Tijdens de laatste persconferentie van Mark Rutte en Hugo de Jonge werd duidelijk dat we voorlopig nog niet terugkeren naar kantoor. Sommige organisaties denken er zelfs over om definitief werknemers deels of volledig te laten thuiswerken en vestigingen te sluiten. Reden genoeg dus om dat thuiswerken nogmaals onder de loep te leggen, want ook in de toekomst zullen hybride werkvormen de basis van het nieuwe werken vormen.
Veel organisaties moesten zich in verband met corona ineens flexibel opstellen en een omslag maken in de manier van werken. Waar automatisering en digitalisering soms al wel op de agenda stond werd dit ineens prioriteit nummer één. Veel werknemers moesten thuis aan de slag met allerlei snel uitgerolde online tools. Deze nieuwe manier van werken riep voor bijvoorbeeld HR, managers en medewerkers de nodige vragen op over bijvoorbeeld betrokkenheid bij de organisatie, inzicht in resultaten en de rol van managers.
De vrees van werkgevers als het om thuiswerken gaat
Waar de werkgever vaak voor vreest als het om thuiswerken gaat, is dat medewerkers thuis andere dingen zullen doen dan werken. “En eerlijk toegegeven, dat is ook wel zo”, vertelt Marco Boerlage, directeur bij HR2day, waar thuiswerken al sinds jaren de standaard is. “Vooral als medewerkers af en toe thuiswerken, is de verleiding groot om soms iets anders te doen in de tijd van de baas. Als werknemers echter structureel thuiswerken, is dit anders. Het overgrote deel van de mensen heeft namelijk intrinsiek behoefte aan structuur. Als iemand structureel te veel snippert en dit niet compenseert, dan daalt de productiviteit. Het is daarom ook belangrijk om goede afspraken te maken en een werkomgeving te creëren die gebaseerd is op vertrouwen. Daarnaast zien wij dat werkuren ook kunnen verschuiven omdat je als werkgever meer flexibiliteit kan bieden.”
De employee journey vanuit hius
Een ander punt is de betrokkenheid en de employee journey die steeds belangrijker wordt maar ook lastiger te realiseren als iedereen vanuit huis werkt. “Het van belang om hiervoor de juiste tools in te zetten”, vertelt Marco. “Wij zijn al jaren gewend om vanuit huis te werken en bieden en gebruiken eigen tools om werknemers, ook op afstand, te kunnen blijven betrekken, motiveren en informeren”. Hiermee kun je ervoor zorgen dat de neuzen dezelfde kant op blijven staan en dat iedereen op de hoogte blijft van de koers en ontwikkelingen binnen de organisatie.” Daarnaast is het uiteraard belangrijk om ook regelmatig fysieke meetings met elkaar te plannen.
Inzicht en grip op afstand
“Inzicht en grip op afstand is ook van groot belang. Niet alleen in cijfers maar ook in processen”, vertelt Boerlage. “Nu veel processen gedigitaliseerd worden en op afstand worden afgehandeld, is het van belang om grip en inzicht te hebben om ervoor te zorgen dat processen efficiënt en optimaal worden afgehandeld. Zo voorkom je fouten en brandjes blussen aan de achterkant op zaken waar je geen zicht op hebt. Hiervoor is het van belang dat de administratieve en leidinggevende rollen realtime inzicht hebben op belangrijke ken- en stuurgetallen om ook op afstand de juiste koers te kunnen varen. Wij zijn blij dat wij deze slag al jaren geleden hebben gemaakt en daar nu extra de voordelen van zien”, aldus Boerlage.
Thuiswerkplek van groot belang
Ten slotte is ook de thuiswerkplek van groot belang. “Tijdens overleg met collega’s en klanten kunnen achtergrondgeluiden enorm afleiden”, vertelt Boerlage. “Een werkkamer is daarom een mooi begin, zodat je geen afleiding hebt. Echter, die werkplek moet wel voldoen aan de Arbowetgeving om verzuim en klachten te voorkomen. Standaard krijgt iedereen bij ons een werkplekscan en adviesrapport om te zorgen dat dit goed is geregeld om gezonder werken te stimuleren. Daarnaast is het ook van belang om goede afspraken te maken en voorwaarden op te stellen over hoe om te gaan met kosten. Als werknemers thuiswerken, verschuiven de kosten deels omdat er minder wordt gereisd, geprint, etcetera, maar de werknemer maakt meer kosten voor verwarming, internet, koffie en elektra. Het is dus van belang om hier goede afspraken over te maken en helderheid te scheppen.”
Dit stuk verscheen eerder in het Financieel Dagblad, in de bijlage ‘De toekomst van de maatschappij’.
