TWK over de jaargrens heen

Mutaties doen met terugwerkende kracht, specifiek over vorig jaar. Dat staat bij veel gebruikers van HR2day hoog op de verlanglijst. Daarom hebben we er de schouders onder gezet, en het resultaat is er ook naar.

Bij een TWK mutatie over het huidige jaar berekent HR2day de betreffende verloning helemaal opnieuw, en verrekent het netto verschil in de huidige verloning. In geval van TWK over vorig jaar kan dat niet omdat de loonheffing en SV-premies niet meer mogen wijzigen. De medewerker heeft immers (mogelijk) al aangifte inkomstenbelasting gedaan. We berekenen dan alleen het bruto verschil, en nemen dit mee in de bruto/netto berekening van de huidige verloning.

Hoe werkt dat dan? Stel, het is nu februari, en je verhoogt het salaris van de medewerker per 1 november vorig jaar. HR2day rekent uit wat het bruto verschil is over november/december, en verhoogt daarmee het uitbetalingsbedrag maar ook het heffingsloon van februari. Je betaalt dus loonheffing en SV-premies op basis van de regels van de huidige maand.

De pensioenpremie en opbouw-/ uitbetaling van vakantie- of eindejaartoeslag wordt over november/december vorig jaar wel doorgerekend op basis van de dan geldende parameters. Ook dit verschil wordt in het bruto loon van februari verrekend.

De loonaangifte wijzigt niet, want vorig jaar is ‘bevroren’ voor de Belastingdienst en de wijzigingen zijn dus in de LH/SV berekeningen van de actuele periode verwerkt. Wel zal je mogelijk een correctie-pensioenaangifte moeten inzenden.

TWK vlg jr 1TWK vlg jr 2

Standaard staat deze optie uit om ongewenste mutaties over vorig jaar te voorkomen. Als je het wilt gebruiken kan je het (tijdelijk) per werkgever aanzetten. Voor meer informatie kun je contact met ons opnemen.

Overige uitbreidingen Salarismodule

Uiteraard hebben we nog meer uitbreidingen in de salarismodule doorgevoerd. De eerste uitbreiding betreft het minimumloon. Als een medewerker op het minimumloon zit, kan je voortaan een werktijdfactor-looncomponent ‘Salaris o.b.v. minimumloon’ toekennen aan deze medewerker, vul de juiste deeltijdfactor in dit component, en zet zijn vaste deeltijdfactor op 0. Wijzigt het minimumloon, dan hoef je niets te doen bij de individuele medewerkers. Voor uurloners kan je een vergelijkbare component ‘Gewerkte uren o.b.v. minimumloon’ gebruiken.

Over het minimumloon gesproken, daar vindt voortaan automatisch een pro rata berekening plaats in de periode waarin de medewerker (jonger dan 23 jaar) jarig is.

Eerder dit jaar introduceerde HR2day het 2e en 3e uurloon. Nog even ter herinnering, je kunt in de grondslag van het 2e/3e uurloon bepaalde componenten toevoegen/uitsluiten. Zo kun je bijvoorbeeld een 2e uurloon definiëren waar de persoonlijke toeslag of prestatietoeslag in meegaat.

Het is nu ook mogelijk om een looncomponent met het 2e/3e uurloon van vorige periode te laten rekenen. Handig als je gewerkte uren altijd een maand later pas uitbetaalt. Het 2e en 3e uurloon kun je voortaan ook op de salarisspecificatie weergeven.

De volgende uitbreiding is de optie om onbelaste en niet uitbetaalde looncomponenten wel op de loonstrook op te nemen, zoals correctie rekening courant. Dit kun je instellen via de loonstrookopties in de looncomponentdefinitie. Heb je daar geen toegang toe? Neem dan contact met ons op.

Nieuw in deze versie is de uitgebreide ondersteuning van het Tijdspaarfonds (bouw). Bij het kenmerk ‘vakantiegeld’ in de arbeidsrelatie geef je aan dat een medewerker onder het tijdspaarfonds valt. Hierdoor maakt de payroll de relevante looncomponenten TSF-dagen en TSF-vakantiegeld aan die direct kunnen worden overgemaakt aan het Tijdspaarfonds. Voor het aanmaken van de betaalopdracht voor het tijdspaarfonds hebben we ook een speciale functie ontwikkeld.

Werkgeverkosten direct inzichtelijk bij de verloning

Wat kost een medewerker de werkgever deze maand? Om deze vraag te beantwoorden bevat de verloning twee nieuwe velden. Het ene veld bevat de werkgeverskosten inclusief de reserveringen vakantiegeld en eindejaaruitkering, zeg maar de kosten. Het andere berekent de werkgeverskosten op basis van die periode werkelijk uitbetaalde vakantiegeld en eindejaaruitkering, zeg maar de uitgaven. Bij de looncomponenten kan je aangeven of ze in één van beide, beide of geen van beide moeten worden meegeteld.

In de verloning staan deze velden onder het kopje Kostenverdeling.

loonkostengrafiek

In het volgende rapport kun je goed het verschil tussen de twee waarden zien. De kosten op basis van de reserveringen zijn iedere maand (bijna) gelijk. De kosten op basis van de uitgaven zijn iedere maand iets lager dan de kosten, maar in mei (vakantiegeld) hoger dan de kosten op basis van de reserveringen.

Aangiftes en betaalopdrachten

De loonaangifte bevat voortaan de benodigde cumulatieven en saldi ten behoeve van de WKR. Zo kun je iedere maand eenvoudig zien welke ruimte je nog hebt. Meer informatie over de aanpassingen met betrekking tot de WKR lees je hier.

Daarnaast kun je een afwijkende betaaldatum opgeven bij het maken van de loonaangifte en de APG pensioenaangifte.

Je kon al een tijdje het kenmerk ‘SALA’ toevoegen in het SEPA betalingsbestand. Hiermee worden de salarismutaties als één betaling in de afschriften verwerkt, waardoor de financiële administratie niet de details per medewerker kan zien. Je kunt dit nu als default opgeven via de knop ‘Add.Setup’ bij de werkgever, zodat je er niet elke maand aan hoeft te denken met het risico het te vergeten.

Autorisatie

Als je gebruik maakt van ESS en MSS via de afdelingsautorisatie krijgen managers automatisch toegang tot de dossiers van hun medewerkers. Tot nu toe konden managers niet meer bij het dossier van een medewerker als deze medewerker werd overgeplaatst. Voortaan kun je instellen hoe lang een manager nog toegang houdt tot het dossier van een medewerker die naar een andere afdeling verhuisd is. Standaard is dit 30 dagen; bij de werkgever kun je een afwijkende termijn instellen.

Ook de toegang tot bijlagen bij het medewerkerdossier hebben we verder uitgewerkt. De standaard instelling is dat een medewerker bijlagen aan zijn eigen dossier mag toevoegen, en hij mag bijlagen die hij zelf toegevoegd heeft weer verwijderen. Hij mag geen bijlagen bewerken of verwijderen die door een ander zijn toegevoegd.

Managers kunnen – afhankelijk van hun autorisatieprofiel – soms ook brieven die door HR2day zijn gegenereerd wijzigen. Echter, als een manager naar zijn eigen bijlagen kijkt, worden zijn rechten ingeperkt tot ‘medewerker-rechten’, zodat hij bijvoorbeeld zijn eigen arbeidsovereenkomst niet kan wijzigen.

Daarnaast is de toegang tot gegevens in de verzuimstatistiek aangescherpt. Een medewerker mag te allen tijde alleen zijn eigen verzuimpercentage zien, en niet de afdelingspercentages. De manager mag wel op afdelingsniveau verzuimcijfers zien, en kan voor zijn eigen medewerkers doorklikken naar de details.

Begrotingsmodule

In de vorige versie van HR2day heb je kennis kunnen maken met de formatieplanning: het in de toekomst begroten van fte’s. Nu voegen we bedragen aan de fte’s toe: de kostenplanning. Op basis van de werkelijke kosten in een peilperiode en de planning, zoals uitgewerkt in de formatieplanning, kan HR2day de verwachte kosten per maand voor een op te geven tijdvak berekenen. Daarbij geef je op of rekening gehouden moet worden met tijdelijke contracten, pensionering, periodieken en eventuele kostenwijzigingen.

In een matrix-scherm zoals bekend van de formatieplanning pas je de kostenplanning aan op basis van specifieke zaken per functie/kostenplaats. In dit scherm zijn diverse handigheidjes toegevoegd, zoals het toevoegen van nieuwe rijen bij het bewerken van een formatie, en het doorklikken naar de arbeidsrelatie en looncomponenten.

Je kan meerdere plannen opstellen en vergelijken, en daarmee begrotingsscenario’s opstellen. De plannen kan je in de loop van de tijd bijwerken op basis van de werkelijke gegevens, die je weer kan vergelijken met het ‘bevroren’ budgetplan. Zo kun je dus de actualiteit vergelijken met de begroting.

Rapporten

Ook het formatierapport op peildatum hebben we uitgebreid, met de extra kolommen Toeslag, Toeslag Inzet en Salaris+Toeslag Inzet. De kolom PT Salaris heet nu Salaris Inzet. Nieuw is ook de kolom Deeltijdfactor totaal. Voor meer informatie over deze kolommen verwijzen we je naar de helppagina bij het Formatierapport.

Wil je weten van wie er nog geen persoonlijke relaties bekend zijn – zoals kinderen, partners en noodcontacten? Dan komt het nieuwe rapporttype ‘Medew met of zonder pers.relaties’ goed van pas.

Koppelingen

HR2day biedt diverse mogelijkheden om te koppelen met andere systemen. In aanvulling op de bestaande web services op onder andere medewerker- en verzuimgegevens, hebben we daar wederom extra mogelijkheden aan toegevoegd met nieuwe web services voor werkgever- en kostenplaatsgegevens. Met de web services kunnen andere systemen die deze gegevens willen gebruiken, bijvoorbeeld voor toegangscontrole, planning of verzuim, die – na het instellen van de benodigde beveiligingsmaatregelen – direct uit HR2day ophalen.

Daarnaast is het nu mogelijk om met diverse arbodiensten te koppelen. Voor meer informatie over onze verschillende koppelingen kun je contact met ons opnemen.

Medewerker ESS, Manager MSS en Workflow

Omdat inmiddels duizenden mensen gebruik maken van HR2day krijgen we steeds meer verzoeken om bepaalde gegevens eenvoudig door medewerkers en managers zelf aan te kunnen laten passen.

In deze versie zitten weer nieuwe velden die je in de workflow kunt aanbieden: postadres van de medewerker, ingangsdatum burgerlijke staat, 2-wekelijks rooster, reiskosten saldering en nevenwerkzaamheden. Ook de aanvang en einde contract, contract volgnummer en type contract (bepaalde/onbepaalde tijd) kun je voortaan via de workflow regelen.

Daarnaast kun je de factor in de looncomponenten via workflow laten wijzigen. Handig als je bijvoorbeeld een prestatietoeslag door managers of administratief assistenten wilt laten doorgeven.

In het tabblad ‘Goedkeuringen’ kun je nu ook ‘alle werkgevers’ kiezen, zodat je sneller inzicht hebt in je totale lijst met goedkeuringsverzoeken als je betrokken bent bij meerdere werkgevers.

En voor de geavanceerde workflowgebruikers heeft HR2day de optie om een (administratieve) medewerker tot workflowbeheerder te benoemen. De workflowbeheerder kan verlofaanvragen, medewerker- en arbeidsrelatieworkflows goedkeuren en afwijzen, ook al is de goedkeuring aan iemand anders toegewezen. Handig als je een medewerker van een groep goedkeuringen wilt laten accorderen. Uiteraard kun je nooit een aanvraag van jezelf goedkeuren. Heb je interesse in deze optie, neem dan contact met ons op.

Medewerker/arbeidsrelatie

Het medewerkersdossier is weer uitgebreid met nieuwe velden. Je kunt voortaan neveninkomsten registreren in het betreffende veld in het dossier.

Daarnaast kun je de datum registreren waarop de burgerlijke staat in gegaan is.

De arbeidsrelatie bevat de mogelijkheid de relatieve salarispositie (RSP) te bepalen. Daarmee kan je direct zien en rapporteren over de positie die een medewerker heeft in een min/max schaal of ten opzichte van de hoogste trede. Ook als er geen sprake is van een min/max schaal maar wel van treden of periodieken, kan je hiermee direct zien dat een medewerker aan het eind van zijn/haar schaal zit (RSP 100%). Om deze optie te activeren kun je contact met ons opnemen, of – indien je voldoende rechten hebt – dit zelf instellen in de parameters.

De vorige versie verscheen het veld ‘geldig van’ als extra kolom bij de werktijdfactorcomponenten. Dat veld is nu ook beschikbaar bij de overige looncomponenten.

Verlof

De meeste uurloners bouwen verlof op via hun gewerkte uren. Voor ieder gewerkt uur krijgen ze een deel van een verlofuur. Er zijn echter ook regelingen waarbij de uurloner aan het begin van het jaar een aantal uur verlofrecht toegekend krijgt, die hij gedurende het jaar mag opnemen. Deze regeling ondersteunt HR2day nu ook. Via een instelling in de parameters kun je regelen dat verlofrechten voor uurloners berekend worden, net als bij de reguliere maandloners dus.

Een andere aanpassing in de verlofmodule is dat een verlofaanvraag voor bijzonder verlof nu over het jaar heen mag vallen. Een ouderschapsverlofaanvraag hoeft dan niet meer in twee aanvragen gesplitst te worden.

Diverse aanpassingen

Vooral interessant voor administratiekantoren die gebruik maken van HR2day: bij het arbeidsvoorwaardencluster hebben we een overzicht toegevoegd van de werkgevers die onder het betreffende cluster hangen. Handig bij wijzigingen in cao’s, als je de betreffende werkgevers wilt informeren.

In de declaratiemodule kan de goedkeurder voortaan de declaratiecategorie wijzigen. Handig als de medewerker zijn overnachting op ‘overige kosten’ geboekt heeft, en je wilt er ‘reis- en verblijfskosten’ van maken bijvoorbeeld.

In de verzuimmodule heet de knop ‘Verzuimmelding’ voortaan ‘Nieuwe verzuimmelding’, conform de verlofmodule.

Speciaal voor de onderwijssector zijn alle aanpassingen die vanuit het Vervangingsfonds doorgevoerd worden per januari 2015 in HR2day verwerkt. Ook kun je bij de werkgever opgeven dat deze Eigen Risico Drager voor het Vervangingsfonds is.

Via de payroll console kon je altijd al salarisverhogingen doorvoeren. Vanaf deze versie wordt een extra kolom getoond met de startdatum van het tijdvak van de betreffende regel, zodat je toekomstige wijzigingen kan onderscheiden om te bepalen of deze in de wijzigingen moeten worden meegenomen.

In de brievenmodule kun je via het nieuwe stijlkenmerk ‘v-uitlijnen’ voortaan ook de verticale uitlijning van tekst in een tabel sturen. Zie voor meer informatie de helptekst in de brievenmodule. Ook kun je nu een tabel binnen een tabel definiëren, voor nog mooiere opsommingen.

In de beoordelingenmodule kon je al gebruik maken van de mogelijkheid om de voorbereiding van de medewerkers over te nemen in de definitieve beoordeling. Daarbij wordt vanaf nu de voorbereidingsregel van de medewerker leeg gemaakt.