Het selecteren van HRM-software lijkt eenvoudig: breng in kaart aan welke eisen de software moet voldoen, en kijk dan hoe verschillende leveranciers op die lijst scoren. Toch kun je op deze manier voor onaangename verrassingen komen te staan. Door leveranciers een eisenlijst op te sturen, lijkt het of je alle risico’s afdekt. Alleen: zo zul je veel sociaal wenselijke antwoorden krijgen. Ook kan een systeem er tijdens de demo extreem gebruiksvriendelijk uitzien, maar in de praktijk tegenvallen. In deze blog lees je de eerste 3 valkuilen bij HRM software selectie. De volledige lijst, met 9 valkuilen en adviezen, vind je in de whitepaper. Lees door om alvast 3 tips te krijgen, zodat je voorbereid het proces aangaat.
Valkuil 1: De software past niet bij je organisatie
Wat gaat er mis?
Je zou niet verwachten dat software die aan alle vooraf geformuleerde eisen voldoet, toch niet past bij je organisatie. Een veelgemaakte fout is om een eisenpakket op te stellen dat met elk mogelijk risico rekening houdt. Die brede blik lijkt verstandig. Deze perfectiedrang kan er alleen toe leiden dat je software aanschaft die niet bij jouw organisatiepast.
Hoe komt dat?
HRM-processen kunnen binnen elke sector en voor elke organisatie verschillen. Denk maar eens aan het verschil in processen tussen een gemeente, een bouwbedrijf en een onderwijsinstelling. Ook kan het zo zijn dat sommige gebruikersgroepen heel specifieke wensen hebben. Daardoor kan software op het eerste gezicht misschien perfect lijken, maar achteraf toch niet goed aansluiten bij de manier waarop jouw organisatie werkt.
Hoe voorkom je het?
Om ervoor te zorgen dat jouw organisatie echt iets aan de nieuwe HRM-software gaat hebben, moet je deze vragen stellen: welke processen zijn voor ons essentieel? Welke processen zijn bij ons anders dan anders? Welke gebruikersgroepen verdienen extra aandacht? Welke eisen zijn daarom specifiek voor onze organisatie belangrijk?
Valkuil 2: Je hebt iets gekocht dat je al had
Wat gaat er mis?
Het nieuwe systeem presteert niet beter dan het oude systeem.
Hoe komt dat?
Tijdens het selectieproces is een over-focus ontstaan op bestaande, in plaats van nieuwe functionaliteiten, in antwoord op de vraag: wat moet het systeem kunnen?
Hoe voorkom je het?
Stel jezelf deze vragen: wat was de aanleiding om op zoek te gaan naar een nieuw HRM-systeem? Wat wil onze organisatie wel kunnen doen wat nu nog niet kan? Welke toekomstplannen heeft onze organisatie die misschien gaan zorgen voor nieuwe eisen aan het HRM-systeem? Ook tijdens het implementatieproces is dit een aandachtspunt. Natuurlijk wil je in die fase allereerst de essentiële administratieve processen op orde krijgen, maar vergeet daarna niet om ook innovatieve processen in te richten. Soms moet je namelijk op een andere manier gaan werken, om echt voordeel te halen uit een systeem.
Valkuil 3: In de praktijk is het systeem toch niet zo gebruiksvriendelijk
Wat gaat er mis?
Tijdens de demo zag het systeem er extreem gebruiksvriendelijk uit, maar in de praktijk blijkt dat tegen te vallen. Jouw organisatie is daardoor veel tijd kwijt met het uitleggen van de functionaliteiten van het systeem aan gebruikers.
Hoe komt dat?
Tijdens het selectieproces is te veel vertrouwd op een papieren werkelijkheid en op de mooie demo die je van het systeem hebt gezien.
Hoe voorkom je het?
Laat je niet misleiden door de eerste indruk van een pakket. Het is belangrijk dat je voor aanschaf van een HRM-systeem zelf hebt ervaren hoe het werkt. Dat kan door aan de leverancier te vragen of je een dagdeel langs kunt komen om een werkend systeem uit te testen. Vraag aan een enthousiaste toekomstige gebruiker om mee te gaan. Laat die persoon bijvoorbeeld een verlofaanvraag doen of een overzicht opvragen van de declaratieafhandeling. Test zo samen het systeem. Mocht het systeem bevallen, dan heb je je bovendien verzekerd van de steun van een interne ambassadeur die de achterban kan enthousiasmeren om het nieuwe systeem in de praktijk te gaan gebruiken.
