Tips bij de inzet van Social Tools

De afgelopen 15 jaar is het gebruik van social tools enorm toegenomen. Het begon met MSN en Hyves maar nu zijn Facebook, Insta, TikTok en Whatsapp niet meer weg te denken. Met deze tools blijf je sociaal betrokken zonder dat je vrienden fysiek ziet of spreekt. Dit zijn leuke en nuttige tools maar voor zakelijk gebruik is dit niet in te zetten. Toch zie je juist in deze tijd dat ook zakelijk steeds meer aandacht komt voor tools om werknemers onderling te verbinden, betrekken en informeren door.

  • het delen van updates en nieuwsberichten
  • favoriete collega’s volgen
  • delen van belangrijke documenten
  • filmpjes, foto’s te delen van gebeurtenissen,meetings & activiteiten
  • samenwerking tussen afdelingen en teams te bevorderen
  • polls en enquêtes uitzetten om inzicht te krijgen

Het leuke van deze tools is het op gang brengen van interactie en werknemers te laten zien wat er speelt binnen de organisatie zonder dat ze fysiek bij elkaar zijn. Het is het “praatje” bij de koffiemachine maar dan online op je mobiel of laptop.

Net als bij Facebook en Instagram like, deel en reageer je op posts. Hierdoor creëer je interactie tussen collega’s en afdelingen wat de samenwerking, innovatie en werkbeleving bevordert. Nieuwe werknemers zijn sneller ingewerkt en onderdeel van de cultuur van de organisatie. Daarnaast is het voor HR en Management een tool om te meten wat er leeft door het inzetten van Polls en enquêtes. Door vooraf te meten heb je data om proactief te sturen.

Tips

Als je social tools inzet is het goed om vooraf te bepalen hoe je dit wilt inzetten om het een succes te laten worden. Een aantal tips bij het inzetten van social tools:

Top-Down

Het is verleidelijk om een social tools eerst uit te rollen bij de werknemers. Maar zorg ervoor dat juist het management en directie een actieve rol inneemt.

Profielfoto’s

Zorg dat de profielfoto’s worden gebruikt. In social tools is er vaak meer persoonlijke communicatie en het is fijn als je weet wie je tegenover je hebt.

Afspraken

Bespreek in je team welke behoefte er is. Hoe ga je om met hele persoonlijke updates vs zakelijke updates. Ga je het vooral zakelijk inzetten of is persoonlijk en privé updates ook wenselijk. Zet er wat richtlijnen voor op om duidelijkheid te scheppen voor werknemers.

Goed begin, halve werk

Je kunt posten in afdelingen, groepen of bedrijfsbreed. Geef nieuwe werknemers een korte tour of training met een filmpje of document inclusief de richtlijnen zodat ze er sneller mee aan de slag kunnen.

Do’s & Don’ts

Voor de inzet van social tools is het belangrijk om vooraf een aantal richtlijnen rondom gebruik en communicatie te beschrijven. Dit zorgt voor helderheid bij collega’s in het gebruik van de tool zodat je een groot succes wordt. Een aantal handige Do’s & Dont’s bij het gebruik van social tools zijn:

Do’s

  • Doe mee: stel vragen, geef antwoord en deel informatie
  • Post informatie die relevant is voor het werk
  • Je kunt beter iets posten van een onbelangrijk mailtje sturen
  • Denk na voordat je iets post en denk na wie dit kan lezen
  • Gebruik de tool om meer mensen te bereiken en reacties te krijgen
  • Je kunt beter samenwerken via groepen in de tool dan via mail lijsten
  • Post bestanden in de tool ipv versturen via mail
  • Houd de berichten kort en bondig

Dont’s

  • Iets posten waarvan je niet wilt dat het HR-team of manager het lezen
  • Veel te lange posts schrijven
  • De tool gebruiken in plaats van met iemand persoonlijk te praten
  • Vertrouwelijke informatie of document post in openbare groepen
  • Persoonlijke berichten plaatsen die niet relevant zijn voor het bedrijf
  • Hetzelfde bericht posten voor meerdere mensen

Meer weten over de mogelijkheden van HR2day rondom Social Tools?

HR2day Brochure

Weten wat HR2day voor jouw
organisatie en HR kan
betekenen?