Een goed opgebouwd personeelsdossier is actueel en volledig. Bij voorkeur regel je dit digitaal. Dan heb je namelijk altijd en overal toegang tot alle gegevens die je nodig hebt en kun je ook je medewerkers makkelijk toegang geven. Het dossier bevat niet alleen de wettelijk verplichte gegevens, maar ook de afspraken die je hebt gemaakt met je medewerker. In ontslagprocedures kan een goed opgebouwd dossier een conflict voorkomen en je organisatie dus geld besparen. Maar er zijn grenzen aan wat je op mag slaan. In deze blog geven we je een voorproefje van de tips die je kunt vinden in ons whitepaper.
Welke elementen zijn belangrijk?
Er zijn veel dingen waar je aan moet denken bij het opzetten van een digitaal personeelsdossier. We hebben een aantal belangrijke vragen die je jezelf moet stellen op een rijtje gezet voor je:
- Waarom een personeelsdossier?
- Welke gegevens moeten in een personeelsdossier?
- Welke gegevens mogen in een personeelsdossier?
- Wat mag absoluut niet in een personeelsdossier?
- Hoelang mag je personeelsdossiers bewaren?
- Heeft je medewerker recht op inzage van zijn dossier?
- Hoe kun je personeelsdossiers beveiligen?
Op de eerste vraag geven we hieronder alvast antwoord:
Waarom een personeelsdossier?
Het is zo gewoon dat je misschien niet vaak meer stilstaat bij de reden: een dossier aanleggen van elke medewerker. Om te beginnen doe je dit omdat je gegevens nodig hebt om het loon aan je medewerkers te kunnen betalen en om aan je fiscale verplichtingen te voldoen. Daarnaast geeft een personeelsdossier je inzicht in het functioneren van je medewerkers en een overzicht van hun ontwikkeling binnen je organisatie. Hierdoor kun je negatieve veranderingen al vroeg signaleren en snel ingrijpen. Daarnaast is een personeelsdossier een belangrijk document bij ontslagprocedures. Als je pas bij disfunctioneren begint met vastleggen van gegevens, ben je te laat. Met een actueel en volledig dossier kun je een ontslag altijd goed onderbouwen. Maar ook alle andere keuzes die je maakt bijvoorbeeld voor investeringen in scholing en opleiding of een promotie.
Meer tips
In ons whitepaper over het personeelsdossier vind je deze, en nog veel meer andere tips om jouw digitale personeelsdossier op de juiste manier op te zetten. Download ‘m hieronder en ga goed geïnformeerd aan de slag!
