Waar let de controller op bij een pakketselectie?
In ons blog: Hoe kies ik de HR-software die bij ons past geven we je een vijf-stappenplan naar de succesvolle selectie van passende HR-software. Bij het opstellen en evalueren van de belangrijke eisen en wensen speelt ook de Business Controller een belangrijke rol (zie ook ons blog: Controller: Het vijfde wiel aan de wagen?). Maar waar let je nu op als Controller? We geven je 8 tips.
1- Efficiënte, consistente en veilige manier van vastleggen
Velen zullen het herkennen: Oplossingen waarbij de administratie van personeelsgegevens versnipperd is over verschillende systemen. Terwijl dit uiteindelijk juist volledig en op consistente wijze bij elkaar moet komen. Dit kost niet alleen veel tijd en moeite, maar vergroot tevens de kans op foutenaanzienlijk. In een ideale wereld wordt data echter bij de bron, letterlijk bij de medewerker, ingevoerd en daarna zoveel als mogelijk geautomatiseerd en realtime verwerkt in één en hetzelfde systeem. Met een duidelijk inzicht in wie wat gemuteerd heeft (traceability). Een Controller zal als eenmaal bewezen is dat het systeem zo werkt en dat de werking ook regelmatig getoetst wordt (certificering) volledig kunnen vertrouwen op de output van het systeem. Een last minder en bovendien is de informatie die nodig is sneller beschikbaar.
2- Organisatiemanagement en integrale autorisatie
Je HR-oplossing is eigenlijk het begin van alles (system of record). Zodra medewerkers in dienst komen, worden ze daarin geregistreerd waarna de in-dienst-processen volgen. Maar ook iedere wijziging en actie daarna, zoals beoordelingen, ziekmeldingen en een nieuwe functie, komen allemaal in de administratie terecht. En bij een functiewijziging moeten de daarbij horende bevoegdheden en rechten worden vastgelegd en geactiveerd. Als je dat doet, is het buitengewoon prettig als je er van op aan kunt dat alle processen de wijziging volgen. Dat de output die je uit het systeem haalt de organisatie- en autorisatiestructuur volgt. En als het nodig is, dat je een wijziging voor de toekomst kunt vastleggen en dat deze ook pas op die datum effectief wordt, zonder dat je dat zelf nog hoeft te bewaken. Ook dat geeft een veilig gevoel.
3- Ontkoppelen waar mogelijk, efficiënt koppelen waar nodig
De evidente voordelen van het werken met één HR-oplossing impliceert dat je streeft naar zo min mogelijk koppelingen. En tegelijk is het een gegeven dat er gekoppeld moet worden. Denk daarbij aan koppeling met de Belastingdienst, financiële toepassingen, allerlei Pensioenfondsen en Arbodiensten. Veilig en efficiënt koppelen kan als je een HR-oplossing hebt die uitwisselen op basis van API’s en webservices mogelijk maakt. Je bepaalt dan zelf op veldniveau welke gegevens je beschikbaar stelt of inleest, waarbij de autorisaties en organisatiestructuur volledig gevolgd worden zodat je volledige controle houdt over welke gegevens je uitwisselt en welke niet. En dat kan eigenlijk alleen als je een HR-oplossing hebt die werkt als één geheel. Op zich is dit een aandachtspunt voor IT, maar het kan geen kwaad om als Controller hier ook op te letten.
4- Compliance en continuïteit
Betrouwbaarheid van je systeem zorgt niet alleen voor een gerust gevoel, het is een in vele opzichten wettelijke plicht. Zeker daar waar het aankomt op de regels rond privacy. Ook HR-oplossingen zijn tegenwoordig bedrijfskritisch, medewerkers gaan er van uit dat het systeem overal en altijd toegankelijk is. Ook hier komt de rol van de Business Controller extra tot zijn recht omdat een hoge graad van betrouwbaarheid en beschikbaarheid op gespannen voet kan staan met de wens om de kosten binnen de perken te houden en ook wendbaar te blijven. Dus hoe maak je die afweging? Het is hierbij goed om je bewust te zijn van het feit dat systemen die nog werken volgens oude principes in dit opzicht vaak tegen de nodige beperkingen aanlopen. Alleen tegen niet geringe terugkerende kosten kan voldaan worden aan de eisen die je stelt ten aanzien van compliancy en continuïteit. Dus als Business Controller is het zaak hiermee rekening te houden in je business case voor een nieuwe, moderne HR-oplossing.
5- Een efficiënte manier van budgetteren
Hoewel soms wordt gepleit voor het volledig afschaffen van het budgetteringsproces, is dit in de praktijk nog maar mondjesmaat ook echt het geval. Omdat personeel voor veel bedrijven een van de grootste kostenposten is, is het kunnen beheersen en ook plannen van die kosten nog steeds enorm belangrijk. En hierbij vormt het HR-systeem de basis. Tegelijkertijd zien steeds meer organisaties dat dit efficiënter kan dan dat ze tot nu toe gewoon waren. Gedetailleerd begroten en rapporteren wordt steeds minder belangrijk en bij tussentijdse rapportages wordt volgens het 80/20-principe alleen naar de grootste en meest beïnvloedbare afwijkingen gekeken. Je wil je HR-oplossing dan ook volgens die principes kunnen inrichten. Hiervoor dient de benodigde informatie op een simpele en flexibele manier uit het HR-systeem te kunnen worden gehaald, waarbij ook hier weer de organisatie- en autorisatiestructuur wordt gevolgd, nu en in de toekomst.
6- Gestructureerde en juiste aanlevering aan het financiële systeem
De Business Controller is verantwoordelijk voor de juiste financiële vastlegging van alle feiten. Deze zijn nodig voor de totstandkoming van zowel de externe als de interne rapportages. Het grootboek is daarbij het uitgangspunt. Zoals gezegd vormen de personeelskosten een belangrijke post en dus is uitgebreid inzicht in deze kosten cruciaal. Niet zelden is het kunnen vertalen van de data in het HR-systeem naar de journaalposten voor het financiële systeem een crime. Te vaak heb ik ingewikkelde spreadsheets gezien die worden gebruikt en onderhouden om dit te kunnen realiseren. Of er worden zelfs speciale programma’s geschreven om de juiste financiële mutaties te kunnen samenstellen. Terwijl in principe alle informatie natuurlijk al aanwezig zou moeten zijn in het HR-systeem en dus geautomatiseerd aangeleverd moet kunnen worden. Hier goed naar kijken bij de selectie van de HR-oplossing kan dus een behoorlijk rendement opleveren!
7- Rapportages en analyses
Veel van de rapportages en analyses voor HR focussen puur en alleen op de HR-processen. Bij voorkeur heb je dan een HR-oplossing die voorziet in functionaliteit om deze informatie direct te ontsluiten aan de verschillende stakeholders. Zonder dat daarvoor nog handmatig acties nodig zijn en waarbij het ook hier weer belangrijk is dat de zorgvuldig ingerichte organisatie- en autorisatiestructuur wordt gevolgd. Als dat niet het geval zou zijn, is de tooling onbruikbaar voor de meeste gebruikers. Hierbij geldt bovendien dat de benodigde informatie intuïtief moet kunnen worden benaderd. Want als het ingewikkeld is, zullen gebruikers al snel afhaken. En in plaats van het zelf te doen, zullen ze de Business Controller benaderen toe met het verzoek de informatie aan te leveren. Dus in het kader van zijn eigen effectiviteit, doet hij er goed aan dit mee te nemen in zijn selectieproces.
8- Business case
En dan is daar nog het beoordelen van de eenmalige en de terugkerende kosten van een nieuw systeem dat bij elk selectieproces een factor van betekenis is. Vaak wordt hier ten onrechte vooral of soms uitsluitend gekeken naar de kostenkant. Terwijl de invoering van een modern HR- en salarissysteem vaak juist ook aanzienlijke kostenbesparingen oplevert. Dus alleen naar de out of pocket-kosten kijken, doet geen recht aan het hele verhaal en is als het vergelijken van appels met peren. Besparingen die met een nieuwe HR-oplossingen gerealiseerd kunnen worden, zitten vooral in het veel efficiënter kunnen werken. Maar ook in minder fouten en in het sneller kunnen beschikken over betrouwbare informatie wat tot betere beslissingen leidt.
Integrale benadering leidt tot afgewogen business case
Een organisatie doet er verstandig aan om de Business Controller te betrekken bij de selectie van een nieuwe HR-oplossing, omdat dit de kans vergroot dat je dan een afgewogen business case krijgt. De Business Controller zal vanwege de verschillende rollen die hij vervult bovenstaande acht punten doorgaans namelijk allemaal ter beoordeling meenemen in zijn overwegingen bij de selectie van een nieuwe HR-oplossing. Juist omdat de Business Controller financieel expert, sparringpartner voor de business en risicobeheerder ineen is, kan hij de verschillende acht punten integraal benaderen.
