Voor kennis- en onderwijscentrum Driestar educatief was het overduidelijk: het IT-landschap moest op de schop. Een complexe organisatiestructuur, een verouderde HR-applicatie en veranderend onderwijs brachten de nodige uitdagingen met zich mee. De oplossing? De krachtige combinatie van de software van AllSolutions en de moderne HR- en salarisoplossing HR2day.

Driestar educatief uit Gouda is een veelzijdig kennis- en onderwijscentrum. De organisatie biedt niet alleen hbo- en masteropleidingen voor christelijk onderwijs, maar ook onderwijsadvies en cursussen voor onderwijsprofessionals. Daarnaast verzorgt zij studentenhuisvesting én verricht zij onderwijsonderzoek. “Wij leiden mensen op voor een baan in het christelijk onderwijs,” vertelt Kees Codée, Programmamanager bij Driestar educatief. “Een onderwijsprofessional kan zijn of haar hele leven lang bij ons terecht.”

IT-infrastructuur sloot niet meer aan

In 2022 legde Driestar educatief het IT-landschap onder de loep. Dat had alles te maken met de nieuwe strategie van het onderwijscentrum. Codée: “Tegenwoordig hanteren we een multi-labelstrategie. Naast het label Driestar Hogeschool hebben we ook de labels Driestar Onderwijsadvies, CPS voor onderwijsadvies en Gouwe Academie voor scholing en begeleiding. De oorspronkelijke inrichting van de software van AllSolutions, waar we al sinds 2005 mee werken, kon daar niet goed mee overweg.”

Daarnaast voldeed de HR-oplossing waarmee de onderwijsorganisatie werkte niet meer. “Die oplossing was sterk verouderd,” vertelt Anna van Boven, Personeelsadviseur bij Driestar educatief. “Onze collega’s konden daar zelf te weinig in doen. Ze moesten ons bijvoorbeeld nog mailen om verlof aan te vragen, waarna wij dat overtypten in het systeem. Dat kostte onnodig veel tijd en was foutgevoelig. Verder waren we voor het uitbetalingsproces van de salarissen afhankelijk van een externe medewerker. Dat was niet ideaal.”

De beste oplossing voor Driestar educatief

Hoog tijd voor verandering. “Na een uitvoerig aanbestedingstraject kwam de combinatie van AllSolutions en HR2day als meest geschikte optie naar voren,” vertelt Codée. Vanuit het HR-team: “We hadden als harde eis dat de nieuwe HR-applicatie de onderwijs-cao moest ondersteunen. HR2day is een van de weinige HR-applicaties die dat doet. Bovendien zijn ze zeer gericht op selfservice, wat wij een groot pluspunt vonden.”

Codée vult aan: “AllSolutions scoorde goed, omdat ze het aandurfden de databronnen van onze drie labels samen te voegen tot één bron. Dat is een complexe klus, maar de mensen van AllSolutions toonden daarin kennis en expertise.”

Toch stonden Codée en zijn collega’s van het HR-team aanvankelijk niet te springen om met twee oplossingen — en dus twee leveranciers — aan de slag te gaan. Codée: “Onze zorgen daarover vervlogen al gauw, omdat AllSolutions en HR2day hun oplossingen wilden integreren tot één vloeiend geheel. Ook gaf AllSolutions direct aan tijdens de implementatie als hoofdaannemer te fungeren. Al die aspecten samen maakten het snel duidelijk: dit is de beste oplossing voor ons.”

De kracht van AllSolutions en HR2day

Nu beschikt Driestar educatief over een IT-landschap dat naadloos aansluit op de behoeften van de organisatie. Codée: “We hebben één uitgangspunt voor onze gehele onderwijsorganisatie. In de software van AllSolutions zijn de gegevens van alle labels geïntegreerd. Zo zien we bijvoorbeeld in ons CRM al onze relaties, met duidelijk inzicht in wie bij welk merk hoort.”

De projectadministratie in de software van AllSolutions is essentieel geworden voor de onderwijsadviestrajecten van Driestar Onderwijsadvies. “Die trajecten hebben namelijk een zeer projectmatig karakter. Met de software kunnen we de voortgang van deze trajecten heel nauwkeurig en eenvoudig vastleggen en volgen. Ook leggen we onze financiële administratie nu op één plek vast en kunnen we onze financiën gemakkelijk inzichtelijk maken voor de managementteams van de verschillende labels.”

Van Boven: “Met HR2day hebben we een robuuste HR- en salarisoplossing in huis, volledig geïntegreerd in de software van AllSolutions én afgestemd op onze verschillende labels. Collega’s kunnen nu via een app veel zaken zelf regelen, zoals verlof aanvragen, declaraties indienen, ontwikkelgesprekken plannen en contactgegevens wijzigen. Dat is veel eenvoudiger en efficiënter dan voorheen. Daarnaast kunnen wij nu zelf salarissen uitbetalen, zonder hulp van buitenaf.”

Van POC naar implementatie

Codée kijkt tevreden terug op de implementatie. “Wij waren natuurlijk al bekend met de software van AllSolutions, maar onze andere labels, CPS en Gouwe Academie, nog niet,” vertelt hij. “Om draagvlak te creëren en uitvoerig te testen of alles werkte, hebben we eerst een proof-of-concept gemaakt. Pas toen we overtuigd waren dat het goed functioneerde, startten we de implementatie. En dat verliep goed. AllSolutions pakte, zoals afgesproken, de leidende rol en communiceerde goed met onze stuurgroep.”

Kees Codée, Programma Manager bij Driestar educatief

“Wat ik mooi vind, is dat zowel HR2day als AllSolutions erg klantgedreven zijn. Ze staan open voor de wensen van klanten.”

“Andere leveranciers trekken al gauw de deur dicht,” vervolgt Codée, “maar HR2day niet. Daarnaast hebben ze allebei verstand van onze branche, waardoor ze goed op de hoogte zijn van de processen die voor ons belangrijk zijn.”

Meer accurate data, betere beslissingen

Inmiddels plukt Driestar educatief dagelijks de vruchten van HR2day en AllSolutions. Codée: “Doordat alle collega’s nu via een app zelf HR-zaken kunnen doorvoeren en accountmanagers, bijvoorbeeld, altijd en overal ons CRM kunnen aanvullen, hebben we het invoeren van data in ons systeem veel dichter bij de bron gebracht. Dat werkt veel efficiënter. Het betekent minder overtypen, meer gedigitaliseerde processen en minder fouten. Ik durf wel te stellen dat 99 procent van de data in onze systemen nu klopt. Daardoor kunnen we ook beter de juiste beslissingen nemen op basis van onze data.”

Klaar voor de onderwijstoekomst

Voor Driestar educatief biedt het nieuwe IT-landschap ook kansen. “We beschikken nu over een IT-architectuur die onze huidige en toekomstige activiteiten veel beter ondersteunt,” zegt Codée. “Ik zie het als een krachtige motor waarmee we klaar zijn voor wat de toekomst brengt, en waarmee we continu kunnen blijven verbeteren. Het onderwijs verandert immers.

Flexibilisering, waarbij het onderwijs veel beter wordt afgestemd op de specifieke behoeften van studenten, is een grote en belangrijke ontwikkeling. Dat betekent onder andere dat we in de toekomst nóg meer projecten gaan optuigen met andere organisaties en externe collega’s. Dankzij de software van AllSolutions en HR2day zijn we veel wendbaarder en kunnen we daar goed op inspelen.”