Aanbesteden voor nieuwe HR software doen onderwijs instellingen gemiddeld 1x in de zeven jaar. en keuze voor geschikte HR-software voor het onderwijs is niet bepaald makkelijk. Blijkt na een aanbesteding dat het systeem niet optimaal werkt, dan zit je aan het contract vast. Dus: waar moet je op letten bij de keuze voor HR-software, los van de aanbestedingsregels in het onderwijs? HR2day geeft je 6 vragen mee die helpen bij het maken van de juiste keuze.
Weet wat je zoekt
Wat moet de HR-software kunnen?
Zoek je een systeem voor personeelsadministratie, salarisadministratie, workflow of juist recruitment? Wat zijn voor jou de 3 belangrijkste criteria? Zorg dat de HR-software de uitvoering of processen van deze criteria mogelijk maakt.
Criteria kunnen bijvoorbeeld zijn:
- ‘Medewerkers moeten altijd en overal zelf een proces kunnen initiëren en afronden. Verlof aanvragen moet net zo makkelijk zijn als een Tikkie sturen’;
- ‘Managers en leidinggevenden moeten altijd en overal snel inzicht hebben in de processen die lopen en de volgende acties die nodig zijn’;
- ‘HR-professionals moeten zelfstandig workflows kunnen maken en managen, grip kunnen houden op processen, en daardoor tijd kunnen overhouden voor meer strategische HR’.
Functionaliteiten in relatie tot de kosten
Niet geheel onbelangrijk: wat moet de HR-software kunnen in relatie tot de kosten? Wegen de kosten op tegen de hoeveelheid functionaliteiten, de koppelingen aan je andere systemen, en het benodigde functioneel en/of technisch beheer na implementatie? (Of is dat laatste juist minimaal?)
Stel medewerkers centraal
Kun je medewerkers ermee betrekken en is het gebruiksvriendelijk?
Binden, boeien & behouden van medewerkers: deze belangrijkste onderwerpen voor HR hebben ‘betrekken en betrokkenheid’ gemeen. Zorg bij de keuze voor HR-software dat je daarin ondersteund wordt.Is het systeem gebruiksvriendelijk? Belangrijker nog: stelt het systeem medewerkers écht centraal?
Dat uit zich in bijvoorbeeld:
- Processen die medewerkers zelf kunnen starten met één druk op de knop;
- Overzichten van verjaardagen of bijzondere dagen zoals een jubileum voor managers.
HR-software kan niet zonder koppelingen aan andere applicaties. Voorziet de leverancier daar voldoende in? Is er een koppeling met je huidige systemen? HR-software die 100% cloudbased is, zal daar minder moeite mee hebben. Als alle systemen 100% cloudbased zijn, is een koppeling zo gemaakt. Softwares die dat niet zijn, hebben daar meer moeite mee. Als een koppeling niet bestaat, hoe gaat de leverancier er dan mee om? En welke kosten brengt het met zich mee?
Veilige opslag van data
Met alle personeelsdata en -gegevens wil je zeker weten dat de software goed beveiligd is. Over welke veiligheidscertificaten beschikt de software? En voldoet het aan de AVG? Dat zit ‘m er ook in dat medewerkers van de softwareleverancier geen toegang tot je personeelsdata hebben.
Zorg dat de HR-software meegaat met de dynamiek van het onderwijs
Past de visie van de softwareproducent bij de visie van jouw organisatie?
De problemen in het onderwijs – en de mogelijke oplossingen – zijn regelmatig in het nieuws. Er is ook een roep naar vernieuwing en innovatie. Je onderwijsinstelling verandert mee. Verandert de HR-software dan ook makkelijk mee? En hoeveel kost dat?
Vraag de software-producent om hun visie en roadmap. Sluit het aan bij jouw HR-strategie en visie? Sluit het aan bij je huidige en toekomstige behoeftes? Na een aanbesteding heb je vaak 3 tot 5 jaar met de software te doen. Is het daar ook op ingesteld?
Weet hoe de implementatie gaat verlopen
Hoe werkt de implementatie en is dat plan en proces efficiënt, ook voor complexe organisaties?
Zonder implementatie geen nieuw systeem. Maar voor een complexe onderwijsinstelling kan dit soms lang duren, met verschillende testrondes en een lange periode tot livegang als gevolg. Hoe gaat de leverancier met implementatie om? Welk plan van aanpak leveren ze? En zijn ze dit in je overweging voor software al bereid om mee te geven?
Vraag referenties op om zelf de kracht van het implementatieplan te kunnen beoordelen. Vraag je ook af hoe efficiënt de implementatie is. Hoeveel tijd zijn je medewerkers ermee bezig en in welke periode? Hoe meer tijd nodig is van je HR-medewerkers voor implementatie, hoe minder tijd ze voor hun dagelijkse werkzaamheden hebben.
Kies een partner met branchekennis
Heeft de organisatie kennis van en ervaring met de onderwijsbranche?
Generieke HR-software, daar zit je als onderwijsinstelling niet op te wachten. Wat weet de software-leverancier van jouw branche? En zie je dat terug in functionaliteiten van de software? Denk bijvoorbeeld aan een koppeling met het vervangingsfonds, specifiek voor de onderwijsbranche. Of aan de integratie met cao’s specifiek voor het onderwijs.
Klantenservice
Zelfs bij gebruiksvriendelijke software kunnen vragen over de implementatie of het gebruik ontstaan. Kun je makkelijk contact opnemen met de software-leverancier, ook telefonisch?
Heeft het team van de klantenservice ervaring in de onderwijsbranche?
Innovatieve HR-software
Toe aan innovatieve HR-software die past bij de dynamiek van jouw onderwijsinstelling?
