“Met HR2day hebben we veel meer inzicht”

 

René Lems, Director HR

Over Frimex

Op weg naar optimale performance

Frimex is onderdeel van de Fri-Jado Groep, opgericht in 1937. Er werken ruim 300 vaste medewerkers. Frimex is actief binnen de markten van de foodretail, foodservice en non-foodretailsector. Als allround installatie- en servicebedrijf en system integrator opereert Frimex voornamelijk in de Nederlandse markt. De belangrijkste vakgebieden zijn koeltechniek, klimaattechniek, elektrotechniek en grootkeukentechniek.

Onze oplossing voor Frimex

René Lems, director HR bij Frimex, vertelt dat de HR- en salaris afdeling duidelijk toe was aan een moderner systeem. “We waren al gewend aan digitaal werken. Bij de voorgaande leverancier liet echter de performance en de communicatie te wensen over. Daarnaast bleef het systeem achter in ontwikkelingen die voor ons noodzakelijk waren.”

Overal dezelfde, juiste informatie

“In onze oriëntatie op een nieuw HR- en salarissysteem was het belangrijkste doel een betrouwbaar en gebruiksvriendelijk systeem. Met 3 business units en 2 locaties die fysiek van elkaar gescheiden zijn moeten we overal met dezelfde, juiste informatie kunnen werken. Daarnaast gebruiken we een aantal andere applicaties waarmee een koppeling bestaat tussen salaris- en HR-informatie.
Via een relatie die HR2day al gebruikte zijn we in contact gekomen met HR2day. We leerden HR2day kennen als een gedreven team met een pro-actieve werkhouding. Vooral van de korte lijnen en dus de snelle communicatie waren wij gecharmeerd. We hebben uitgebreid in de ‘keuken’ van onze relatie mogen kijken waardoor we echt konden zien hoe HR2day werd gebruikt en hoe de mensen van HR2day met hun klanten omgaan. Dat bevestigde ons in het vertrouwen dat het ook de juiste oplossing is voor Frimex.”

100% performance in techniek en ondersteuning

“De implementatie van de salarisfunctionaliteit ging snel. Op de geplande live datum van 1 januari 2016 konden we van start en tot op heden kunnen wij iedere dag zonder storingen gebruik maken van het systeem. Daar zijn we heel blij mee. Ook onze standaard rapportages waren snel ingericht. Het financiële pakket waarmee we werken is volledig met HR2day geïntegreerd. Dat werkt wel zo makkelijk, automatische gegevens uitwisseling. Ook de implementatie van de HR-processen ging vlekkeloos. Voor het verlofproces ging er wel wat denkwerk aan vooraf. Wij hebben namelijk heel veel verschillende verlofregelingen voor diverse soorten medewerkers. Samen met HR2day hebben we alle verschillende regelingen in kaart gebracht en via de mogelijkheden van werkstromen en autorisatie wordt ook dit proces mooi ondersteund. Nu hebben we veel meer inzicht in de totale verlofsaldi van alle medewerkers in één systeem. Wel zo handig met gedecentraliseerde HR-afdelingen want iedere vestiging krijgt nu de juiste sturingsinformatie.

Kortom, samenwerking met HR2day ervaren wij als een volle 100% score op inzet en ondersteuning. De consultants van HR2day nemen de tijd om te luisteren naar onze vragen. Wanneer er iets opgelost moet worden zijn zij en de Service Desk goed bereikbaar en is er snel resultaat. “

Opleidingen in een oogopslag

“Naast salarisadministratie, digitale personeelsdossiers en verlof gebruiken we ook de opleidingsinformatie in HR2day. Voorheen stond de informatie over gevolgde opleidingen van onze medewerkers op verschillende plaatsen. Met HR2day is alles centraal en in één oogopslag inzichtelijk.

De functionaliteit van standaard brieven die met workflows gekoppeld zijn levert in de HR-administratie veel tijd op. Bijvoorbeeld bij een adreswijziging van een medewerker krijgt de HR-afdeling een signalering en kunnen de acties daaromheen met één klik in gang worden gezet, zoals bijvoorbeeld een aanpassing van de vergoeding voor woon-werkverkeer. Sowieso is het fijn dat je in één scherm alle gegevens van een medewerker ziet. Snel overzicht zonder klikken, dat waren we niet gewend.

Medewerkers waren al gewend aan een digitaal HR-systeem. Voor hen was de overgang niet erg groot. Nieuw was het persoonlijke overzicht in het Manager Interaction Center en het Employee Interaction Center. Dat vinden ze heel gebruiksvriendelijk.”

Efficiënt ondersteunen

“In de komende tijd willen we ons verder richten op het faciliteren van onze medewerkers en managers met digitale informatie. Bijvoorbeeld inzicht met rapporten, signaleringen, processen optimaliseren en papier vervangen door digitaal.

We verwachten bijvoorbeeld veel van de uitbreidingen in de rapportage en analyse-tool van HR2day waarmee je ook grafische vergelijkingen kunt maken. Op dit moment werken we aan beide zijden om het functionerings- en beoordelingssysteem in HR2day in te richten. Automatisch inzicht in de status van competenties per medewerker in een functie en de daarbij benodigde opleiding zou ik een mooie toevoeging vinden voor de toekomst. Daarin moeten wij ons als organisatie ook nog verder ontwikkelen. Daarnaast zie ik ook kansen in digitaal declareren en in andere systemen waarmee gekoppeld kan worden. Denk aan ritadministratie. Met efficiëntere processen en optimale ondersteuning aan onze medewerkers gaan we voor 100% performance.”

Benieuwd naar de mogelijkheden?

 

Ook op zoek naar één systeem waar jullie belangrijkste HR-processen worden ondersteunt? Laten we een vrijblijvend gesprek houden.