Lees hoe Libéma HR-processen digitaliseert en optimaliseert om groei, seizoenspieken en een sterke medewerkerservaring binnen de recreatie- en leisuresector te ondersteunen.

Van Safaripark Beekse Bergen en Brabanthallen tot Aviodrome, Autotron en diverse vakantieparken: Libéma is een van de grootste leisureorganisaties van Nederland. Achter deze bekende merken schuilt een organisatie met ruim 2.100 medewerkers, meerdere bedrijfsonderdelen, verschillende cao’s en uiteenlopende operationele processen.

Juist die diversiteit maakt Libéma uniek. Een vakantiepark kent immers een heel andere dynamiek dan een evenementenlocatie of attractiepark. Terwijl op de ene locatie honderden gasten arriveren voor een weekend weg, bereidt een andere locatie zich voor op een groot evenement of een druk vakantieseizoen. Dat vraagt niet alleen veel van de operatie, maar ook van HR.

Voor Roelie en haar team draait het dagelijks om het vinden van de juiste balans tussen standaardisatie en flexibiliteit: processen zoveel mogelijk uniform organiseren waar dat kan, maar tegelijkertijd ruimte houden voor de specifieke behoeften van de verschillende bedrijfsonderdelen. Zoals Roelie het zelf omschrijft: “We zijn een bedrijf dat alsmaar in beweging is.”

“We zijn een bedrijf dat alsmaar in beweging is.”

Grip houden op duizenden personeelsbewegingen

Bij Libéma gaat het daarbij niet om enkele tientallen medewerkers, maar om honderden personeelsbewegingen verspreid over verschillende locaties en bedrijven. Nieuwe medewerkers moeten worden aangenomen, documenten moeten op tijd worden aangeleverd en leidinggevenden moeten continu inzicht hebben in hun teams.

Daarbij spelen ook processen rondom compliance een belangrijke rol. Voor veel functies is bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist. Binnen de onboarding-workflows wordt daarom automatisch geborgd dat deze aanvraag tijdig wordt gestart en afgerond voordat een medewerker daadwerkelijk begint.

Door dergelijke processen slim in te richten ontstaat meer zekerheid, terwijl HR minder tijd kwijt is aan handmatige controles en opvolging sinds ze met HR2day werken. Dat levert volgens Roelie misschien wel de belangrijkste winst op: “Wat ik eigenlijk het belangrijkste vind, is dat we meer controle hebben. Het systeem logt beter, we hebben meer inzicht en kunnen de rapportagestructuur veel beter controleren.”

“Wat ik eigenlijk het belangrijkste vind, is dat we meer controle hebben. Het systeem logt beter, we hebben meer inzicht en kunnen de rapportagestructuur veel beter controleren.”

Standaardiseren waar het kan, maatwerk waar het moet

Een van de grootste uitdagingen binnen Libéma is het samenbrengen van verschillende bedrijven onder één HR-paraplu. De vraagstukken die spelen bij een vakantiepark verschillen immers van die van een evenementenlocatie of attractiepark.

Daarom zoekt Libéma voortdurend naar de juiste balans tussen centrale standaardisatie en lokale flexibiliteit. Alle processen worden organisatiebreed ingericht, zodat medewerkers en leidinggevenden op een uniforme manier werken. Tegelijkertijd blijft er ruimte voor specifieke werkwijzen die passen bij de aard van een bedrijfsonderdeel. Juist die combinatie maakt het mogelijk om schaalbaar te werken zonder de eigenheid van de verschillende merken te verliezen.

Een warm welkom, ook wanneer zoveel medewerkers starten

Juist omdat er jaarlijks zoveel nieuwe medewerkers starten, kijkt Libéma verder dan alleen een efficiënt administratief proces. Achter iedere indiensttreding zit immers een nieuwe collega die voor het eerst kennismaakt met de organisatie.

Dat begint al vóór de eerste werkdag. Nieuwe medewerkers vullen in HR2day digitaal hun gegevens aan, ondertekenen documenten en doorlopen verschillende stappen in het preboardingproces. 

Nieuwe medewerkers maken alvast kennis met hun werkomgeving, de organisatie en de mensen met wie zij gaan samenwerken. Zo ontstaat niet alleen een efficiënter proces maar ook een betere start van de employee journey. Voor Roelie blijft dat een belangrijk aandachtspunt voor de toekomst, zo vertelt ze: “Het is belangrijk dat je die persoon zo goed mogelijk ontvangt. We willen blijven kijken hoe we mensen een nog warmer welkom kunnen geven.”

“Het is belangrijk dat je die persoon zo goed mogelijk ontvangt. We willen blijven kijken hoe we mensen een nog warmer welkom kunnen geven.”

HR als fundament voor groei

De groei van Libéma vraagt om een HR-aanpak die schaalbaar is. Met meerdere bedrijven, meerdere cao’s, verschillende locaties en uiteenlopende personeelsgroepen is het belangrijk dat processen niet afhankelijk zijn van individuele kennis of handmatige werkzaamheden.

Ook de koppeling tussen verschillende systemen speelt daarin een belangrijke rol. Zo worden gegevens vanuit HR continu uitgewisseld met het tijdregistratiesysteem van Ortec. Nieuwe medewerkers, contractwijzigingen en organisatorische wijzigingen worden automatisch verwerkt, terwijl gewerkte uren vervolgens weer terugkomen voor de salarisverwerking en kostentoewijzing.

Voor een organisatie met duizenden medewerkers en grote seizoenspieken is dat cruciaal. Het voorkomt dubbel werk, verkleint de foutgevoeligheid en zorgt ervoor dat HR, planning en salarisadministratie optimaal op elkaar aansluiten.

Stabiliteit in een sector die altijd beweegt

Hoewel de recreatiesector voortdurend verandert, hecht Libéma veel waarde aan langdurige relaties. Als familiebedrijf werkt de organisatie graag samen met partners die meedenken, bereikbaar zijn en begrijpen hoe de organisatie functioneert. 

Die behoefte aan stabiliteit geldt ook voor HR. Terwijl de organisatie groeit, nieuwe bedrijven toevoegt en blijft inspelen op ontwikkelingen in de markt, is het belangrijk dat de basis op orde blijft. 

Juist omdat Libéma opereert in een omgeving waarin zoveel verandert, vindt de organisatie het belangrijk om te kunnen vertrouwen op een stabiele basis. Dat geldt voor medewerkers, maar ook voor de systemen en partners waarop de organisatie dagelijks bouwt, zoals HR2day. Roelie licht het verloop van de samenwerking tussen Libéma en HR2day toe: “We hebben veel met elkaar samengewerkt, goed naar elkaar geluisterd en samen gekeken naar wat mogelijk is. Dat heeft ervoor gezorgd dat we echt een goede basis hebben kunnen neerzetten voor onze HR-processen.”

“We hebben veel met elkaar samengewerkt, goed naar elkaar geluisterd en samen gekeken naar wat mogelijk is. Dat heeft ervoor gezorgd dat we echt een goede basis hebben kunnen neerzetten voor onze HR-processen.”

Klaar voor de toekomst

Voor Libéma is HR nooit af. De organisatie blijft investeren in het verbeteren van processen, het versterken van de employee journey en het ondersteunen van medewerkers en leidinggevenden. Digitalisering speelt daarin een belangrijke rol, maar altijd met hetzelfde doel: medewerkers zo goed mogelijk ondersteunen en tegelijkertijd de organisatie wendbaar houden. Want juist binnen de recreatie- en leisuresector, waar groei, gastvrijheid en seizoensdynamiek samenkomen, maakt een sterke HR-fundering het verschil. En, hoe zou Roelie de samenwerking met HR2day beschrijven? “HR2day is een betrokken partner die graag samen naar oplossingen zoekt en het goed wil doen voor de klant.”

“HR2day is een betrokken partner die graag samen naar oplossingen zoekt en het goed wil doen voor de klant.”