De belangrijkste verbeteringen in HR2day Falcon zijn:

  • Interaction Center
  • Verzuim: uitbreiding verzuimrapportages en – registratie
  • Proforma Payroll: klonen en verlonen
  • Salarisspecificatie: HR dossier en logo op verzonden specificatie
  • Verlof: uren bijwerken op basis van rooster
  • Uitbreidingen autorisatie en workflow
  • Gebruikersinterface en navigatie
  • Uitbreidingen koppelingen en interfaces
  • Formatieplanning en rapportages
  • Payroll, salarisspecificatie, betaalopdracht en journaalpost
  • Declaraties
  • Andere uitbreidingen, w.o:
    • Gebruikersbeheer
    • Vervangingen
    • Beoordelingen
    • Levensloop
    • Kloonfunctie voor werkgevers

Het Interaction Center. Doe en vind alles rond je dienstverband.

Met het Interaction Center introduceert HR2day de plek waar de medewerker zijn gegevens kan vinden en alle relevante acties kan ondernemen. Het is de startpagina waar de medewerker informatie kan terugvinden, transacties kan doen of kan chatten. Het Interaction Center is opgebouwd uit vensters (panels) waarin de belangrijkste informatie per categorie staat en waarvandaan je naar detailschermen en transacties gaat.

In deze eerste versie zijn de volgende panels beschikbaar:

  • Mijn eigen gegevens: naam, adres, woonplaats, e-mail en andere basisgegevens. Klik op “weergave” om meer details van je eigen dossier te bekijken, of klik “+” op om een wijziging door te geven
  • Mijn salarisspecificaties: De medewerker ziet hier de meest recente salarisspecificaties die hem zijn toegezonden. Zolang de loonstrook van deze maand nog niet naar de medewerkers is verstuurd, wordt deze nog niet in het Interaction Center getoond. Klik op “weergave” om naar het overzicht met alle verzonden loonstroken te gaan.
  • Mijn verlofgegevens: De plek om te zien of je verlofaanvraag al is goedgekeurd, wat je saldo is, én om een nieuwe verlofaanvraag in te dienen. Klik op “weergave” om naar het overzicht van al je verlofaanvragen en saldi te gaan.
  • Mijn declaraties: Via het Interaction Center dien je nieuwe declaraties in en zie je of ingediende declaraties al zijn verwerkt. De details van een declaratie kun je bekijken door te klikken op de desbetreffende regel. Klik op “weergave” voor het overzicht van alle declaraties.

We hebben een korte introductievideo gemaakt van de werking van het Interaction Center: wel zo makkelijk om je medewerkers de werking uit te leggen.

Per werkgever stel je in welke blokken je vrij wilt geven. De medewerker kan zelf de blokken in de voor hem gewenste volgorde zetten. De schermopbouw wordt aangepast aan de schermgrootte, zodat het Interaction Center ook zeer goed werkt op smartphone of tablet.

Je bent van HR2day gewend dat alle nieuwe functionaliteit direct na de installatie beschikbaar is. We kunnen ons echter voorstellen dat je je medewerkers wilt informeren over de nieuwe manier van navigeren. Daarom kun je zelf bepalen wanneer je het Interaction Center activeert. Echter, zodra de versie die op Falcon volgt geïnstalleerd wordt, zal het Interaction Center standaard geactiveerd zijn als startscherm voor Employee Self Service (zomer 2015).

Wil je meer weten, of wil je het Interaction Center activeren? Neem dan contact op met de servicedesk.

Verzuim: Uitbreiding verzuimstatistieken en –registratie

Aan de verzuimstatistieken hebben we diverse nieuwe opties toegevoegd. We hebben de volgende uitbreidingen aangebracht:

  • Naast verzuimdagen en verzuimpercentage kun je nu ook de volgende statistiektypes kiezen:
    • Verzuimfrequentie: dat geeft aan hoe vaak medewerkers zich ziek melden
    • Aantal meldingen: dat geeft aan hoe veel nieuwe meldingen in de verslagperiode zijn gedaan
    • Aantal medewerkers: dat geeft aan hoeveel medewerkers er gemiddeld waren in de verslagperiode; dit aantal wordt gebruikt voor alle berekeningen.
  • Je kunt nu kiezen over welke verslagperiode je de geselecteerde cijfers wilt presenteren:
    • Totaal over 12 maanden: de cijfers worden als totaal over de verslagperiode van 12 maanden getoond
    • Eén maand: de cijfers van de geselecteerde maand worden getoond
    • 12 Aparte maanden: de cijfers worden per maand over de geselecteerde periode getoond. Deze functie hadden we al.
  • Onderscheid tussen kort, middel en lang verzuim. Bij de nieuwe verslagperiodes waarin de totalen in een kolom worden weergegeven kun je de cijfers laten uitsplitsen naar Kort, Middel en Lang Verzuim.
  • Bij de te selecteren uitsplitsing hebben we als nieuwe optie “Organisatiestructuur” opgenomen. Dat geeft inzicht in de percentages en frequenties van een afdeling inclusief de subafdelingen.
  • Tot slot zijn er nu twee berekenvarianten:
    • Statistiek online oproepen en met de knop Excel direct weergeven in Excel
    • Statistiek in batch oproepen, speciaal voor grotere werkgevers. Je ontvangt de geselecteerde statistiek dan in Excel via e-mail. De cijfers zijn dan in twee decimalen.

Statistiek

Verder hebben we nog een aantal uitbreidingen aangebracht bij het registreren van verzuimmeldingen:

  • Bij de inrichting van verzuimtaken kun je nu ook groepen in groepen zetten, of gebruikers combineren met groepen. Handig als je met veel verschillende werkgevers werkt, omdat je dan niet bij alle werkgevers dit apart hoeft in te richten
  • Tot slot: als je een verzuimmelding invoert controleert HR2day of er voor die datum van die medewerker al een verzuimmelding is ingevoerd. Als dat het geval is krijg je een melding.

Proforma Payroll: klonen en verlonen

Met HR2day Falcon introduceren we de mogelijkheid voor individuele medewerkers een echte pro-forma te maken in de actuele werkgever. Dit kan je gebruiken om te beoordelen of een wijziging die pas in een toekomstige periode ingaat goed is ingevoerd, of om vanuit de bestaande situatie verder in een proforma omgeving te simuleren wat de impact van wijzigingen is. Je hoeft nu geen aparte werkgever of sandbox-omgeving te gebruiken.

Vanuit het medewerker/arbeidsrelatiescherm roep je het proforma scherm op. Naast de link om de actuele salarisspecificatie weer te geven, vind je nu de link om naar de proforma functie te gaan.

Pro-forma

Eerdere proforma’s voor deze medewerker die je die dag al gemaakt hebt worden direct getoond. Je selecteert een te verlonen periode en drukt op Klonen & verlonen.

Op dat moment wordt er een kopie-werkgever (type Proforma) en een kopie-medewerker gemaakt. Direct wordt ook een verloning gemaakt van de geselecteerde periode. Je kan de loonstrook weergeven, maar ook doorklikken naar de verloning om andere wijzigingen door te testen.

Elke nacht worden de proforma werkgevers en medewerkers weer verwijderd.

Salarisspecificaties: HR dossier en logo op verzonden specificatie

De verzonden salarisspecificaties zijn voortaan ook automatisch beschikbaar in het digitale dossier van de medewerker. Via de knop “Bijlagen” die je op het medewerkerscherm vindt, kom je in het digitale dossier. Hier wordt een extra tabje getoond: Salarisspecificaties. De salarisspecificaties die aan de medewerker zijn toegestuurd kun je hier oproepen of aan jezelf mailen. Zolang de loonstrook van deze maand nog niet naar de medewerker is verstuurd, wordt deze nog niet in het digitale dossier getoond. Als er een twk correctie over een bepaalde periode is geweest wordt hier automatisch de meest actuele specificatie over die periode getoond.

Salarisspecificatie

Bij het verzenden van de salarisspecificaties naar de medewerkers is een extra optie om salarisspecificaties wel aan te maken/op te slaan maar niet te mailen. Dit is met name relevant als je de salarisspecificaties niet wilt mailen aan de medewerkers maar alleen wilt tonen via het Employee Interaction Center. Deze optie is ook default in te stellen bij de additionele setup van de werkgever.

Het is nu ook mogelijk om het logo van de werkgever op te nemen in de verzonden (html-)salarisspecificaties. Dit maakt de specificaties wat persoonlijker. Bij online oproep werd het logo altijd al getoond, maar bij het verzenden niet. Om hiervan gebruik te maken moet je (eventueel opnieuw) het logo bij de werkgever uploaden. Dan wordt het logo in een beveiligde map op onze servers gezet.

Verlof: Uren bijwerken o.b.v. rooster, collectief verlof en meer

De verlofmodule is op meerdere punten uitgebreid:

  • Als je in het tabblad verlof een specifieke medewerker selecteert, zie je voortaan niet alleen al zijn verlofmeldingen maar nu ook de actuele verlofsaldi.
  • Speciaal voor de verlofbeheerders hebben we  een functie geïntroduceerd om de toekomstig toegekende verlofuren bij te werken als de deeltijdfactor of het rooster wijzigt. Stel, de medewerker heeft ruim van tevoren verlof aangevraagd voor de zomervakantie. Inmiddels gaat hij meer of minder dagen per week werken. Dan kun je nu via het tabblad Verlof de betreffende verlofaanvraag bijwerken. Speciaal voor de verlofbeheerder hebben we daar een knop: “Aantal uren controleren” toegevoegd. Via deze knop kom je in het overzicht van alle verlofaanvragen waarvan het aantal uren niet (meer) overeenkomt met het rooster uit de arbeidsrelatie. Daar zie je voor hoeveel uren er verlof is aangevraagd, en hoeveel uren er volgens het huidige rooster in de verlofperiode vallen. Met een klik kun je de verlofaanvraag bijwerken. Er wordt geen goedkeuringsverzoek verstuurd, de correctie wordt direct in het saldo verwerkt. Je bent immers een reeds goedgekeurde aanvraag aan het wijzigen. Op de achtergrond wordt gelogd wanneer en door wie de correctie is doorgevoerd. Deze functionaliteit is alleen toegankelijk voor verlofbeheerders.
  • Verlofbeheerders kunnen voortaan hun eigen verlofaanvraag ook laten goedkeuren door een andere medewerker. Deze instelling vind je bij de gebruikersinstellingen.
  • Bij het invoeren van een verlofaanvraag wordt voortaan het rooster getoond. Handig als je geen volledige dagen vrij wilt vragen.
  • Bij het indienen van de aanvraag controleert HR2day of het saldo negatief raakt. Daarbij worden voortaan ook de aanvragen meegenomen die wel zijn ingediend maar nog niet zijn goedgekeurd.
  • Tot slot hebben we HR2day uitgebreid met het collectief inboeken van verlof. Is iedereen de dag na Hemelvaart vrij? Via het tabblad Setup HR2day kun je dat in één keer voor iedereen inboeken. Deze aanvraag behoeft geen goedkeuring, dus alle ingeboekte uren worden direct van de betreffende saldi afgetrokken.

Uitbreidingen autorisaties en workflow

De autorisatie in HR2day volgt de gekozen organisatiestructuur. Iedere manager krijgt toegang tot alle medewerkers die aan zijn afdeling – of onderliggende afdelingen – zijn gekoppeld. Daarnaast wordt de manager de standaard goedkeurder in de workflow van HR2day. Voortaan kun je nog eens acht extra medewerkers aan een afdeling koppelen. Deze medewerkers krijgen – net als de manager – toegang tot alle medewerkers van die afdelingen en onderliggende afdelingen. Ze worden géén goedkeurder, de rol blijft beperkt tot het verkrijgen van toegang. Op deze manier kun je bijvoorbeeld afdelingssecretaresses toegang geven tot alle medewerkers.

Vanaf deze versie kunnen ook medewerkers een goedkeurende rol krijgen in een wijzigingsproces.  Voortaan kun je de medewerker zelf goedkeuring laten verlenen op een wijzigingen die door een ander (bv de manager) is aangevraagd. Als een manager bijvoorbeeld een roosterwijziging doorvoert, kun je voortaan de medewerker hier goedkeuring aan laten verlenen.

Ook kun je bij het het maken van een proces (via tabblad Setup HR2day – processen) een looncomponent selecteren zónder velden. Deze component zie je níet als iemand een wijzigingsproces invoert, maar de component wordt wél meegenomen zodra de professionele gebruiker de aangevraagde wijziging overneemt in de arbeidsrelatie. Handig als je de aanvrager niet wilt belasten met complexe looncomponenten, maar die wél direct beschikbaar wilt hebben bij het verwerken van de aanvraag in de arbeidsrelatie.

Als je een taak bij een medewerker hebt ingevoerd, dan kunnen je collega’s die óók rechten hebben de betreffende medewerker te bewerken voortaan deze taak ook afhandelen. Datzelfde geldt voor de andere plekken in HR2day waar je taken kunt maken. Bijvoorbeeld bij een verzuimmelding.

Gebruikersinterface en navigatie

We hebben een aantal in het oog springende zaken duidelijker gemaakt.

De afwezigheidskalender is qua vormgeving aangepast. Kijk ook even naar de helppagina, om uitleg te krijgen over de betekenis van de verschillende codes en kleuren. Standaard worden de medewerkers van jouw afdeling al in de kalender weergegeven. Nul uur in je rooster wordt als vrije dag getoond. En maak je gebruik van tijd voor tijd? Dan verschijnen die boekingen tegenwoordig ook in de kalender.

Een andere aanpassing in de navigatie betreft de knop “Overzicht” bij de raadpleegschermen van verloningen, verlof en verzuim. Hiermee spring je naar het overzicht van de betreffende verlonings-, verlof- of verzuimgegevens van de medewerker waar je op dat moment mee bezig bent. Handig als je een completer beeld wilt krijgen van die medewerker.

Daarnaast is de autorisatie op de Payroll Console aangepast. Heb je alleen lees-rechten op het object Verloning, dan heet de knop Payroll Console voortaan Rapporten. En heb je alleen toegang tot de volgende functies:

Rapporten ipv Payroll

Uitbreidingen koppelingen en interfaces

Net als de vorige versies hebben we op gebied van koppelingen en interfaces ook nu weer de nodige uitbreidingen gerealiseerd. Het gaat om de volgende items:

  • Uitbreidingen in de web services om aan externe systemen door te kunnen geven welke records in HR2day zijn ingevoerd, gewijzigd of verwijderd. Andere systemen kunnen vervolgens via de web services van HR2day de betreffende records opvragen
  • Gegevensuitwisseling met pensioenfonds PNO/ ruif
  • Leveringen aan MBO raad
  • Als Yuki de via onze webservice aangeleverde journaalpost heeft verwerkt, wordt dit nu vastgelegd in het Verloning-WG bestand van die periode.

Formatieplanning en rapportage

Bij de formatierapporten, het flexrapport, de leeftijdsafspiegeling en de planvarianten kan je nu meerdere afdelingen selecteren. Deze afdelingen kunnen ook van meerdere (geselecteerde) werkgevers zijn.

De formatierapporten (op peildatum én periode) zijn uitgebreid:

  • kolom Relatieve Salarispositie toegevoegd
  • als je geen gebruik maakt van standaard functies (uit een tabel), wordt de ingevoerde functienaam uit de arbeidsrelatie getoond
  • mogelijkheid tot selectief onderdrukken van regels die alle werktijdfactoren op nul hebben staan

In de formatie- en kostenplanning kan je nu onderscheid maken tussen arbeidsrelaties voor bepaalde en voor onbepaalde tijd. Dit is voor veel organisaties een belangrijk aspect bij het uitwerken van de planning.

In de kostenplanning worden nu de kosten per FTE bijgehouden. Kosten van periodes waar de bezetting naar nul gaat maar (later) weer handmatig wordt opgehoogd, kunnen nu berekend worden. Handig als iemand uit dienst gaat, maar je verwacht vervanging waarna de kosten weer oplopen.

Het flexrapport is aangepast n.a.v. de wijzigingen in de Flexwet die per 1 juli 2015 ingaan:

  • na 3 tijdelijke contracten of 2 jaar is sprake van een vast contract (dit was 3 jaar);
  • er is nu sprake van ‘opvolgende tijdelijke contracten’ als ze elkaar met een tussenperiode van zes maanden of minder opvolgen (dit was 3 maanden of minder).

Het rapport houdt rekening met de overgangssituatie, dus contracten die vóór 1 juli 2015 ingaan blijven (ook als ze doorlopen na 1 juli) geëvalueerd worden conform de huidige regelgeving. Ook hebben we de volgende kolommen aan het flexrapport toegevoegd:

  • Omschrijving afdeling
  • Omschrijving kostenplaats
  • Functie

Payroll en vervolgprocessen

In de payroll module hebben we verschillende regelingen toegevoegd.

Bij pensioen-jaarregelingen wordt bij een medewerker met meerdere arbeidsrelaties nu altijd per arbeidsrelatie afzonderlijk gerekend op basis van het specifieke jaarinkomen per arbeidsrelatie in plaats van op basis van het hoofddienstverband.

Je kunt nu ook een looncomponent bij de looncomponentdefinitie kenmerken als een extra loonheffingscomponent. Hierdoor kan de medewerker op verzoek een extra bedrag aan loonheffing betalen.

Ook hebben we diverse aanpassingen bij de looncomponenten aangebracht:

  • Extra tariefparameters toegevoegd voor het definiëren van looncomponenten (op basis van (gemaximeerde) pensioengrondslag, sv-loon, etc.)
  • Looncomponentdefinitie: factorparameters zijn nu ook als negatieve waarde op te roepen
  • Afgeleide looncomponent bij kilometerregeling (afsplitsen bedrag boven 19 cent) wordt nu in eerste instantie gebaseerd op de afgeleide looncomponent die in de looncomponentdefinitie is bepaald. Indien deze leeg is, dan volgt bepaling via de looncomponentdefinitie ‘km verg belast’ uit de parameters. Daardoor kun je verschillende afgeleide km-looncomponenten maken, bijvoorbeeld met onderscheid tussen woon-werk en andere kilometerdeclaraties.
  • In het scherm met looncomponenttoewijzingen vind je nu meer informatie over de looncomponentdefinitie, zodat je eenvoudiger de toewijzingen kan beheren

Betaalopdracht

Bij het aanmaken van een betaalopdracht kan je nu ook een oudere periode selecteren, zodat je ook nog een betaalopdracht kan aanmaken als je de verloningen van de volgende periode al heb aangemaakt.

Journaalpost

  • In de postenlijst van de journaalpost hebben we nu een kolom ‘Component’ opgenomen met de broncomponent van deze post. Dit is de looncomponent of de berekende waarde in de verloning waar deze post uit is voortgekomen. Hierdoor kan je nog beter inzicht krijgen in de herkomst van de (kosten-)componenten, bijvoorbeeld door de postenlijst in een draaitabel in Excel weer te geven.

  • Journaalposten kunnen nu indien gewenst worden uitgesplitst op medewerker
  • Een looncomponent is nu ook aan meerdere grootboekrekening-toewijzingen toe te wijzen en dus op meer dan twee rekeningen te boeken. Handig als je verschillende bedrijfsonderdelen via een Rekening Courant systeem met één bankrekening van de holding wilt verantwoorden.
  • Voortaan wordt de postenlijst ook gestuurd aan de contactpersoon als je op het scherm kiest om de journaalpost naar de contactpersoon te sturen. In het verleden werd de postenlijst altijd gezonden aan de gebruiker, maar het leek ons consistenter om dit gelijk te trekken met de ontvanger van de journaalpost.

Declaraties

HR2day kent een optie: “Dagen na einde dienstverband of overplaatsing” waarmee je in kunt stellen hoe lang een medewerker nog declaraties mag indienen op een afdeling waar bij niet meer werkt. Deze instelling bepaalde al hoeveel dagen na beëindiging van het dienstverband nog declaraties konden worden ingevoerd. De instelling wordt nu ook gebruikt bij het toestaan van declaraties voor afdelingen waar de medewerker niet meer werkt.

De workflowopties van de declaratiemodule zijn uitgebreid. De manager kon het goedkeuringsverzoek al aan andere managers toewijzen. Nu kun je in de parameters HR instellen of hij dat verzoek ook aan een budgethouder mag toewijzen.

Tot slot hebben we de workflow instellingen voor de declaratiemodule ook per werkgever opgenomen. Deze bevinden zich, net als voor andere processen, bij de procesdefinities in het tabblad Setup HR2day. Daar kun je ook een vaste goedkeurder voor stap twee inrichten. Handig als je de tweede goedkeuring altijd door een vast iemand wilt laten verrichten in plaats van door de budgethouder. De instellingen die je per werkgever kiest werken aanvullend op de algemene declaratie instellingen van het arbeidsvoorwaardencluster.

Andere uitbreidingen

Ook deze keer hebben we weer diverse uitbreidingen aangebracht in verschillende groepen die het werken met HR2day verder vergemakkelijken.

Gebruikersbeheer

Speciaal voor administratieve dienstverleners die de administratie van andere werkgevers verzorgen hebben we het gebruikersbeheer vergemakkelijkt.

Je kunt nu met de knop “Gebruikers aanmaken” op het tabblad Medew/HR-gegevens zelf gebruikers aanmaken op basis van een voorbeeldgebruiker. Deze knop is alleen beschikbaar voor daartoe geautoriseerde gebruikers. Je kunt dan een voorbeeldgebruiker kiezen uit alle gebruikers die gekoppeld zijn aan de werkgever waar jijzelf ook als medewerker bekend bent. Nadat je gekozen hebt voor welke medewerkers je een nieuwe gebruiker wilt maken, en de voorbeeldgebruiker geselecteerd hebt, maak je in één keer de betreffende gebruikers aan. Deze krijgen dan het profiel en de rol van de voorbeeldgebruiker.

Gebruikers aanmaken 1

Bij het aanmaken van gebruikers krijgt de gebruiker standaard zijn e-mailadres als gebruikersnaam. Je kunt dat op het scherm ad hoc nog aanpassen. Er is voortaan een nieuwe mogelijkheid om die aangepaste gebruikersnaam handiger te bepalen. Door bij de medewerker het veld Standaard gebruikersnaam te vullen, wordt díe opgepakt bij het aanmaken van de gebruikers. Je kunt dat veld ook via een import (laten) vullen, dat scheelt weer het nodige handwerk.

Vervangingen (speciaal voor onderwijs)

Bij het overboeken van vervangingen naar de verloningen worden vervangingen die ingaan ná de actuele verloningsperiode standaard niet meegenomen en wordt op de betreffende regel een extra melding getoond. Tevens wordt het verslag van het overboeken voortaan bij het VerloningWg-record opgeslagen.

Het aanmaken en versturen van de bestanden voor het Vervangingsfonds levert voortaan bovendien een extra bestand op, met alle details waarop het premiebestand VF gebaseerd is. Handig als je een keer wilt nazoeken waarop de premies gebaseerd zijn.

En tot slot: bij het aanmaken en versturen van de VF/PF en RF bestanden wordt een SEPA betaalopdracht aangemaakt. Dat maakt het daadwerkelijk betalen eenvoudiger.

Levensloop

Het tabje Levensloop onderin het arbeidsrelatiescherm is vervallen. De velden die nog relevant zijn kun je vinden in het tabje Vakantie/Eindejaar.

Beoordelingen

Je kunt de naam van de kolom “Waardering” nu een eigen waarde geven. Standaard staat hier “Waardering”, maar je kunt deze kolom nu zelf een eigen naam geven zodat het beoordelingsformulier nog beter aansluit op je eigen beoordelingsmethodiek.

Kloonfunctie voor werkgevers

Indien je voldoende rechten hebt, kun je een kloon van de werkgever maken. De knop Klonen bij de werkgever brengt je eerst bij de standaard kloonfunctie, waarmee alleen het werkgever-object wordt gekloond.

Als je op de knop ‘Klonen incl. onderliggende objecten’ klikt kom je op een scherm waar je kan selecteren welke objecten je mee wilt kopiëren, zoals de medewerkers en alle onderliggende afdelingen, functies, kostenplaatsen et cetera. Ideaal als je een testwerkgever wilt inrichten waar je allerlei wijzigingen wilt testen.