Veiligheid en privacy zijn belangrijk. Waarom? Omdat privacy over de persoonlijke informatie van jouw medewerkers gaat. Je wilt niet dat jouw gegevens en wachtwoorden op straat komen te liggen of gebruikt worden voor chantage en frauduleuze doeleinden. Voorkom frustratie door onbetrouwbare systemen en zorg dat jouw processen goed zijn gewaarborgd.
In deze blog ontdek je hoe je jouw HR-processen optimaal kunt beveiligen. We geven je inzicht in veilige platforms, de actuele wet- en regelgeving en praktische stappen die je direct kunt zetten om je systemen te beschermen.
Hoe werk je veilig op een cloud-platform?
Veel cloud-platforms werken continu aan het verbeteren van hun online beveiliging. Een voorloper op dit gebied is Salesforce, dat beveiliging verweven heeft in al hun processen. Salesforce heeft realtime bewaking en gebruiksvriendelijke tools geïntegreerd, om gevoelige gegevens te beschermen en cyberbeveiliging inzichtelijk te maken.
Hoe goed Salesforce je ook ontzorgt, het advies van de grote IT-bedrijven blijft staan: blijf zelf nadenken hoe je jouw systemen veilig kunt houden. Als organisatie is het verstandig om beveiligingscontroles te houden en best practices te implementeren, om jouw veiligheid te waarborgen. Zo werken zowel de organisatie als het cloud-platform aan een veilige omgeving.
Wat is de huidige wet- en regelgeving wat betreft veiligheid van software?
We zouden je kunnen overladen met termen en begrippen en de complete wet- en regelgeving uiteenzetten. Maar we nemen je liever mee in een scenario uit de praktijk.
Het is vrijdagmiddag en je zit op kantoor, net een nieuwe bak koffie gepakt en plotseling krijg je een melding: “Er is een probleem met de beveiliging van je software.” Paniek! Je ziet het al voor je dat al jouw klantgegevens op straat liggen. Allereerst: niet erop klikken, wie weet is het phishing. Vervolgens bekijk je zorgvuldig de afzender en overweeg je de volgende stappen. Moet je direct het hele team waarschuwen of niet?
Gelukkig hoef je dit niet alleen op te lossen. Hoewel dit scenario zich als een nachtmerrie kan afspelen in je hoofd, is de realiteit dat zulke datalekken niet zomaar gebeuren. Toch is het handig om van te voren na te denken met welke organisaties jij samenwerkt en wat de organisatie doet om hun en jouw gegevens veilig te houden.
Wat is de AVG-wet?
De AVG is er om te zorgen dat er veilig met persoonsgegevens om wordt gegaan. Afhankelijk van de sector en jouw bedrijf wordt bepaald aan welke richtlijnen voldaan moet worden. Bij HR2day hebben we de kennis in huis om jou hierbij te helpen en je hier meer informatie over te geven. Twijfel dus niet om contact met ons op te nemen als je vragen hebt over de veiligheid van onze software.
Wat zijn de ISO-normen?
Naast de AVG zijn er andere normen, zoals NEN-ISO 27001 en ISAE 3402 Type 2, die ervoor zorgen dat softwareontwikkelaars goed werk leveren. Wanneer een bedrijf zich houdt aan de gemaakte afspraken en bijvoorbeeld een verwerkersovereenkomst laat ondertekenen. Weet je dat je met een serieuze partij te maken hebt. Zo kun jij je koffie, na die melding, gewoon weer rustig opdrinken.
Welke maatregelen kan ik zelf ondernemen?
Als organisatie kun je nog aanvullende maatregelen nemen om jouw systemen en gegevens te beschermen. Deze kun je zelf in de software van HR2day inrichten. Denk hierbij aan:
- Een streng wachtwoordbeleid: maak het jouw medewerkers niet te moeilijk. Maar een voorbeeld is wachtwoordzinnen in plaats van woorden. Of een minimum aantal tekens. Dit helpt om gegevens veilig te houden.
- IP-bereiken instellen: beveilig je IP-adres met bijvoorbeeld een VPN. En zorg dat medewerkers veilig kunnen inloggen via hun eigen netwerk.
- Gebruikers opleiden over phishing: aanlokkende nepmailtjes of berichtjes waarin medewerkers op een link of afbeelding klikken, waarna hun gegevens op straat komen te liggen of geld wordt gestolen. Begeleidt en train je medewerkers hier op om niet op de berichtjes te klikken.
Het belang van een veilig HR-systeem samengevat
Kortom, een veilig en betrouwbaar HR-systeem is essentieel voor het beschermen van de persoonlijke gegevens van je medewerkers. Door te kiezen voor een beveiligd cloud-platform, de geldende wet- en regelgeving zoals de AVG en ISO-normen te volgen, en zelf aanvullende maatregelen te nemen zoals een sterk wachtwoordbeleid en phishing-trainingen, kun je de veiligheid van jouw HR-systemen waarborgen. Bij HR2day ondersteunen we je graag bij het implementeren van deze maatregelen, zodat je met een gerust hart kunt werken.
Wil je meer weten over veiligheid in HR-processen? Download dan onze brochure of neem contact met ons op.
