In 5 simpele stappen naar de juiste keuze
Vroeger was het leven makkelijker als je nieuwe HR-software zocht: je ging naar een van de P&O beurzen in een congrescentrum naar keuze, bezocht wat stands en workshops en je ging naar huis met een globaal idee van de drie meest voor de hand liggende oplossingen voor jouw problematiek. Die drie nodigde je uit voor een keuzeproces en je selecteerde de partij die het beste paste.
Maar tegenwoordig tik je een aantal criteria bij Google in en word je overstelpt met zoekresultaten, advertenties, campagnes en allerhande vervolgmail. De ene oplossing lijkt nog beter te passen dan de ander. Maar ze allemaal uitnodigen is onbegonnen werk, dat red je nooit. En er willekeurig drie uitkiezen brengt het risico met zich mee dat je net degene mist die het beste past. Wat nu?
In 5 stappen naar succes
In mijn ervaring zijn er vijf simpele stappen die je helpen bij het vinden van de juiste oplossing:
Stap 1: Bepaal wat je belangrijk vindt
Stap 2: Maak een longlist
Stap 3: Maak een shortlist
Stap 4: Ervaar en vergelijk
Stap 5: Bepaal je keuze
Je kunt je bij je keuze laten ondersteunen door een extern adviseur. Afhankelijk van de omvang, de beschikbare tijd en aanwezige expertise in je organisatie kun je deze stappen ook prima zelf uitvoeren.
Stap 1: Bepaal wat je belangrijk vindt
Het lijkt een open deur, maar dit is echt de allerbelangrijkste stap, die daarom ook een goede voorbereiding vergt. De crux zit hem in het woord: “belangrijk”. Want door belangrijke van minder belangrijke zaken te onderscheiden, kun je later in het proces makkelijker kiezen.
Maak het jezelf in deze fase van het proces nog niet te moeilijk. Focus op de echt belangrijke zaken en benoem die als eis. Bijvoorbeeld functionaliteit, technische of organisatorische randvoorwaarden. Denk aan dingen als:
- Alle medewerkers moeten toegang hebben tot hun eigen dossier en zelf transacties kunnen starten;
- Leidinggevenden moeten inzicht hebben in het dossier van hun medewerker;
- Ik wil altijd en overal kunnen werken;
- Ik wil een verlofproces dat ook mijn cao ondersteunt;
- Ik wil niet alleen verzuimtaken volgens de Wet verbetering Poortwachter, maar ook eigen taken toevoegen; en
- Ik wil integrale HR-analyses kunnen maken.
Dingen die je ook belangrijk vindt, maar misschien nog niet direct of die minder kritisch zijn, benoem je als wens. Op deze manier dwing je jezelf om duidelijke keuzes te maken.
Een van de grootste valkuilen bij deze stap is dat je je te veel te richt op alles wat er nu fout of niet goed genoeg gaat. Neem daarom ook de tijd om stil te staan bij de dingen die wel goed gaan. Die hoeven namelijk niet allemaal vanzelfsprekend te zijn bij andere software. En als ze belangrijk zijn, moet je ze zeker opnemen in je eisenlijst.
Stap 2: Maak een longlist
Als je goed in kaart hebt gebracht wat je eisen en wensen zijn, begin je een marktverkenning. Gebruik de belangrijke eisen die je hebt geformuleerd als zoekwoorden op internet. Probeer verschillende combinaties en laat je niet verleiden om op de betaalde advertenties te klikken. Vorm een beeld van de leveranciers die de functionaliteit bieden die jij nodig hebt. Websites van mogelijke leveranciers bevatten doorgaans veel informatie over de functionaliteit van hun oplossingen en de klanten die daar reeds gebruik van maken. Ook zijn er allerlei HR-fora en discussiegroepen waar je je oor te luister kunt leggen.
Op deze manier kun je een lijst opstellen van zo’n tien partijen. Dat lijkt wellicht veel, maar is in deze fase helemaal niet erg. Want door in deze fase breed de markt te verkennen op basis van de voor jou relevante criteria, vergroot je de kans dat je uiteindelijk die software kiest die het beste bij je past.
Stap 3: Maak een shortlist
Om de longlist terug te brengen tot drie of vier partijen, kun je ze een vragenlijst sturen die betrekking heeft op jouw eisen en wensen. Als je die vragen in een spreadsheet verwoordt met achter iedere vraag de kolommen: “Standaard functionaliteit” en “Toelichting”, dwing je leveranciers tot de antwoorden: “Ja/Nee” en geef je ze de kans dat antwoord verder toe te lichten. Zelf kun je zo de antwoorden van de verschillende leveranciers eenvoudig vergelijken en een ranglijst opstellen.
Maak vooral duidelijk welke punten voor jou een echte eis zijn en welke een wens. Een leverancier kan zelf prima inschatten of zijn functionaliteit in voldoende mate aansluit op jouw allerbelangrijkste punten. Hierdoor bereik je ook dat niet alle leveranciers een inhoudelijke reactie zullen sturen. Dat scheelt jou weer werk in de evaluatie van alle antwoorden.
Stap 4: Vergelijk in detail
In stap 3 heb je de keuze teruggebracht tot ongeveer drie partijen. Ieder van deze partijen is in theorie geschikt als mogelijke kandidaat. Maar nu gaat het erom de oplossing te selecteren die het beste past. Daarvoor is het nodig de verschillende aanbieders en hun oplossingen meer in detail te gaan beoordelen. In deze fase is het in ieder geval belangrijk echt kennis te maken met werkende software.
Leveranciers hebben vaak een voorkeur om jou iets te laten zien dat zij hebben voorbereid, oftewel de standaard demo. Maar jij hebt er meer aan als je zelf kunt ervaren hoe de functionaliteit op de voor jou relevante onderdelen werkt. Hiertoe zou je de leveranciers een lijst kunnen geven van enkele processen die je gedemonstreerd wilt hebben. Zo dwing je de leveranciers aan te tonen dat hun software ook daadwerkelijk bij jouw eisen en wensen aansluit. Kies daarbij die processen die je nu veel werk bezorgen, of vaak voorkomen, zoals:
Maak vooral duidelijk welke punten voor jou een echte eis zijn en welke een wens. Een leverancier kan zelf prima inschatten of zijn functionaliteit in voldoende mate aansluit op jouw allerbelangrijkste punten. Hierdoor bereik je ook dat niet alle leveranciers een inhoudelijke reactie zullen sturen. Dat scheelt jou weer werk in de evaluatie van alle antwoorden.
Stap 4: Vergelijk in detail
In stap 3 heb je de keuze teruggebracht tot ongeveer drie partijen. Ieder van deze partijen is in theorie geschikt als mogelijke kandidaat. Maar nu gaat het erom de oplossing te selecteren die het beste past. Daarvoor is het nodig de verschillende aanbieders en hun oplossingen meer in detail te gaan beoordelen. In deze fase is het in ieder geval belangrijk echt kennis te maken met werkende software.
Leveranciers hebben vaak een voorkeur om jou iets te laten zien dat zij hebben voorbereid, oftewel de standaard demo. Maar jij hebt er meer aan als je zelf kunt ervaren hoe de functionaliteit op de voor jou relevante onderdelen werkt. Hiertoe zou je de leveranciers een lijst kunnen geven van enkele processen die je gedemonstreerd wilt hebben. Zo dwing je de leveranciers aan te tonen dat hun software ook daadwerkelijk bij jouw eisen en wensen aansluit. Kies daarbij die processen die je nu veel werk bezorgen, of vaak voorkomen, zoals:
- Invoeren van een nieuwe medewerker tot en met de eerste salarisbetaling;
- Verlof aanvragen en goedkeuren;
- Salarisverhoging aanvragen en verwerken;
- Verzuimmelding en WvP-acties uitvoeren; en
- Talenten zoeken en benoemen in een nieuwe functie.
Nodig de overgebleven leveranciers uit deze processen te demonstreren aan een team van gebruikers en beslissers. Overleg vooraf goed met elkaar hoe je het getoonde gaat beoordelen. Let je op elementen zoals gebruiksvriendelijkheid, of vooral op eenvoud van verwerken? Dat vooraf afspreken is heel belangrijk, want de leveranciers gaan proberen jou en je mensen te beïnvloeden, op zo’n manier dat je vooral gaat letten op punten die in het voordeel van die betreffende leverancier zijn. Dus blijf vooral letten op de voor jou belangrijke punten!
Bedenk daarbij met name wie de belangrijkste doelgroep en gebruikers zijn. Alle medewerkers van je organisatie krijgen uiteindelijk toegang, maar de meesten zullen maar enkele processen gebruiken. Leidinggevenden, maar vooral ook administratieve gebruikers, gebruiken de software dagelijks. Voor hen is het dus cruciaal dat hun processen goed en eenvoudig worden ondersteund.
Besteed ook tijd aan andere zaken, zoals het functioneel beheer dat nodig is. Hoe gaat de leverancier om met wijzigingen en vragen? Verdiep je in deze fase ook in het verdienmodel van de leverancier. Betaal je alleen voor het gebruik van software? Of ook voor iedere toekomstige wijziging in bijvoorbeeld een workflow?
Deze laatste elementen laten zich ook goed onderzoeken door een referentiebezoek. Leveranciers geven nooit ontevreden klanten als referent, dus je krijgt vast te horen dat de referent tevreden is. Gebruik het referentiebezoek daarom vooral om te beoordelen hoe de functionaliteit in het echt wordt ingezet en welke aanvullende ondersteuning de leveranciers geeft. Zo kun je je een compleet beeld vormen.
Stap 5: Bepaal je keuze
Na deze vier stappen ben je in staat je keuze goed te onderbouwen en kun je die HR-software kiezen die het beste bij jou past. Nodig die leverancier uit voor de laatste stap: het bespreken en afsluiten van het contract. Daar komt ook nog van alles bij kijken, maar daar ga ik in een volgend artikel nader op in.
Eind goed, al goed?!
Je zult merken dat de partijen die op het laatst zijn afgevallen nog hun best zullen doen tot een evaluatiegesprek te komen of zelfs een poging wagen je alsnog op andere gedachten te brengen. Zo´n evaluatiegesprek is altijd nuttig. Het geeft je de kans open en transparant feedback aan leveranciers te geven. Die kunnen daar hun voordeel mee doen en wellicht krijg jij nog nieuwe inzichten die van belang zijn bij de implementatie van de door jouw gekozen oplossing.
Als een van die partijen er onverhoopt in slaagt je alsnog van mening te doen veranderen, heb je blijkbaar ergens in het proces iets niet helemaal zorgvuldig gedaan. Mocht deze situatie zich voordoen, dan zou ik je willen adviseren in het hele proces minimaal één stap terug te zetten. Zo geef je jezelf de kans alles opnieuw goed af te wegen. Je wilt immers zeker weten dat je ook echt de goede keuze hebt gemaakt, voor de korte én lange termijn.
