De coronacrisis betekent voor een groot deel van werkend Nederland al maanden thuiswerken. Geheel thuiswerken, of deels op locatie en deels thuis, zorgt voor de nodige uitdagingen voor organisaties en HR-teams. Zeker nu het ernaar uitziet dat deze situatie voorlopig niet gaat veranderen. Hoe ga je als werkgever en HR-team deze uitdaging aan? HR2day geeft je 3 tips voor betere samenwerking op afstand.
Door de coronacrisis moesten veel organisaties zich in één keer heel flexibel opstellen en de manier van werken aanpassen. Online tools werden in allerijl uitgerold en de noodzaak van digitale processen werd ineens heel duidelijk. Samenwerken is verschoven naar digitaal, via videobellen en communiceren via Slack of Teams. Deze omwenteling zorgt voor uitdagingen voor HR, voor managers en voor medewerkers.
Denk bijvoorbeeld aan de betrokkenheid en verbondenheid op afstand. Hoe zorg je dat werknemers loyaal blijven aan de organisatie als die niet fysiek zichtbaar is? De rol van de manager verandert en brengt de vraag naar nieuwe vaardigheden met zich mee. Een manager moet nu ook in staat zijn om werknemers op afstand te motiveren, inspireren en coachen. En zonder fysieke aanwezigheid op kantoor is er geen directe controle op werk of de gemaakte uren. Hoe creëer je dan een cultuur en omgeving van vertrouwen zonder die directe controle? En tot slot: hoe kun je processen en stromen digitaliseren en automatiseren, zodat werknemers los van de kantooromgeving hun werk kunnen doen? Onze onderstaande tips geven grotendeels antwoord op deze vragen.
3 Tips van HR2day – Organiseer samenwerken op afstand op een slimme manier
1. Werk op basis van vertrouwen
Op afstand werken betekent dat er minder controle op het werk en de gemaakte uren is. Mogelijkheden om die controle thuis te creëren, zijn beperkt in verband met de privacy van werknemers. Een cultuur van vertrouwen en elkaar aanspreken nemen de plek van controle in.
Geef vertrouwen aan thuiswerkende collega’s. Het valt snel op als een werknemer thuis structureel te veel snippert, bijvoorbeeld door overdag te sporten en het ‘s avonds niet te compenseren. De productiviteit daalt merkbaar, door bijvoorbeeld achterblijvende prestaties, niet gehaalde deadlines of als de kwaliteit van het werk ondermaats is. Collega’s kunnen elkaar daarop aanspreken of de manager spreekt de betreffende medewerker aan.
2. Houd medewerkers betrokken
Een uitdaging voor managers en HR: hoe houd je op afstand medewerkers betrokken? Daarvoor moet het contact tussen de medewerker en de manager veranderen. Een manager kan vaker expliciet vragen hoe het gaat, in bijvoorbeeld tweewekelijkse videocalls. Of collega’s bieden elkaar bewust momenten om ‘hoe gaat het’ onder woorden te brengen, in bijvoorbeeld één-op-één calls of tijdens virtuele borrels.
Samenwerken door middel van HR-software gaat deze uitdagingen te lijf. Innovatieve software, zoals de software van HR2day, biedt een platform waarop werknemers met elkaar kunnen chatten, elkaar updates sturen en zo elkaar informeren en inspireren.
“Betrokkenheid op afstand regelen? Zorg dat werknemers altijd en overal verbonden kunnen zijn met de organisatie en collega’s door een business community app, zoals de app van HR2day.”
3. Maak afspraken
Zonder fysieke aanwezigheid en non-verbale communicatie zijn afspraken belangrijker dan ooit. Duidelijk afspraken en heldere communicatie dragen bij aan het resultaat van het team en de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan afspraken rondom bereikbaar zijn. Belangrijk voor de manager is om te letten op het nakomen van afspraken. Doen werknemers niet wat er is afgesproken, dan is dat funest voor de samenwerking, het vertrouwen en daarmee het teamresultaat. Een goede samenwerking kan alleen als alle collega’s zich aan de spelregels houden.
Bonustip: werk (versneld) aan digitalisering en automatisering
Als het aankomt op digitaal samenwerken, kampen sommige organisaties met flinke uitdagingen: processen (en daarmee samenhangend beleid) zijn nog niet gedigitaliseerd of geautomatiseerd. Daardoor is er veel tijd nodig voor het overnemen van gegevens en data, met een grote kans op fouten en problemen achteraf. Door het handmatig overnemen ontbreekt scherp inzicht in data, waardoor het ook lastig is om (preventief) te sturen als organisatie.
Slim ingezette HR-software helpt je organisatie hierbij. De software neemt je repetitief, handmatig werk uit handen. Denk aan de controle van ingevoerde gegevens of administratieve handelingen. Dat levert tijds- en geldbesparing op! En dat niet alleen. Deze (administratieve) taken kregen medewerkers, managers en HR er vaak bij. Terwijl de taken niet veel met de core business van de organisatie of de kern van het werk te maken hebben! Software creëert zo ook extra ruimte in hun werkweek. Voor HR biedt dat de mogelijkheid om zich nog meer te richten op de zachtere kant van HR, het ontwikkelen van de organisatie en focus op samenwerking, betrokkenheid en verbondenheid.
Samenwerken en verbonden zijn met HR2day
HR2day levert de innovatieve HR-software die nodig is om beter te samenwerken en ook op afstand verbondenheid en betrokkenheid te creëren. Het is onze missie om vandaag de HR-software te ontwikkelen die nodig is voor de uitdagingen van morgen en overmorgen.
Waar helpt HR2day je organisatie specifiek bij voor beter (online) samenwerken?
Het onderdeel Bedrijfs–chatter is je eigen social bedrijfscommunity. Werknemers komen er met elkaar in contact en kunnen op alle bedrijfsniveaus samenwerken. Het ondersteunt HR en managers om werknemers op afstand te inspireren. Zo vergroot je ook op afstand de betrokkenheid van werknemers en kun je de onderlinge samenwerking bevorderen.
Met het onderdeel Workflowmanagement digitaliseer en automatiseer je HR-processen in je organisatie. Op die manier kunnen zowel werknemers, managers als HR in hetzelfde proces samenwerken. HR2day biedt ook inzicht in het proces: je ziet altijd wat de status van een proces is, of er vertragingen zijn en bij wie de volgende actie lig
