Berichten

tips voor de Business Controller bij pakketselectie

8 tips voor de Business Controller bij pakketselectie

Waar let de controller op bij een pakketselectie? 

In ons blog: Hoe kies ik de HR-software die bij ons past geven we je een vijf-stappenplan naar de succesvolle selectie van passende HR-software. Bij het opstellen en evalueren van de belangrijke eisen en wensen speelt ook de Business Controller een belangrijke rol (zie ook ons blog: Controller: Het vijfde wiel aan de wagen?). Maar waar let je nu op als Controller? We geven je 8 tips.

1- Efficiënte, consistente en veilige manier van vastleggen

Velen zullen het herkennen: Oplossingen waarbij de administratie van personeelsgegevens versnipperd is over verschillende systemen. Terwijl dit uiteindelijk juist volledig en op consistente wijze bij elkaar moet komen. Dit kost niet alleen veel tijd en moeite, maar vergroot tevens de kans op foutenaanzienlijk. In een ideale wereld wordt data echter bij de bron, letterlijk bij de medewerker, ingevoerd en daarna zoveel als mogelijk geautomatiseerd en realtime verwerkt in één en hetzelfde systeem. Met een duidelijk inzicht in wie wat gemuteerd heeft (traceability). Een Controller zal als eenmaal bewezen is dat het systeem zo werkt en dat de werking ook regelmatig getoetst wordt (certificering) volledig kunnen vertrouwen op de output van het systeem. Een last minder en bovendien is de informatie die nodig is sneller beschikbaar.

2- Organisatiemanagement en integrale autorisatie

Je HR-oplossing is eigenlijk het begin van alles (system of record). Zodra medewerkers in dienst komen, worden ze daarin geregistreerd waarna de in-dienst-processen volgen. Maar ook iedere wijziging en actie daarna, zoals beoordelingen, ziekmeldingen en een nieuwe functie, komen allemaal in de administratie terecht. En bij een functiewijziging moeten de daarbij horende bevoegdheden en rechten worden vastgelegd en geactiveerd. Als je dat doet, is het buitengewoon prettig als je er van op aan kunt dat alle processen de wijziging volgen. Dat de output die je uit het systeem haalt de organisatie- en autorisatiestructuur volgt. En als het nodig is, dat je een wijziging voor de toekomst kunt vastleggen en dat deze ook pas op die datum effectief wordt, zonder dat je dat zelf nog hoeft te bewaken. Ook dat geeft een veilig gevoel.

3- Ontkoppelen waar mogelijk, efficiënt koppelen waar nodig

De evidente voordelen van het werken met één HR-oplossing impliceert dat je streeft naar zo min mogelijk koppelingen. En tegelijk is het een gegeven dat er gekoppeld moet worden. Denk daarbij aan koppeling met de Belastingdienst, financiële toepassingen, allerlei Pensioenfondsen en Arbodiensten. Veilig en efficiënt koppelen kan als je een HR-oplossing hebt die uitwisselen op basis van API’s en webservices mogelijk maakt. Je bepaalt dan zelf op veldniveau welke gegevens je beschikbaar stelt of inleest, waarbij de autorisaties en organisatiestructuur volledig gevolgd worden zodat je volledige controle houdt over welke gegevens je uitwisselt en welke niet. En dat kan eigenlijk alleen als je een HR-oplossing hebt die werkt als één geheel. Op zich is dit een aandachtspunt voor IT, maar het kan geen kwaad om als Controller hier ook op te letten.

4- Compliance en continuïteit

Betrouwbaarheid van je systeem zorgt niet alleen voor een gerust gevoel, het is een in vele opzichten wettelijke plicht. Zeker daar waar het aankomt op de regels rond privacy. Ook HR-oplossingen zijn tegenwoordig bedrijfskritisch, medewerkers gaan er van uit dat het systeem overal en altijd toegankelijk is. Ook hier komt de rol van de Business Controller extra tot zijn recht omdat een hoge graad van betrouwbaarheid en beschikbaarheid op gespannen voet kan staan met de wens om de kosten binnen de perken te houden en ook wendbaar te blijven. Dus hoe maak je die afweging? Het is hierbij goed om je bewust te zijn van het feit dat systemen die nog werken volgens oude principes in dit opzicht vaak tegen de nodige beperkingen aanlopen. Alleen tegen niet geringe terugkerende kosten kan voldaan worden aan de eisen die je stelt ten aanzien van compliancy en continuïteit. Dus als Business Controller is het zaak hiermee rekening te houden in je business case voor een nieuwe, moderne HR-oplossing.

5- Een efficiënte manier van budgetteren

Hoewel soms wordt gepleit voor het volledig afschaffen van het budgetteringsproces, is dit in de praktijk nog maar mondjesmaat ook echt het geval. Omdat personeel voor veel bedrijven een van de grootste kostenposten is, is het kunnen beheersen en ook plannen van die kosten nog steeds enorm belangrijk. En hierbij vormt het HR-systeem de basis. Tegelijkertijd zien steeds meer organisaties dat dit efficiënter kan dan dat ze tot nu toe gewoon waren. Gedetailleerd begroten en rapporteren wordt steeds minder belangrijk en bij tussentijdse rapportages wordt volgens het 80/20-principe alleen naar de grootste en meest beïnvloedbare afwijkingen gekeken. Je wil je HR-oplossing dan ook volgens die principes kunnen inrichten. Hiervoor dient de benodigde informatie op een simpele en flexibele manier uit het HR-systeem te kunnen worden gehaald, waarbij ook hier weer de organisatie- en autorisatiestructuur wordt gevolgd, nu en in de toekomst.

6- Gestructureerde en juiste aanlevering aan het financiële systeem

De Business Controller is verantwoordelijk voor de juiste financiële vastlegging van alle feiten. Deze zijn nodig voor de totstandkoming van zowel de externe als de interne rapportages. Het grootboek is daarbij het uitgangspunt. Zoals gezegd vormen de personeelskosten een belangrijke post en dus is uitgebreid inzicht in deze kosten cruciaal. Niet zelden is het kunnen vertalen van de data in het HR-systeem naar de journaalposten voor het financiële systeem een crime. Te vaak heb ik ingewikkelde spreadsheets gezien die worden gebruikt en onderhouden om dit te kunnen realiseren. Of er worden zelfs speciale programma’s geschreven om de juiste financiële mutaties te kunnen samenstellen. Terwijl in principe alle informatie natuurlijk al aanwezig zou moeten zijn in het HR-systeem en dus geautomatiseerd aangeleverd moet kunnen worden. Hier goed naar kijken bij de selectie van de HR-oplossing kan dus een behoorlijk rendement opleveren!

7- Rapportages en analyses

Veel van de rapportages en analyses voor HR focussen puur en alleen op de HR-processen. Bij voorkeur heb je dan een HR-oplossing die voorziet in functionaliteit om deze informatie direct te ontsluiten aan de verschillende stakeholders. Zonder dat daarvoor nog handmatig acties nodig zijn en waarbij het ook hier weer belangrijk is dat de zorgvuldig ingerichte organisatie- en autorisatiestructuur wordt gevolgd. Als dat niet het geval zou zijn, is de tooling onbruikbaar voor de meeste gebruikers. Hierbij geldt bovendien dat de benodigde informatie intuïtief moet kunnen worden benaderd. Want als het ingewikkeld is, zullen gebruikers al snel afhaken. En in plaats van het zelf te doen, zullen ze de Business Controller benaderen toe met het verzoek de informatie aan te leveren. Dus in het kader van zijn eigen effectiviteit, doet hij er goed aan dit mee te nemen in zijn selectieproces.

8- Business case

En dan is daar nog het beoordelen van de eenmalige en de terugkerende kosten van een nieuw systeem dat bij elk selectieproces een factor van betekenis is. Vaak wordt hier ten onrechte vooral of soms uitsluitend gekeken naar de kostenkant. Terwijl de invoering van een modern HR- en salarissysteem vaak juist ook aanzienlijke kostenbesparingen oplevert. Dus alleen naar de out of pocket-kosten kijken, doet geen recht aan het hele verhaal en is als het vergelijken van appels met peren. Besparingen die met een nieuwe HR-oplossingen gerealiseerd kunnen worden, zitten vooral in het veel efficiënter kunnen werken. Maar ook in minder fouten en in het sneller kunnen beschikken over betrouwbare informatie wat tot betere beslissingen leidt.

Integrale benadering leidt tot afgewogen business case

Een organisatie doet er verstandig aan om de Business Controller te betrekken bij de selectie van een nieuwe HR-oplossing, omdat dit de kans vergroot dat je dan een afgewogen business case krijgt. De Business Controller zal vanwege de verschillende rollen die hij vervult bovenstaande acht punten doorgaans namelijk allemaal ter beoordeling meenemen in zijn overwegingen bij de selectie van een nieuwe HR-oplossing. Juist omdat de Business Controller financieel expert, sparringpartner voor de business en risicobeheerder ineen is, kan hij de verschillende acht punten integraal benaderen.

rol van de Business Controller bij pakketselectie

Is de Business Controller het vijfde wiel aan de wagen?

De rol van de Business Controller bij een HR-pakketselectie

Als het gaat om de stakeholders die betrokken zijn bij de selectie van een HR-oplossing, worden er doorgaans vier doelgroepen of persona’s onderkend: de HR manager/directeur, de HR Business Partner, de HR Professional en natuurlijk de medewerker zelf. Er is echter nog een vijfde rol die vreemd genoeg haast nooit wordt genoemd: de Business Controller. Is de controller daarmee het vijfde wiel aan de wagen? Of zijn er redenen om de controller uit de schaduw te halen bij het selecteren van een nieuwe HR-oplossing?

Uit de schaduw

De vraag stellen, is ‘m beantwoorden. Die redenen zijn er namelijk wat mij betreft zeker. Want hoewel de HR-directeur om evidente redenen wordt gezien als de persoon die primair verantwoordelijk is voor de vertaalslag van strategie naar HR-beleid, is voor het doorrekenen in harde cijfers iemand nodig die financieel goed onderlegd is. Om de toegevoegde waarde van de Business Controller bij de selectie van de HR-oplossing te begrijpen is het goed om te kijken naar de rol en competenties die horen bij deze functie en of deze veranderd zijn ten opzichte van twintig jaar geleden.

Het geweten van de organisatie

Wat mij persoonlijk vooral is bijgebleven uit mijn studie tot Business Controller is dat de rol van Business Controller niet altijd makkelijk is. Destijds werd deze omschreven als “het geweten van de organisatie”. Dit had alles te maken met de spagaat waarin je als Business Controller terecht kunt komen. Omdat je enerzijds ondernemers helpt om mee te denken in kansen, terwijl je er tegelijkertijd voor moet waken dat het financieel allemaal haalbaar en verantwoord blijft. En dan word je ook nog gevraagd mee te denken in termen van risico’s. Ga er maar aan staan! Als ik kijk waar we nu staan, is er niet veel veranderd. In tegenstelling tot twintig jaar geleden zie ik dat het vandaag de dag eerder regel dan uitzondering is voor bedrijven om een Business Controller in dienst te hebben. Maar of de Business Controller nu ook echt altijd wordt gezien als die adviseur en ook als zodanig wordt betrokken, durf ik te betwijfelen.

Rol van sparring partner

Wel kun je zonder enige twijfel stellen dat de Business Controller in eerste aanleg vooral een goede financieel expert moet zijn. Maar Controllers hebben anno 2017 een veel bredere rol dan enkel achteraf informatie verzamelen, analyseren en rapporteren. De moderne Business Controller ondersteunt, adviseert, kijkt vooruit en is dus idealiter sparring partner van het management. Daar ligt zijn echte toegevoegde waarde.

Effectief sturen

Bij de rol van adviseur hoort ook dat er op een effectieve manier gestuurd kan worden. Niet extrapoleren vanuit het verleden, maar sturen op basis van normen. Normen die eenvoudig bijgesteld kunnen worden als daar aanleiding voor is. Want de wereld verandert snel en daar moet je op kunnen inspelen. En dan is er ook nog de trend om meer “los te laten”, meer vertrouwen neer te leggen bij het management en te sturen op hoofdlijnen. Daar ligt dan weer een rol voor HR. Want hoe zorg je dat deze vorm van leidinggeven ook daadwerkelijk wordt toegepast?

Rol van risicobeheerder

Dan is er nog de Business Controller in de rol van risicobeheerder. Vrijwel alle organisaties moeten tegenwoordig immers aantonen compliant te zijn, ze moeten persoonsgegevens veilig stellen en ze moeten kunnen aantonen dat ze gegevens consistent en veilig verwerken en vastleggen.

Afwegen en overtuigen

Een van de leukste onderdelen van mijn opleiding vond ik destijds het onderdeel communiceren en adviseren. Want zoals gezegd, je bent als Controller het geweten van de organisatie. Je weegt aspecten die nogal eens op gespannen voet met elkaar staan af. Met verschillende stakeholders met ieder hun eigen belangen. Dan moet je niet alleen je feiten paraat hebben, maar ook kunnen overtuigen.

De beste stuurlui staan aan de wal?

De controller is het financiële geweten die dan misschien het vijfde wiel is, maar dan wel het stuurwiel waarmee als het nodig is tijdig bijgestuurd kan worden. Mijn advies is derhalve: betrek de Business Controller altijd bij het selectieproces van een nieuwe HR-oplossing, en dan niet pas op het einde, maar vanaf het begin. De Business Controller kan door de verschillende rollen die hij heeft zorgen voor een integrale blik, waardoor het eerder zal gaan over toegevoegde waarde van een nieuwe oplossing en niet alleen over de kosten. Gebruik de expertise van de Controller ook om de risico’s af te wegen die een keuze met zich meebrengt.

Betrek de Business Controller voor een integrale blik op HR

En als na de selectie en een succesvolle implementatie de wagen succesvol op de weg is, blijf de Controller dan om advies vragen. Met de medewerker als uitgangspunt, kan in eendrachtige samenwerking met het HR-management de juiste koers worden gehouden.

Eerder verscheen dit blog op HR Praktijk.