Begin oktober brachten we HR2day Jaguar uit. HR2day Jaguar bevat de volgende generatie workflow mogelijkheden voor administratieve processen. Bijna alle klanten gebruiken de uitgebreide ESS en MSS mogelijkheden van HR2day. Zowel medewerkers als managers hebben inzicht in hun relevante gegevens en kunnen verschillende processen starten en transacties goedkeuren. Met HR2day Jaguar hebben we de workflow-mogelijkheden voor meer administratieve processen verder uitgebreid. Zo kunnen bijvoorbeeld toekomstige eenmalige toelagen of inhoudingen eenvoudig via een workflow worden aangevraagd, goedgekeurd en verwerkt. Hiermee kan de medewerker ook keuzes in het kader van een individueel keuzebudget doorgeven, zoals het laten uitbetalen van opgebouwde saldi.
De belangrijkste verbeteringen in HR2day Jaguar zijn:
Vanuit het Employee Interaction Center (EIC) kun je nu ook je persoonlijke relaties of noodcontacten bekijken en invoeren.
Het verzuimpaneel op het Manager Interaction Center (MIC) toont voortaan alle taken die aan jou zijn toegewezen, en niet alleen de taken die horen bij de geselecteerde medewerkers. Dat betekent onder andere dat als je niet al je medewerkers in je MIC hebt geselecteerd tóch alle verzuimtaken ziet. Ook kun je de verzuimtaken op datum filteren.
De medewerker kan nu zelf aangeven hoe hij de loonstrook wil ontvangen (privé of zakelijk mailadres, alleen in het EIC of op papier). Op werkgeverniveau regel je welke optie de standaard is en welke je aan je medewerkers beschikbaar stelt. Bovendien ontvangt de medewerker voortaan minder twk-loonstroken. HR2day verstuurt namelijk helemaal geen twk-loonstrook meer als er alleen werkgever-gerelateerde wijzigingen zijn ten opzichte van de originele loonstrook. Workflow voor het aanvragen, goedkeuren en verwerken van eenmalige looncomponenten. Zo kun je toekomstige eenmalige betalingen of inhoudingen eenvoudig via een workflow verwerken. Deze nieuwe workflow is goed te vergelijken met die voor de arbeidsrelatiegegevens. De aanvrager dient de aanvraag in, de goedkeurder keurt goed of wijst af, en na goedkeuring komt de aanvraag bij de salarisadministratie ter verwerking in de verloning.
- Je kunt zelf bepalen wie eenmalige looncomponenten kan aanvragen: de medewerker, manager, of anderen
- Via het tabblad Setup HR2day richt je de eenmalige looncomponentprocessen in, dat werkt net als bij de andere processen
- Je kunt eenmalige looncomponenten voor de toekomst klaarzetten, maar ook looncomponenten met terugwerkende kracht verwerken
- Eenmalige looncomponenten aanvragen doe je net als je andere processen, en goedkeuren kun je via het MIC en via het tabblad Goedkeuringen
- Via de nieuwe knop Doorboeken looncomponenten op het tabblad Verloning kom je in het scherm waar je de looncomponenten naar de verloning kunt doorboeken
Zie voor een uitgebreide beschrijving de helppagina.
Vraag je een wijziging in je naam aan via een medewerkerproces? Dan toont HR2day je opgemaakte naam alvast op het scherm, zodat je kunt controleren of dit de gewenste opmaak is.
We hebben weer een aantal velden toegevoegd die je aan de processen kunt toevoegen:
- Medewerker: E-mail zakelijk, Salarisspecificatie (hoe wil je je loonstrook ontvangen)
- Arbeidsrelatie: Pensioen Polisnummer, Vakantiegeld, Blokkeer verhoging, Pensioen 1 t/m Pensioen 5, Loonheffingenkorting, Aard arb.verhouding, Afwijkende verlofregeling, Invloed verzekeringsplicht, Jaarloon, Loonheffingentabel, Regeling reiskostenvergoeding, Reiskostenvergoeding, Soort inkomensverhouding, Verzekerd voor Wao/Wia, Verzekerd voor ZW, Verzekerd voor WW, Verzekerd voor ZVW
- Looncomponentvelden: Bank IBAN, Bank tenaamstelling, Bank omschrijving en Uren per Week
Je kunt bij een proces van het type medewerkergegevens instellen dat de gegevens niet per sé gewijzigd hoeven te worden. Handig als je bijvoorbeeld elk jaar de nevenwerkzaamheden van de medewerkers uit wilt vragen. De medewerker kan voortaan de tekst die hij vorig jaar heeft ingevuld nu opnieuw inzenden, en is niet meer verplicht een andere tekst in te voeren. De look & feel van het selectiescherm om een proces te kiezen is aangepast. Dat scherm krijg je nadat je op het Employee Interaction Center voor Wijzigingen gekozen hebt, of via de knop Wijziging doorgeven in de medewerkerdetails. Je kunt makkelijker aangeven dat een medewerker deelneemt aan een bepaalde regeling. Voorheen deed je dat via een aantal-/rekencomponent. Voortaan kun je in het nieuwe tabje Regelingen aangeven of de medewerker deelneemt, en eventueel met welke variant. Denk hierbij aan cao- of bedrijfsbrede regelingen zoals de inkomenstoelage, of aan verzekeringen met meerdere verzekeringsvarianten. Het arbeidsrelatiescherm wordt overzichtelijker omdat je de aantal-/rekencomponenten hierdoor kunt inperken. In de verloning worden automatisch één of meerdere looncomponenten aangemaakt. De opties in dit tabje regel je in via de parameters. Deze mogelijkheid is bedoeld voor regelingen en kan niet worden gebruikt als er extra gegevens in de component moeten staan, zoals kostenplaats, functie, afdeling, et cetera.
Reiskosten woon-werk: HR2day biedt de extra mogelijkheid om het aantal reiskilometers per dag aan de hand van het rooster te registreren. Handig bij wisselende locaties. Het aantal kilometers wordt hiervan afgeleid, eventueel rekening houdend met minimum/maximum aantal kilometers per dag.
In de parameters kun je nu bovendien instellen hoe je het aantal kilometers woon-werk in de woonwerkregeling af wilt ronden tijdens de loonberekening. Je kunt het aantal decimalen opgeven, en aangeven of je naar boven, naar beneden of rekenkundig wil afronden. Nieuwe instellingen in de parameters HR:
1. Je kunt voortaan instellen of je het intrekken van verlofaanvragen wilt beperken tot toekomstige aanvragen
2.Daarnaast kun je instellen dat je géén goedkeuring meer nodig hebt bij een tijd-voor-tijd-aanvraag
3.Tot slot, per verlofsoort kun je aangeven of het saldo naar volgend jaar overgenomen moet worden of dat het saldo ieder jaar tot nul wordt teruggebracht.
Een afgewezen verlofaanvraag kon je al opnieuw bewerken en indienen. Dat is nu ook mogelijk voor een ingetrokken verlofaanvraag.
Het saldo tijd-voor-tijd wordt overgenomen naar het beginsaldo van volgend jaar.
Vanaf 1 juli worden de verlofrechten voor volgend jaar automatisch aangemaakt. Dat betekent dat je daar niet meer zelf aan hoeft te denken. Gaat een medewerker gedurende dit jaar uit dienst, dan worden de rechten voor volgend jaar automatisch op nul gesteld. Je kunt verzuimclassificaties ook bij de concernwerkgever beheren. Dat werkt op dezelfde manier als bij de afdelingen, dus de verzuimclassificaties van de werkgever worden opgeteld bij die van de concernwerkgever
Als er nog geen classificaties bestaan binnen de werkgever/concernwerkgever, dan zie je een nieuwe knop op het verzuimtabblad. Daarmee maak je in één keer alle standaard verzuimclassificaties aan. Die kun je vervolgens aanpassen in het tabblad Setup HR2day
Het is mogelijk een derde casemanager toe te voegen aan de verzuimmeldingen. Hiermee kun je per verzuimmelding een extra gebruiker selecteren die je bepaalde verzuimtaken toewijst. Het werkt op dezelfde manier als de tweede casemanager.
De wetgeving voor het vastleggen van gegevens die betrekking hebben op verzuim is uitermate strikt. Omdat HR2day daarom niet mag voorzien in de mogelijkheid om vrije tekst toe te voegen aan een verzuimmelding, is het veld Details niet meer beschikbaar.
Vervangingen
Je kunt een vervanging blokkeren voor overboeken naar de verloning. Als een vervanging nog niet is overgeboekt naar de verloning zie je in de vervanging een extra knop waarmee je deze kunt blokkeren.
In de parameters HR kun je voortaan instellen dat de einddatum van de vervanging verplicht is. We hebben een aantal linkjes toegevoegd bij het bewerken en bekijken van beoordelingen: naar een zelf in te stellen url, naar opleidingen en naar competenties. Deze linkjes zie je als je een beoordeling invoert of bekijkt. Handig als je bijvoorbeeld direct naar het handboek met de competenties wilt springen. Het veld voor de omschrijving van een competentie is uitgebreid van 2.000 naar 10.000 regels en het aantal zichtbare regels is van 25 naar 40 opgerekt. Je kunt nu nog meer tekst kwijt in één veld.
De tekst in het beoordelingsformulier wordt voortaan bovenaan uitgelijnd, zodat de pdf er beter uit ziet.
Er is een nieuw veld in de beoordeling om aan te geven op welke periode de beoordeling betrekking heeft. Bijvoorbeeld ‘2016’, of ‘eerste helft van 2017’.
In de beoordeling kun je de manager nu uit alle medewerkers binnen het concern kiezen. Dus ook al heeft de medewerker geen toegang tot de gegevens van zijn manager, hij kan de betreffende manager wel kiezen als hij zijn beoordeling invoert. De schermen voor het invoeren van een declaratie zien er voortaan anders uit. Dit noemen we Lightning vormgeving, waar op termijn ook de andere schermen naar worden omgezet.
Bij het opvoeren van een declaratie kan je nu een bonnetje opvoeren bij een declaratieregel in plaats van de gehele declaratie. Hierdoor kan je makkelijker controleren of bij elke kostendeclaratie ook een bonnetje is ingevoerd. In de parameters HR kun je instellen of een bonnetje verplicht is (alleen relevant voor onkostendeclaraties, niet voor kilometer- of urendeclaraties). Wil je voor een specifieke declaratiecategorie afwijken van jouw standaardinstelling? Dan regel je dat in de betreffende declaratiecategorie.
Bij het invoeren van een kilometerdeclaratie kan je nu eenvoudig zoeken naar een adres door gewoon de eerste letters van het adres in te typen. Als je gebruik maakt van locaties kan je die selecteren uit een lijst. Maak je geen gebruik van locaties, dan wordt het locatieveld niet getoond. Je kunt nu in de mailmerge voortaan ook de afdelingsvelden uit de looncomponenten van de arbeidsrelatie gebruiken.
En heb je meerdere looncomponenten met dezelfde naam? Kijk dan in de helppagina hoe je kunt regelen dat je alle looncomponenten in één brief opneemt.
De vink-veldjes bij de medewerker – zoals Nevenwerkzaamheden j/n – kun je nu ook opnemen in de mailmerge.
Huisnummers worden in de mailmerge voortaan zonder decimale punt getoond. Er zijn mogelijkheden toegevoegd voor het automatisch verwerken van salarisregelingen. Je kunt nu inregelen dat vanuit een looncomponent automatisch een andere looncomponent wordt aangemaakt. Hierbij kan je kiezen of je het aantal/factor/tarief/bedrag van de originele looncomponent overneemt, van teken laat wisselen of leeg laat. De bestaande optie voor het afsplitsen indien de factor groter van 1 is, blijft gewoon beschikbaar (deze wordt met name gebruikt bij overwerk met toeslag, waarbij de toeslag in een aparte component moet komen).
Er is nu een mogelijkheid om een looncomponent aan te maken waarmee op basis van een tariefparameter bij de looncomponentdefinitie het volledige actuele saldo vakantiegeld of eindejaarstoeslag wordt uitbetaald.
Het is nu mogelijk om pensioenregelingen op basis van dagfranchises en -maxima in te regelen (met name in gebruik bij pensioenregelingen in de land- en tuinbouw).
De functie ‘Periode terug’ in de Payroll Console kan je nu ook nu in batch uitvoeren. Ook heb je een veldje om een afwijkende setgrootte in te vullen. Hierdoor kun je makkelijker een werkgever met heel veel medewerkers een periode terugzetten. Bij het aanmaken van de journaalpost kun je nu de gedetailleerde postenlijst niet alleen in het formaat xls maar ook in csv aanmaken. Met name bij grote organisaties kan dit het gebruik vergemakkelijken. Tip: de helppagina bevat extra tips bij het verwerken van grote postenlijsten.
Bij het opgeven van een afwijkende kostenverdeling in de arbeidsrelatie kon je een afzonderlijk percentage kostenverdeling opgeven voor kostenplaats dimensie 1 en dimensie 2. Dit leidde tot veel vragen, onduidelijkheden en fouten. Het aparte percentage voor dimensie 2 is nu niet meer beschikbaar. Er geldt nu één percentage voor de kostenverdeling over alle dimensies.
HR2day Jaguar is ook klaar voor de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA), die per januari 2017 wordt ingevoerd bij het pensioenfonds PFZW.
Ook ondersteunen we de IB47 aangifte voor betaling aan derden. Je kan nu niet alleen externen in HR2day registreren en via HR2day uitbetalen, maar bovendien de verplichte jaarlijkse opgave direct uit HR2day halen.
Bij het verschuiven van de datum aanvang inkomstenperiode naar een latere maand, wordt voortaan automatisch een intrekking toegevoegd in de loonaangifte.
Het scherm voor het verzenden van de loonstroken hebben we wat anders opgezet. Hier vind je nu ook een functie om in één keer een set met loonstroken voor alle medewerkers die hebben gekozen om de loonstroken op papier te ontvangen naar jezelf te sturen, zodat je die kan afdrukken.
Je kan nu instellen bij de werkgever dat bij het aanmaken van een betaalopdracht het SEPA bestand niet wordt meegestuurd naar de contactpersoon, of dat er helemaal geen mails worden gestuurd naar de contactpersoon. Dit is met name relevant voor administratiekantoren die de betalingen voor de klant verzorgen. Je hebt een nieuw tabblad: HR2day Help. Hier vind je Quick Reference documenten, met antwoord op jouw vragen over hoe iets in HR2day werkt.
Je kunt salarisschalen een naam geven van max 20 karakters. Dat was 10 karakters.
Een arbeidsverleden-regel kun je nu via de knop Klonen snel dupliceren.
De nachtjob die de autorisatie bijwerkt hoeft niet meer per werkgever gestart te worden. Alle werkgevers worden in vijf geplande jobs verwerkt. Nieuwe werkgevers waar afdelingsautorisatie aangezet wordt, worden automatisch meegenomen in deze nachtjob. Je hoeft dit dus niet meer zelf te starten via de Add.setup bij de werkgever.
Gebruikers aanmaken: je kunt machtigingensets toekennen. Daarnaast zijn de irrelevante profielen zoals Chatter Free en Oplossingsmanager niet meer zichtbaar. En je kunt – als je voorbeeldgebruikers gebruikt – de selectielijsten aanvullen met profielen/rollen/groepen/permissiesets die voldoen aan de waardes bij de werkgeverautorisaties. Kijk voor de uitgebreide uitleg in de helppagina.
