Modexpress is een logistieke dienstverlener, gespecialiseerd in fashion, die actief is op drie gebieden: transport en distributie, retail en E-commerce. Die laatste poot heeft een forse groei doorgemaakt, niet in de laatste plaats door de coronacrisis toen online shoppen een vlucht nam. De organisatie is actief op 7 locaties met zo’n 400 tot 470 werknemers in loondienst en daarnaast een flexibele schil van zo’n 200 uitzendkrachten.
‘Het werk bij ons is heel fluctuerend en dat betekent dat er in een hele drukke periode 300 flexkrachten aan het werk kunnen zijn en in rustigere tijd wat minder. Dat vraagt dus veel handelingen op hr-gebied, denk alleen al aan personeelsplanning.’ Aan het woord is Pieter van der Vorst, hr-manager bij Modexpress. Voor hem is digitalisering van hr-processen niet meer dan een logisch vervolg van de al eerder ingezette automatisering in de branche. ‘Als logistiek dienstverlener zijn we al enige tijd bezig om te kijken hoe de digitalisering van hr-processen de organisatie kan helpen om leidinggevenden en medewerkers te ondersteunen.’
Groei
De groei die Modexpress de afgelopen jaren heeft doorgemaakt, onder andere door de ontwikkelingen in de E-commerce, vraagt ook om gestroomlijndere processen op hr-gebied. Pieter, die inmiddels ruim elf jaar werkzaam is bij Modexpress, vertelt: ‘Toen ik hier startte, werkten er ongeveer honderddertig mensen. Er was nog niet veel geregeld als het om hr gaat. Doordat Modexpress een aantal jaren onderdeel is geweest van CB, zijn wij bij HR2day terechtgekomen. In 2017 is Modexpress volledig zelfstandig geworden.’
Een aanbieder van hr-softwaresystemen kiezen, is niet iets waarbij organisaties over een nacht ijs gaan. Dat is ook de ervaring van Pieter. ‘Het is een proces waar je wel even tijd voor moet nemen. De keuze voor een hr-softwaresysteem komt niet zomaar uit de lucht vallen. Daar is destijds een uitgebreid onderzoek aan voorafgegaan om te bepalen welke partij en welke producten en diensten het beste bij onze organisatie zouden passen.’
Software en digitalisering
Ook bij Modexpress is software een grotere rol gaan spelen in het hr-werk. Pieter: ‘Toen ik in 1987 met werken begon, deden we als salarisadministrateur nog bijna alles handmatig. We hadden één pc op de afdeling die we met vijf mensen moesten delen. Veel werd toen ook extern gedaan. In de loop der jaren is er van alles ontwikkeld, ook bij externen, denk aan UWV. Als je nu een WIA-aanvraag doet gaat alles digitaal.’
Niet alleen wordt het werk steeds meer geautomatiseerd, ook de hr-softwaresystemen blijven zich ontwikkelen en dus wordt er ook steeds meer mogelijk. Dat ziet Pieter ook terug in de toepassing van de software. ‘De nadruk lag in het begin vooral op de administratieve verslaglegging’ vervolgt Pieter. ‘Daarna gingen we al snel van een fysieke personeelskaart waar alles op stond, naar digitale verwerking en vervolgens naar digitale personeelsdossiers nu. En zelfs het hele hr-instrumentarium is tegenwoordig gedigitaliseerd, denk aan de volledige beoordelingscyclus. Die zit bij ons helemaal in HR2day en dat scheelt enorm veel tijd. Daarnaast is het steeds beter mogelijk om verschillende systemen aan elkaar te koppelen. Denk aan je tijdregistratiesysteem waar je gewerkte uren uit haalt, met een koppeling naar je salarissysteem en je HR-systeem zodat je automatisch met die uren kunt rekenen. Dat draagt zeker bij aan efficiency van het werk en aan het beperken van fouten.’
“Het hele hr-instrumentarium is tegenwoordig gedigitaliseerd, denk aan de volledige beoordelingscyclus. Die zit bij ons helemaal in HR2day en dat scheelt enorm veel tijd.”
Pieter van der Vorst, hr manager bij Modexpress
Het voordeel van een app
‘Medewerkers zijn over het algemeen heel blij met het feit dat HR2day aangeboden wordt als app. Ze zien hun salarisstrook in de app, maar ook ons hele tijdregistratie- en planningssysteem zit erin. Zo kunnen medewerkers in de app zien wanneer ze ingepland zijn voor werk. Omdat het aanbod van werk sterk fluctueert bij ons, fluctueert ook wanneer een werknemer op een dag wordt ingezet. Het is voor medewerkers alleen maar handig dat ze die informatie snel en makkelijk kunnen zien en altijd bij de hand hebben. Ook kunnen ze verlof aanvragen in de app, en meteen zien of hun aanvraag is goedgekeurd.’
Transparantie
Werken met digitale personeelsdossiers in een HR-softwaresysteem brengt ook meer transparantie met zich mee. ‘Medewerkers zien welke informatie de werkgever over hen heeft vastgelegd, ze kunnen gewoon hun eigen personeelsdossier inzien. Er is niks geheimzinnigs aan, en dat wordt als prettig ervaren. Ook kunnen ze die gegevens zelf wijzigen als dat nodig is, bijvoorbeeld als iemand een andere bankrekeningnummer heeft of getrouwd is waardoor de burgerlijke staat verandert. ‘
Dat de app en software ook in het Engels is, bewijst zijn dienst bij Modexpress. ‘Hier lopen dertig verschillende nationaliteiten rond op de werkvloer. We werken veel met arbeidsmigranten. Er zijn daarom wel afspraken gemaakt over de voertaal op de werkvloer; die is Nederlands en Engels, maar je moet ook informatie over personeelszaken in twee talen aanbieden. Gelukkig is de software ook in het Engels beschikbaar, en kun je in de app ook kiezen voor Engels als voertaal.’
