Duurzame inzetbaarheid staat al jaren hoog op de strategische HR agenda. Dat het een belangrijk thema is iedereen het over eens. In de praktijk zien we echter dat er nauwelijks echt proactief naar gehandeld wordt. Duurzame inzetbaarheid blijft voor HR-professionals een strategische uitdaging. Want hoe ga je concreet aan de slag om van reactieve initiatieven een proactief beleid te maken? HR2day deelt zijn inzichten in dit blog.
Hoofdbrekens en reactief werk rond duurzame inzetbaarheid
Duurzame inzetbaarheid is een breed begrip: het gaat om de mate waarin medewerkers gezond, productief en gemotiveerd in je organisatie (of daarbuiten) kunnen en blijven werken. Doet een organisatie er niets aan, dan gaat dan ten koste van de betrokkenheid, de productiviteit en het enthousiasme van medewerkers, waardoor kosten kunnen oplopen. Denk aan kosten voor langdurig verzuim of uitstroom omdat medewerkers zich niet kunnen ontwikkelen. Het thema is zeker van belang in een tijd waarin organisaties op goed werkgeverschap afgerekend worden. Duurzame inzetbaarheid zorgt op lange termijn voor kostenbesparingen, voor de juiste mensen op de juiste plek en draagt zo bij aan de bedrijfscontinuïteit.
Toch levert dit thema voor veel HR-teams hoofdbrekens op. Hoe kun je zo’n grote ambitie in de dagelijkse werkprocessen vangen? De basis is vaak goed geregeld: er zijn opleidingsmogelijkheden, vitaliteitsprogramma’s, workshops. Tegelijk worden deze programma’s pas ingezet als de medewerker al klachten heeft of als de manager het op individuele basis initieert.
Op weg naar proactieve processen
1. Bedenk wat duurzame inzetbaarheid voor jouw organisatie betekent
Bepaal eerst wat de term ‘duurzame inzetbaarheid’ voor je organisatie betekent en waar je aan wilt werken. Ligt de nadruk bijvoorbeeld op verzuim, op vitaliteit of juist op het opleiden van medewerkers? Waar heeft de organisatie nu en op de lange termijn het meest baat bij?
Waar je de nadruk ook op legt, het moet aansluiten bij de behoeften van je medewerkers. Betrek daarom een representatieve groep van mensen uit de organisatie om te kijken waar je op zou willen focussen.
2. Zet doelstellingen op met een balans in de zakelijke en menselijke kant
Duurzame inzetbaarheid heeft zowel een harde, zakelijke kant als een zachte, menselijke kant. Doelstellingen helpen daarbij om dit voor je organisatie in balans te brengen. Wat wil je ermee bereiken en hoe maak je dat meetbaar? Denk daarbij aan KPI’s als medewerkerstevredenheid, het reduceren van het verzuimpercentage of het aantal deelnemers aan een vitaliteitsprogramma.
Door doelen te stellen maak je inzichtelijk hoe duurzame inzetbaarheid concreet bijdraagt aan betrokken medewerkers en daarmee meer resultaten voor de organisatie.
3. Gebruik data voor inzichten koppel daar acties aan
Om van duurzame inzetbaarheid proactieve processen te maken, heb je informatie over grotere groepen medewerkers nodig. Leg data vast om er inzichten uit te halen en koppel daar acties aan. Denk bijvoorbeeld aan onderstaande mogelijkheden voor de thema’s gezondheid en ontwikkeling.
Gezondheid: help verzuim voorkomen
Verzuim is voor veel organisaties een enorme kostenpost. Zorg dus dat je de data hierover in de basis goed vastlegt. Heb je data over het verzuim, de hoeveelheid, het type en gekoppelde gegevens van medewerkers? En heb je inzicht in welke groep het meeste risico op verzuim loopt, met welk type verzuim?
Goed inzicht in verzuim kun je gebruiken om aannames te toetsen: over de rol die leeftijd bijvoorbeeld speelt, of de werkdruk. Daarna kun je op zoek naar wat je kunt aanbieden om verzuim te voorkomen. Is dat bijvoorbeeld ander werk, een training of opleiding, of andere tools? De kosten die dat met zich meebrengt, wegen ruimschoots op tegen de kosten van (langdurig) verzuim.
Ontwikkeling: proactief met vaardigheden en expertise omgaan
Duurzame inzetbaarheid betekent voor HR ook met een vooruitziende blik naar de toekomst kijken. Hoe het werk bijvoorbeeld verandert door nieuwe technologieën, andere markten of de strategische wendingen van de organisatie. Het gaat niet alleen om het werk dat er nu ligt, maar juist over 2, 3 of 5 jaar. Heb je dan nog steeds de juiste mensen met de juiste skills voor het werk?
Goed inzicht in vaardigheden en expertise gaat onder meer om het vastleggen van: het niveau van medewerkers, diploma’s, welke opleidingen, cursussen of trainingen ze hebben gevolgd en of die nog actueel zijn. Daarmee krijg je inzicht in wat je proactief (samen met (lijn)managers) kunt aanbieden.
Hoe leg je slim data vast en haal je er inzichten uit?
We zien nog te vaak dat organisaties data over verzuim, persoonlijke ontwikkeling, vitaliteit en opleidingen in monsterlijke excelsheets vastleggen. Of dat het wel bij iemand in het hoofd zit, maar nog niet eerder op ‘papier’ is vastgelegd. Zonde!
Goede software kan je helpen de data slim vast te leggen en levert de benodigde inzichten. Zorg dat duurzame inzetbaarheid geen loze kreet blijft, maar onderdeel wordt van je werkprocessen!
