Vanwege het coronavirus is thuiswerken voor veel mensen sinds deze week ineens dagelijkse praktijk. Voor HR2day is thuiswerken business as usual en daarom delen we graag onze ervaring daarin met jou. Vandaag deel 2, over bereikbaarheid, de tooling en de onderlinge afspraken die nodig zijn.
Deel 2: Bereikbaarheid
We zijn inmiddels een week verder na de oproep van het kabinet om zoveel mogelijk thuis te werken. Een ingrijpende maatregel waar gelukkig massaal gehoor aan is gegeven. Veel kantoren zijn letterlijk op slot gegaan, files verdwenen als sneeuw voor de zon en werkend Nederland ontdekt langzaamaan de voordelen van thuiswerken. Het gemak waarmee dit is gegaan, is opvallend. Dat Microsoft en Google in het weekend aankondigden dat ze hun chat en conference oplossingen, Teams en Hangout Chats, gratis ter beschikking stelden, zal daar ongetwijfeld aan bijgedragen hebben. Alhoewel, van Teams werd zo veelvuldig gebruik gemaakt dat de applicatie zelfs enige tijd plat lag.
Bereikbaarheid van cruciaal belang
Maar so far, so good, een groot deel van Nederland werk thuis en vindt het geweldig. Voor een weekje, of misschien twee, maar om van structureel thuiswerken een succes te maken is meer nodig. Bereikbaarheid bijvoorbeeld, is bij thuiswerken van cruciaal belang. Op kantoor kun je naar iemand toe lopen, of je kijkt even uit over de kantoortuin. Je ziet direct of de persoon die je zoekt aanwezig is. Bij thuiswerken kan dat uiteraard niet. Om ervoor te zorgen dat je weet of iemand bereikbaar is heb je twee dingen nodig: tooling en heldere afspraken over bereikbaarheid.
Microsoft Teams
We beginnen met de tooling, de meeste bedrijven werken met Office365 of GSuite. Zoals gezegd bieden beide pakketten chatfuncties. Onder normale omstandigheden werkt Microsoft Teams erg prettig. Je kunt er ook mee videochatten en als je iemand wilt spreken, start je de chat en dan krijgt de ander een oproep. Even iemand toevoegen aan het gesprek is ook zo gepiept.
Om bereikbaarheid bij thuiswerken te regelen kun je Teams goed gebruiken. In Teams heb je namelijk een persoonlijke status. Ben je online dan sta je op groen. Ga je even weg en ben je zo weer terug dan zet je jezelf op geel. Voor offline heeft Teams ook een statusaanduiding. De status is gekoppeld met je agenda. Heb je een afspraak in je agenda dan sta je op rood (bezet) in Teams. En wil je even niet gestoord worden, dan geef je dat aan via je niet-storen-status.
Bovenaan de lijst staat ‘bereikbaar zijn’. Of beter: het nakomen van de afspraken over bereikbaarheid. Of je nu een eigen kamer op kantoor hebt of thuis, het werkt hetzelfde. Samenwerken kan alleen als iedereen zich aan de spelregels houdt. Een paar keer niet reageren terwijl je er wel zou moeten zijn, dat ondermijnt het vertrouwen. En zeker niet alleen dat van de leidinggevende. Collega’s hebben het vaak het snelste door als iemand onaangekondigd afwezig is. De bedrijfscultuur is bepalend hoe je met zo’n situatie wil omgaan. Spreken collega’s elkaar aan of is de leidinggevende aan zet? Of beide?
Google Hangouts
GSuite heeft ook een chatfunctie: Hangouts Chat. Maar, wat ons betreft is die net iets minder handig dan Teams. Met iemand chatten is heel simpel. Echter, bij het videobellen ontbreekt aan de andere kant van de lijn een duidelijk signaal dat er een inkomende call is. Er is wel een notificatie, en tabjes worden rood of gaan knipperen, maar een ringtone is er niet. Daardoor mis je snel een oproep en ontstaat er verwarring.
Is de ander er niet, mist hij de oproep of neemt hij gewoon niet op? Een goede persoonlijke status zoals bij Teams zou uitkomst bieden. Helaas is die er ook niet. Althans, er is wel een status, maar met veel minder opties dan bij Teams – je bent in feite aanwezig of afwezig, maar er is geen nuancering mogelijk. Ook is de persoonlijke status niet altijd betrouwbaar; aanwezigen staan op afwezig, en vice versa. Het is voor de beller onduidelijk wat er aan de hand is en of de afspraken met betrekking tot bereikbaarheid worden nageleefd.
Spelregels afspreken
Want naast tooling is het maken van afspraken over bereikbaarheid uitermate belangrijk om van structureel thuiswerken een succes te maken. Misschien wel de belangrijkste afspraak die je met elkaar moet maken met betrekking tot bereikbaarheid, is wat je verwacht bij een gemiste oproep. Wil je dat er altijd zo snel mogelijk teruggebeld wordt, of alleen bij ingesproken voicemails, of maak je andere afspraken? Dat is onder andere afhankelijk van de bedrijfs- of afdelingscultuur. Als je maar weet waar je aan toe bent, want dat is het belangrijkste van bereikbaarheid. Overigens is het vaak heel makkelijk om als je tijdens een gesprek een oproep krijgt van iemand anders even een berichtje te typen om aan te geven dat je in gesprek zit. Kleine moeite, groot plezier.
Je kunt daarnaast spelregels afspreken op diverse niveaus. Zo zou je voor het hele bedrijf kunnen afspreken dat je een meeting request altijd accepteert of afwijst. Zodat iedereen altijd in de agenda kan zien wie er zal zijn of niet. Andere afspraken zijn logischer op afdeling- of projectniveau. Bijvoorbeeld dat iedereen aanwezig is tussen bepaalde tijdstippen. Als je in die vaste blokken iemand belt en je krijgt geen antwoord, dan weet je in ieder geval dat de ander er wel is, maar even in gesprek is of net even koffie haalt.
Als je meerdere dagen per week structureel thuiswerkt, gebruik je het videobellen dagelijks en vaak zelfs meerdere keren per dag. Je zult merken dat de meeste mensen de camera liever niet aanzetten. Bij Teams staat de camera standaard uit, bij Hangouts Chat standaard aan. Spreek je een collega elke dag, dan heeft de camera niet zoveel toegevoegde waarde als bij gesprekken met mensen die je niet zo vaak spreekt. Ook iets om afspraken over te maken.
Wat als iemand zich niet aan de afspraken houdt? Onaangekondigd afwezig, uitnodigingen niet accepteren of afwijzen, camera niet delen, terwijl dat wel gevraagd wordt. Dat geeft een deuk in het vertrouwen. Soms corrigeren collega’s elkaar, vaak zal de leidinggevende in actie komen.
Ook dat is bij thuiswerken niet anders dan op kantoor.
