Workforcemanagement 2.0: gecontroleerde flexibiliteit

Steeds meer bedrijven en organisaties werken ermee: de flexibele schil. Rondom een kern van vaste medewerkers bouwen ze een laag van ZZP’ers of via een bureau gedetacheerd personeel op die tijdelijk werkzaamheden verrichten wanneer de situatie daarom vraagt. Dat is uitermate handig wanneer snel expertise benodigd is die niet door eigen personeel kan worden geleverd, maar het brengt ook de nodige uitdagingen met zich mee. Wat zijn de gevolgen voor workforcemanagement?

Door Jan van Wijngaarden, sales directeur bij HR2day

Veel bedrijven speelden al langer met het idee van een flexibele schil, maar de economische crisis heeft de adoptie zeker versneld. Bedrijven moesten wendbaarder worden en geld besparen. Veel vaste krachten werden daarom noodgedwongen ontslagen. Een deel ging op zoek naar een andere, vaak tijdelijke, aanstelling bij een ander bedrijf, terwijl de meer ondernemende mensen het juist als hét moment zagen om hun expertise als zzp’er aan te gaan bieden.

De economische crisis is dan wel grotendeels voorbij, maar veel bedrijven zijn en blijven voorzichtig met het aangaan van vaste contracten. Dat kan ook, want nooit eerder waren er zoveel ZZP’ers met zoveel ervaring en expertise. Wanneer een bedrijf bepaalde expertise mist, is er bijna altijd wel een ZZP’er te vinden die dat gebrek aan kennis aan kan vullen. Daardoor ontstaat er, zeker bij bedrijven die minder vastzitten in oude structuren, als vanzelfsprekend een grote groep aan flexibele werknemers. Deze organisaties delen functies flexibel in en huren afhankelijk van behoefte meer of juist minder werknemers in.

Geen lange termijnverplichtingen, maar wel de expertise

Een groot voordeel daarvan voor organisaties is dat ze, zonder dat ze voor langere tijd verplichtingen aan hoeven te gaan, werknemers kunnen inzetten voor een beperkte periode. Dat houdt een organisatie klein, wendbaar en voorbereid voor het geval het economisch weer minder zou gaan. Maar ook zonder dat kan scherper op kosten worden gestuurd. Bovendien stelt het bedrijven in staat om heel specifieke expertise in huis te halen, zonder daar gelijk iemand voltijds voor in dienst te moeten nemen. Juist omdat ZZP’en zo in zwang is geraakt, hebben bedrijven het vaak voor het uitkiezen. Ik ken zelfs voorbeelden van gepensioneerde werknemers die hun vak zo missen dat ze, als zelfstandige ondernemers, voor een aantal dagen in de week bij hun oude werkgevers terugkeren. En die werkgevers zijn daar maar wat blij mee. Het kan namelijk gebeuren dat kennis de deur uit loopt en niet zo makkelijk te vervangen is.

Twee groepen werknemers, maar één HR-beleid

Andersom kent zo’n flexibele schil ook de nodige uitdagingen. Allereerst is daar natuurlijk het feit dat een werknemersbestand erdoor in tweeën wordt gesplitst. De ene groep wordt iedere maand op een vast moment uitbetaald, terwijl de andere groep betaald wordt op basis van de facturen die zij insturen. Op zich is dat administratief nog wel op te lossen, maar nog steeds willen bedrijven aan de voorkant hun werknemers het liefst als één groep behandelen, waarbij er natuurlijk wel verschillen zijn in afspraken: met de flexibele werknemers moeten specifieke en korte termijn-contractafspraken worden gemaakt, terwijl een organisatie bij eigen medewerkers meer invloed heeft – al was het maar omdat die werknemers op papier langer blijven en er daarom ook makkelijker afspraken voor de lange termijn kunnen worden gemaakt.

Toch is het uiteindelijk wel één workforce, die bedrijven zoveel mogelijk dezelfde behandeling willen geven. Iemand die over de benodigde expertise beschikt snel kunnen inhuren is makkelijk en handig, maar er moet niet een te groot verschil in kennisniveaus van beide groepen ontstaan. Bedrijven moeten goed in de gaten houden dat de vaste werknemers genoeg kansen tot eigen ontwikkeling krijgen, maar flexwerkers op hun beurt ook. Hoewel daar bij veel HR-managers nog twijfel over is – waarom mensen opleiden die zo weg kunnen zijn – is het natuurlijk niet gezegd dat vaste werknemers niet direct na een cursus vertrekken. Een goed HR-systeem waarin ontwikkeling van beide groepen integraal goed kan worden vastgelegd en gevolgd, komt bij die talentontwikkeling dan ook goed van pas.

Eén HR-systeem

Door alles in één HR-systeem vast te leggen wordt niet alleen de talentontwikkeling, maar alle andere processen een stuk overzichtelijker en beheersbaarder. Organisaties krijgen inzicht in talentontwikkeling en beoordelingscycli, maar ook in praktische zaken als bezettings- en formatieoverzichten. Die kunnen in één systeem worden gemaakt, in plaats van twee systemen om vervolgens in Excel aan elkaar geknoopt te worden. Op die manier heeft een bedrijf of organisatie niet alleen het beste van twee werelden met vast en flexibel personeel, maar kan daar ook daadwerkelijk van geprofiteerd worden omdat de groepen als één groep gemanaged kunnen worden – Workforcemanagement 2.0.