Wat maakt een goed beoordelingsgesprek?
Het is iets waar werknemers vaak net zo zenuwachtig voor zijn als dat ze er reikhalzend naar uitkijken: het beoordelingsgesprek. Dat heeft enerzijds te maken met de eventuele consequenties. Een aflopend contract kan bijvoorbeeld niet worden verlengd. Tegelijkertijd is het ook een moment waarop perspectief geboden wordt en waarop je met elkaar van gedachten kunt wisselen. Tenminste, zo zou een beoordelingsgesprek idealiter moeten zijn. In de praktijk is het laatste echter lang niet altijd het geval, en dat heeft niet zozeer met de inhoud te maken als wel met de vorm. Hoe voer je een beoordelingsgesprek waar beide partijen na afloop constructief mee verder mee kunnen?
1- Voorkom éénrichtingsverkeer
Geen moment waarop de verhouding tussen leidinggevende en medewerker duidelijker wordt dan het beoordelingsgesprek. Dat is logisch, want de leidinggevende beoordeelt het functioneren van de werknemer, die naar zijn of haar beoordeling luistert. Maar dit staat wel in schril contrast met de dagelijkste situatie op de werkvloer. Bij de meeste bedrijven is er niet of nauwelijks hiërarchie, in ieder geval niet in vergaderingen en andere overlegsituaties. Het kan dan ook geen kwaad om die sfeer ook mee te nemen naar het beoordelingsgesprek en er meer een dialoog van te maken, waarbij de medewerker kan reageren op de beoordeling en eventueel feedback kan geven op jou als leidinggevende. Zo voorkom je éénrichtingsverkeer. Indien nodig kan dan in een vervolggesprek worden teruggekomen op de reactie van de medewerker.
2- Wees kritisch, maar vergeet niet te motiveren
Een beoordelingsgesprek is bij uitstek een goed moment om een werknemer feedback te geven. Uiteraard mag dat kritisch zijn, zeker als de prestaties van de werknemer in kwestie daarom vragen. Van belang is dat je het opbouwend brengt: wanneer het goed en op een open manier gebeurt, is er niets dat tijdens een gesprek niet aan bod kan komen. Medewerkers motiveren is belangrijk, en dat kan onder andere door ze een blik op de toekomst te gunnen. Net zoals het goed is om het grotere plaatje te schetsen, moet ook duidelijk zijn welke rol medewerkers daarin vanaf dat moment kunnen vervullen. Dat betekent ook dat er duidelijke punten moeten zijn waarop iemand zich kan verbeteren, en dat beoordelingen niet moeten plaatsvinden op basis van één of enkele recente incidenten, maar juist op basis van een hele periode.
3- Leg de vervolgstappen vast
Een goed gesprek is belangrijk – maar wat erop volgt net zo goed. Leg de beoordeling en eventuele vervolgstappen en afspraken vast in het persoonlijke dossier van de medewerker in het HR-systeem. Daardoor blijven de doelstellingen voor de medewerker zichtbaar en tastbaar, zodat er actief aan kan worden gewerkt. En andersom kun je daardoor als werkgever de vooruitgang monitoren.
4- Schets de rol van de medewerker in het grotere plaatje
Natuurlijk worden in een beoordelingsgesprek de prestaties van individuele medewerkers besproken. Tegelijkertijd is het ook belangrijk om in grote lijnen stil te staan bij hoe het met het bedrijf gaat – en welke bijdrage medewerkers aan het bedrijfsresultaat leveren. Maak duidelijk in hoeverre de bedrijfsdoelstellingen van invloed zijn op de rol van de medewerkers en bied deze ook de gelegenheid om aan te geven of ze actiever betrokken willen worden bij het uitoefenen van invloed op het bedrijf. Bijvoorbeeld door deelname aan een commissie, verbreding van een functie, of door het volgen van cursussen waardoor iemand vaardigheden opdoet die bij dagelijkse werkzaamheden van pas komen. Daardoor voelen medewerkers zich meer betrokken bij het bedrijf.
