Marvin is een interim HR- en IT-consultant met jarenlange ervaring op het snijvlak van deze twee vakgebieden. Zijn expertise ligt in het optimaliseren van processen binnen organisaties. Bij Hogeschool Rotterdam was Marvin betrokken bij de implementatie van HR2day, een nieuw HR- en Payrollsysteem. Aanvankelijk trad hij op als business consultant en begeleidde de HR-afdeling tijdens het voortraject. Later nam hij de rol van projectmanager op zich voor het recruitmentgedeelte van het project, waarbij hij nauw samenwerkte met zowel interne teams als externe partners.
De organisatie: Hogeschool Rotterdam en haar uitdagingen
Hogeschool Rotterdam is een grote onderwijsinstelling die bestaat uit meerdere instituten en diensten, ieder met zijn eigen processen en werkwijzen. Deze instituten hebben veelal vrijheid in het inrichten van hun eigen HR-processen zoals werving en selectie. Dit heeft geleid tot een divers landschap aan processen binnen de hogeschool, wat herkenbaar is voor veel grote onderwijsinstellingen.
De hogeschool wilde door middel van een nieuw HR-systeem, HR2day, deze verschillende processen stroomlijnen en verbeteren. Dit systeem moest zo zorgen voor meer uniformiteit in de HR-processen. De implementatie van HR2day was dus niet alleen een technische, maar ook een organisatorische verandering. Het systeem moest de basis vormen voor een consistent proces, waarbinnen alle instituten en diensten op een uniforme manier konden werken.
De implementatie: Een ontdekkingsreis voor gebruikers
Het implementeren van een nieuw systeem zoals HR2day is vaak een ontdekkingsreis voor de betrokken gebruikers. In de aanbestedingsfase worden veel eisen en wensen vastgelegd, maar in de praktijk blijkt vaak dat organisaties hun werkwijzen moeten aanpassen aan de mogelijkheden van het systeem. Marvin legt uit: “Tijdens de implementatie kom je er al snel achter dat je de werkwijze van je organisatie enigszins moet aanpassen aan de mogelijkheden van het systeem.”
Het project kende enkele uitdagingen, waaronder de samenwerking met externe partijen die bepaalde delen van de software verzorgden. Dit zorgde voor extra complexiteit en, in combinatie met uitval van belangrijke projectmedewerkers, leidde dit tot vertragingen. Uiteindelijk was de scope van de livegang beperkt om verdere complicaties te voorkomen, wat uiteraard impact had op de gebruikerservaring. “We waren genoodzaakt om de scope van de go-live in te perken, wat zijn weerslag had op de gebruikers,” aldus Marvin.
Ondanks deze tegenslagen bleef HR2day zich opstellen als een betrouwbare partner. De leverancier nam verantwoordelijkheid en was flexibel in het meedenken over oplossingen, wat cruciaal bleek voor het succes van het project. “HR2day is een partner gebleken die goed naar de situatie kijkt, en haar verantwoordelijkheden pakt,” zegt Marvin.
“HR2day is een partner gebleken die goed naar de situatie kijkt, en haar verantwoordelijkheden pakt.”
Een belangrijk kenmerk van de samenwerking was de partnergerichte aanpak van HR2day, waarin beide partijen samenwerkten aan de oplossing van vraagstukken. Dit vereiste enige aanpassing vanuit de organisatie, maar uiteindelijk bleek het een effectieve manier van werken. Met extra inzet en ondersteuning van HR2day werd er een inhaalslag gemaakt, en werd het project gebracht naar het niveau dat de hogeschool initieel ambieerde bij live-gang. Het is nu dan ook zaak om op deze weg door te blijven gaan zodat de inhaalslag niet alleen op techniek, maar ook op gebruikersbeleving verder gemaakt wordt.
Na de livegang bleef de relatie met HR2day sterk, vooral op het gebied van servicemanagement. “We zijn nu al een tijdje live. Vanuit HR2day krijgen we ook op het gebied van servicemanagement veel aandacht. We voelden ons tijdens de implementatie, maar ook nu we live zijn, echt serieus genomen,” aldus Marvin.
“Vanuit HR2day krijgen we ook op het gebied van servicemanagement veel aandacht. We voelden ons tijdens de implementatie, maar ook nu we live zijn, echt serieus genomen.”
Conclusie
De implementatie van HR2day bij Hogeschool Rotterdam toont aan hoe belangrijk flexibiliteit en samenwerking zijn bij de invoering van nieuwe systemen. Zowel de organisatie als de leverancier moeten bereid zijn om zich aan te passen aan de realiteit die tijdens het project naar voren komt. Dankzij de open en actieve betrokkenheid van HR2day en de hogeschool, kon het project, ondanks de uitdagingen, succesvol worden afgerond. Marvin’s ervaring onderstreept de waarde van een leverancier die niet alleen verantwoordelijkheid neemt, maar ook blijft investeren in de tevredenheid van de klant na de livegang van het systeem.
