruikers toevoegen, dus je kunt makkelijker een grote HR-afdeling toegang geven tot alle medewerkers. Daardoor ben je niet meer afhankelijk van openbare groepen en regels voor delen.
Je kunt nu een kostenplaats aan een afdeling toewijzen, en kenmerken als hoofdkostenplaats. Dit wordt gebruikt om in de dashboards bijvoorbeeld te kunnen rapporteren over alle loonkosten of normkosten per afdeling en onderliggende afdelingen.
Bij de kostenplaatsdetails kun je ten behoeve van de rapportages nu een budget (begroting) toevoegen. In de Importmodule kun je nu ook looncomponenten importeren die met terugwerkende kracht worden verwerkt. Bijvoorbeeld een urenboeking die nog in vorige maand verwerkt moet worden. Een andere uitbreiding van de importmodule: je kunt eerder geïmporteerde looncomponenten in een volgende import wijzigen op basis van een nieuw veld: import key. Handig als je op een later moment wijzigingen wilt kunnen doorgeven in dezelfde component, dan kan de importmodule deze automatisch terugvinden.
In de koppeling met de arbodienst kan HR2day complexe organisatiestructuren voortaan ook aan de arbodienst doorgeven. Denk aan top-afdelingen die bij het concern worden beheerd, in combinatie met afdelingen die specifiek bij één werkgever worden vastgelegd.
Bij de medewerker en de afdeling is het record-id van 18 karakters toegevoegd zodat externe systemen makkelijker kunnen koppelen met HR2day.
