Dat de keuze voor een nieuw HR-softwaresysteem niet over een nacht ijs gaat, daar kan Richard Beers, operationeel directeur bij KMM Groep, over meepraten. Zijn organisatie stapte vorig jaar over naar een nieuw systeem én een nieuwe leverancier. ‘Hoewel je niet alles voor kunt zijn, ondervangt een goede voorbereiding heel wat problemen.’
KMM Groep is een heterogene groep bedrijven die als grote gemene deler heeft dat ze actief zijn in de kennis- en informatiemarkt, en zelfstandig opereren. ‘Hoewel onze bedrijven redelijk uiteenlopend zijn met hun activiteiten, richten ze zich allemaal voornamelijk op dienstverlening aan andere bedrijven. Dat loopt van onderwijs en advies- en detachering tot uitgeefactiviteiten,’ zo vertelt Beers. Inmiddels bestaat het concern uit 26 organisaties en daar blijft het niet bij. ‘Overnemen op zich is niet het doel, we richten ons op bedrijven die zich in de top drie bevinden van hun specifieke niche in de kennis- en informatiemarkt.’
Flexibiliteit als uitdaging
KMM Groep faciliteert de bedrijven met een backoffice op het gebied van HR en financiën. ‘Dat brengt specifieke eisen aan een HR-softwaresysteem met zich mee. ‘Voor ons was en is het de uitdaging om een HR-oplossing te vinden die de behoeften van al die verschillende bedrijven kan bedienen,’ legt Beers uit. Wat de HR-uitdagingen betreft die hierbij om de hoek komen kijken, loopt volgens Beers ook een duidelijke rode draad. ‘Voor ons is met name belangrijk dat we een HR-oplossing hebben die heel flexibel is. Elk nieuw bedrijf moet makkelijk geïntegreerd kunnen worden. Binnen een groep van onze omvang en aard, waar je met regelmaat activiteiten samenvoegt of juist activiteiten splitst, zoek je naar een HR-oplossing die hierin mee kan bewegen.’
‘Een HR-softwaresysteem moet in de inrichting flexibel zijn, omdat we veel verschillende vragen moeten kunnen beantwoorden die vanuit onze bedrijven komen,’ aldus Beers. ‘Denk daarbij aan het onderwijs, waar veel docenten op afroepbasis werken, of de adviesbedrijven, die flexibele arbeidsvoorwaarden willen kunnen hanteren. Ook willen we mensen die niet in loondienst zijn, kunnen bedienen, zoals freelancers. De HR-software moet dus voorzien in het bieden van meerdere keuzes. Bij de uitgeefbedrijven werken we bijvoorbeeld veel met freelance medewerkers en de afspraken die wij daarmee maken willen we ook kunnen vastleggen in het HR-systeem.’
Daarnaast is voor KMM Groep belangrijk dat het HR-systeem voldoet aan de informatiebehoeften die er zijn vanuit de holding. Zo kan Beers bijvoorbeeld met een druk op de knop zien hoe het met het ziekteverzuim zit. Om dit soort gegevens als stuurinformatie te kunnen gebruiken, is het zaak dat alle bedrijven in hetzelfde systeem zitten. ‘We willen zo veel mogelijk gestandaardiseerd hebben, maar waar het nodig is op het niveau van een bedrijf afwijkingen kunnen faciliteren.’
Aanleidingen en keuzeproces
Er waren een paar aanleidingen voor KMM Groep om van HR-softwaresysteem te veranderen. Beers: ‘Het systeem dat we hadden voelde voor ons verouderd aan. We hadden niet de beschikking over een goede app voor onze medewerkers en er waren ook weinig selfservice mogelijkheden. En we hadden in het oude systeem een aantal zaken via processen geregeld, die niet volledig geautomatiseerd liepen. Als iemand een loonsverhoging moest krijgen bijvoorbeeld, liep dat in een paar fiatteringsstappen. Maar in dat proces was aan de achterkant altijd nog een handmatige handeling nodig. Nu is het zo dat als de laatste gebruiker op OK drukt, het is goedgekeurd, Dat scheelt tijd en het verkleint de foutkans aanzienlijk.’
Vervolgens moest het keuzeproces worden ingericht: welke leveranciers komen in aanmerking en waar moeten deze aan voldoen? ‘We hebben hiervan een stageopdracht gemaakt. Twee stagiairs bedrijfsinformatiekunde hebben voor ons de vergelijking voorbereid en uitgevoerd. Van tevoren hebben zij binnen de organisatie uitgevraagd: welke aspecten vindt KMM Groep belangrijk, wat is er goed in het huidige systeem en wat ontbreekt er? Hiervoor hebben ze een aantal sleutelfiguren in onze afzonderlijke bedrijven geïnterviewd. Op basis daarvan zijn ze de markt op gegaan en hebben ze zes tot acht pakketten naast elkaar gezet.’
HR2day: digitale transformatie in coronatijd
Tijdens het selectieproces kwam HR2Day als een van de mogelijke kandidaten naar voren voor de beste oplossing op basis van de vraagstelling van KMM Groep. ‘Omdat toen corona nog speelde hebben partijen online presentaties gegeven, en dat bleek anders dan gedacht juist handig. Zo kon de kerngroep van 8 à 10 medewerkers uit de werkmaatschappijen makkelijk meekijken. De leden van deze groep vertegenwoordigen een groot deel van de mensen die met het systeem moeten gaan werken en zo konden we vanuit alle perspectieven bekijken of dit pakket bij ons past,’ vertelt Beers. ‘Na een algemene sessie volgde een aparte sessie op basis van vragen die waren gerezen, en daarna nog een sessie voor het complete management van onze werkmaatschappijen. Het traject heeft in totaal negen maanden geduurd.’
De keuze voor HR2Day heeft onder meer te maken met het open pakket en de functionaliteit om verschillende bedrijven in te voeren. Voor de implementatie ontwikkelde HR2Day een stappenplan en bijbehorende expertise. Het overdragen van informatie ging op basis van populatie. Beers: ‘Dat is wel grappig, HR2Day werkt met een soort familie Doorzon. Die bestaat uit 15 à 20 medewerkers waarbij 95% van onze bedrijven voorkomt. Dit zijn onder meer medewerkers met en zonder auto van de zaak, parttimers en fulltimers, medewerkers die aan het begin van de maand in dienst zijn gekomen en halverwege de maand, enzovoort.’
Voor deze populatie medewerkers heeft HR2Day het systeem ingericht en in gebruik genomen. ‘Eerst zijn voor deze groep medewerkers loonstroken gemaakt en dan komen er vanzelf vragen op’, vertelt Beers. ‘Vervolgens zijn voor die groep de loonstroken van een heel jaar opnieuw gemaakt. En dan kijk je of er onder de streep hetzelfde uitkomt. Zo haal je de meeste afwijkingen er wel uit. Hierdoor heeft de implementatie en ingebruikname geen problemen opgeleverd.’
“De keuze voor HR2Day heeft onder meer te maken met het open pakket en de functionaliteit om verschillende bedrijven in te voeren.”
Richard Beers, operationeel directeur bij KMM Groep
Opschonen en voorbereiden voor een soepele overstap
Heeft Beers nog een tip voor organisaties die eenzelfde proces ingaan? Beers: ‘Wij hebben van de gelegenheid gebruikgemaakt om alle uitzonderingen die er tijdens het werken met het vorige systeem ingeslopen waren, op te sporen en eruit te halen. Zo waren sommige toeslagen op verschillende manieren ingeregeld. Daar kom je achter als je bij de overstap aan de nieuwe leverancier je interne rekenregels moet uitleggen. Wij hadden vier à vijf maanden voor de implementatie en samen met het opschonen van gegevens was dat wel krap. Het opschonen van data is waardevol, maar mijn advies is dit van tevoren te doen of de implementatie over een langere tijd uitsmeren. Dat zet iets minder druk op alle betrokkenen.’
