“HR2day werkt heel gebruiksvriendelijk en efficient”

 

Patricia van der Steen, Hoofd P&O

Over VPRO

“Dwars, verdiepend en creatief – van highbrow tot lowbrow.” Zo omschrijft de VPRO zichzelf. “Een baken van intelligent amusement en eigenzinnige journalistiek; een keurmerk voor verdieping en oprechte nieuwsgierigheid.”

De missie van de VPRO is om als een creatieve publieke mediaorganisatie met inhoudelijk verdiepende programma’s en intelligent vermaak grenzen te verkennen. Door buiten de gebaande paden te treden en te duiden wat er in de wereld gebeurt, dragen ze bij aan nieuwe inzichten en ideeënvorming. Dit wordt eens te meer duidelijk in het pand waar de VPRO huist, een bijzondere, open werkplek met veel zicht op collega’s, de groene omgeving en… de drol (het kunstwerk van Wim T. Schippers).

Onze oplossing voor VPRO

Patricia van der Steen, hoofd personeel & organisatie bij de VPRO vertelt waarom ze gekozen hebben voor HR2day. “Het systeem dat we voorheen hadden was voornamelijk gericht op salaris en dat raakte verouderd. Er was veel winst te behalen. We hadden dus ook een enorm eisenpakket. We zochten in ieder geval een praktischer en zo gebruiksvriendelijk mogelijk systeem met een combinatie van salaris en HR-functionaliteiten.“

 

Een partij die met ons kan meebewegen

“Onze belangrijkste wensen waren realtime HR-informatie waarmee we goede rapportages kunnen maken, makkelijker correspondentie kunnen voeren met standaard brieven vanuit de applicatie en digitaliseren van HR-administratie. Met een grote groep omroepen zijn we ons gaan oriënteren op goede aanbieders. Omdat onze wensen al snel anders bleken, zijn we tijdens de selectie los van de andere omroepen verder gegaan. Drie door ons gekozen partijen hebben hun pakketten uitgebreid aan ons laten zien, waaronder HR2day.

De reden dat we voor HR2day kozen was dat we veel voordelen zagen in de flexibiliteit van de organisatie. Wij hebben het nodig dat een partij met ons kan meebewegen omdat de omroepbranche en wij zelf steeds in beweging zijn. De uitstraling en gebruiksvriendelijkheid van HR2day vonden we daarnaast beter dan van andere partijen. “

Heel veel winst met een gebruiksvriendelijk en efficiënt pakket met alles in één

“Na een intensieve implementatie gebruiken we sinds januari 2016 salaris, digitale HR-dossiers, registreren van verlof, verzuim en opleidingen in HR2day. Ik zie tot nu toe heel veel winst!

We zijn erg blij dat nu alle informatie in het systeem staat. Aparte Excel sheets zijn verleden tijd en we zijn heel blij met correspondentie de er nu zo uitrolt. Waar we voorheen beperkt dingen zelf konden doen en afhankelijk waren van salarisadministratie om gegevens in te voeren, kunnen we nu heel veel acties zelf doen, realtime HR-informatie zelf opvragen. HR2day werkt heel gebruiksvriendelijk en efficiënt. De functie van de HR-medewerker is daardoor ook veel leuker geworden.”

 

Meedenken in nieuwe processen en wensen

“En we zijn nog veel meer van plan. De ESS en MSS processen voor het aanvragen van opleidingen en verlof door medewerkers staan klaar om in gebruik te nemen. Daarbij zijn we ook het indienstproces aan het inrichten en nog veel meer workflows die het werk van HR, managers en medewerkers veel makkelijker maken.

De organisatiestructuur is echter vrij complex en daarom is het een klus om processen goed te implementeren. Heel fijn is het dan om te merken dat de mensen van HR2day bereid zijn om met je te overleggen en met je mee te denken over nieuwe wensen.“

Veel meer regie met realtime HR-informatie

“Een van de grote voordelen van HR2day is de realtime HR-informatie. Een aanzienlijk deel van onze organisatie bestaat uit freelance krachten. Daarnaast heeft ca. 25% van de medewerkers een tijdelijk cao contract. Volgens de regels van de flexwet en de omroep cao bouwen zij rechten op die zich uiteindelijk kunnen vertalen in vaste dienstverbanden. Inzicht in de kern-flexbezetting en aanstaande vaste dienstverbanden is voor ons dus heel belangrijk. Voorheen waren dit soort rapporten een gigantische puzzel. Dat is met HR2day veel inzichtelijker en sneller. We hebben nu veel meer regie.”

De toekomst: strakker ingerichte processen en gefundeerde plannen

“We zijn nog lang niet klaar en zien nog veel mogelijkheden om de HR-workflow nog verder te gaan gebruiken. De lijn en medewerkers hebben de nieuwe werkwijze nog niet allemaal ontdekt. Ons doel is dat zij het ook echt gaan zien als tool voor HR in plaats van papier.

De realiteit dwingt ons daarnaast om steeds zakelijker te gaan werken. Neem bijvoorbeeld de ontwikkelingen in de omroepbranche waarbij er toenemende concurrentie is op de openbare netten, de invloed van de politiek op de NPO en de opkomst van online tv zoals Netflix, HBO en uitzending gemist. Processen moeten steeds strakker ingericht worden en daar kan HR2day ons in ondersteunen. Denk aan de ESS en MSS processen en rapporten die ons met realtime HR-informatie inzicht geven in de organisatie.

Onlangs heb ik bijvoorbeeld een groot aantal rapporten gemaakt voor de directie over de ‘ist-situatie’ van de organisatie in zaken als leeftijdsopbouw, natuurlijke uitstroom en opleidingen. Dat soort rapportages helpt om bewust te worden van de issues in de organisatie. Denk aan de effecten van de vergrijzing en de ontwikkeling van medewerkers in vergelijking met onze doelen. Met deze harde data kunnen we er nu goed over in gesprek gaan en kunnen we er plannen op maken.“

Benieuwd naar de mogelijkheden?

 

Ontdek hoe je met HR2day strakker ingerichte processen en gefundeerde plannen kunt opzetten om de HR-workflow van je organisatie naar een hoger niveau te brengen. Laten we een vrijblijvend gesprek houden.