“HR2day maakt ons werk zo veel overzichtelijker en efficiënter.”

 

Cathalijne van Lammeren, HR-manager Eurofiber

Over Eurofiber

Eén oplossing van werving tot uitstroom

Eurofiber is een in Nederland gevestigde gespecialiseerde aanbieder van op glasvezel gebaseerde verbindingen voor de zakelijke markt. Organisaties kunnen bij Eurofiber terecht voor onbelichte glasvezelverbindingen, ethernetdiensten, datacenter en optische transmissiediensten over DWDM. Eurofibers fijnmazige glasvezelnetwerk breidt zich continu uit. Het biedt landelijke dekking in Nederland en België en strekt zich uit tot in Duitsland.

Het bedrijf maakte een sterke groei door toen Cathalijne van Lammeren als HR-manager bij Eurofiber startte in 2008. Cathalijne vertelt: “We hadden hier bij Eurofiber een papieren HR-administratie; dus ben ik me snel gaan oriënteren op een goede oplossing voor digitale HR- en salarisadministratie. We zochten naar één oplossing voor het hele proces, van werving en selectie tot en met uitstroom. Daarbij viel HR2day ons al snel op want het is volledig cloud based en futureproof”

Onze oplossing voor Eurofiber

Vertrouwen in elkaar

Al snel bleek dat HR2day goed paste op de organisatie van Eurofiber. “Eurofiber wil graag vernieuwen, is een jong bedrijf met een futureproof product en dat herken ik ook in de oplossing en de mensen van HR2day. Ze denken een stap vooruit en stelden mij vragen waar ik zelf nog niet over had nagedacht. Die expertise is echt van toegevoegde waarde. HR2day heeft al nagedacht over het hele HR-proces en wordt daarin mede geleid door de ervaringen van klanten. Mijn opvatting is dat je dan ook voor de standaard moet kiezen en je eigen processen moet aanpassen. Maatwerk vertraagt je proces bij updates. Je moet vertrouwen kunnen hebben in je leverancier. Het gaat bij HR over vertrouwen in elkaar en HR2day geeft mij dat gevoel. Bij HR2day begrijpen ze de sense of urgency en daarom is er snel een oplossing bij een vraag of probleem.”

Supersnel Performance Management

“Klanten moeten op onze medewerkers kunnen rekenen. Daarom hebben we een organisatiebreed performance management model geïntroduceerd waarin per functie en ervaringsniveau aangegeven is welke verwachtingen we hebben ten aanzien van onze Key Performance Competenties: Verantwoordelijkheid, Klantgerichtheid, Samenwerken, Initiatief en Kwaliteitsgericht.

Dat hadden we vertaald naar uitgebreide spreadsheets waarin medewerkers en managers op vaste momenten in het jaar afspraken maakten, tussenevaluaties bespraken, doelen bijstelden, ontwikkelafspraken maakten en uiteindelijk ook een eindbeoordeling invulden. Die leidde dan tot indicaties voor een bonus en/ of salarisverhoging. Het uitzetten in de organisatie, monitoren van de voortgang en zorgen dat iedereen tijdig alle formulieren weer inleverde was altijd een hele klus. En dan heb ik het nog niet over de administratieve verwerking van alle ingevulde formulieren of de evaluatie van de uitkomsten.

Een logische eerste stap was het structureren van de beoordelingscyclus in HR2day. Begin 2010 hebben we HR2day geïntroduceerd voor het ondersteunen van onze performance management methodiek Succesvol Functioneren. Het aantal medewerkers nam toe en de stapels papieren beoordelingen bleven groeien. Door onze manier van werken, het nieuwe werken is altijd al onze standaard geweest, werd het fysieke goedkeuringsproces behoorlijk vertraagd.

ESS en MSS was daarbij dé oplossing. We hebben samen de beoordelingssystematiek helemaal ingericht. Die samenwerking was een mooi voorbeeld van synergie, de wisselwerking tussen onze ideeën en de kritische blik van HR2day. Het hele proces werd volledig workflow gestuurd, zodat medewerkers en managers individueel en/of samen de routering van de evaluatie bepaalden. De status konden we direct per seconde volgen, zodat alle de evaluaties op tijd gereed waren voor definitieve beoordeling. Tijdens deze implementatie merkte ik steeds weer dat de mensen van HR2day net een stap vooruit denken. Dat geeft je het gevoel dat het in goede handen is.”

Manager Self Service

“We zijn begonnen met onze managers toegang te geven tot HR2day. Via MSS (Manager Self Service) konden zij voor iedere medewerker die aan hen rapporteerde de doelstellingen voor het beoordelingsjaar 2012 opstellen. Dat betroffen dan zowel bedrijfsbrede, afdelingsbrede alsook hele individuele, competentie gerichte doelen.
We hadden de workflow zo ingericht dat ze na de voorbereiding de voorbereide doelstellingen aan de medewerker konden sturen, terwijl er automatisch een kopie naar de eigen leidinggevende werd gestuurd. Via de takenmanager werd dan een gesprek ingepland zodat medewerker en manager gezamenlijk de doelstellingen en ontwikkelafspraken definitief konden maken.

Zodra dat was vastgelegd konden de originele doelstellingen niet meer worden veranderd. Wel kunnen aanvullende of aangepaste doelstellingen worden overeengekomen. Alleen al deze simpele stap scheelde zowel de managers als ons op de administratie enorm veel werk. In een simpel dashboard kon iedere manager direct zien waar in de workflow iedere beoordeling zich bevond (w.o. voorbereiden, gesprek, definitief). En de directie en ik konden het direct voor het hele bedrijf zien. Dus konden we mensen zeer gericht aanspreken op hun voortgang.”

Employee Self Service

“Bij de eerste tussentijdse evaluaties in mei hebben we de volgende fase uitgerold: alle medewerkers kregen via ESS (Employee Self Service) toegang tot hun eigen personeelsdossier. Hierdoor konden ze zelf hun eigen evaluatie voorbereiden in de digitale beoordeling.

Ook managers konden deze voorbereiding digitaal doen en via een simpele knop konden medewerker en manager zelf bepalen of ze de ander toegang wilden verlenen tot hun voorbereiding. Dat maakte het mogelijk om echt alles digitaal voor te bereiden zonder je zorgen te maken dat de ander ziet wat je opschrijft, maar dit wel mogelijk te maken om opnieuw intikken te voorkomen. Veilig, super makkelijk en heel efficiënt.

Ook hier werd het hele proces weer volledig workflow gestuurd, zodat medewerkers en managers individueel en/of samen de routering van de evaluatie bepaalden. En ook hier konden we de status direct per seconde volgen, zodat we dit jaar voor het eerst alle tussentijdse evaluaties op tijd gereed hadden.

De volgende stap was de definitieve beoordeling, inclusief een berekening van de scores op de overeengekomen doelstellingen. Natuurlijk hebben we wel de optie ingebouwd dat je altijd individueel kunt afwijken van de door HR2day voorgestelde berekende waarde. Want hoe mooi we HR2day ook vinden: beoordelen blijft mensenwerk”.

 

Salarisadministratie moet gewoon goed zijn

Pas daarna volgde het in gebruik nemen van de salarisfunctionaliteit. “Het HR-proces begint niet met de verloning, dat is de resultante van het hele HR-proces. De implementatieaanpak van HR2day werkte heel goed. Zij nemen je veel werk uit handen, denken mee en door de beproefde Familie Doorzon-methode heb ik een stuk rustiger geslapen. De foutjes die we tegenkwamen waren snel opgelost. Dat werkt trouwens nog steeds zo. Als we fouten constateren of vragen hebben bellen we de service desk en krijgen we snel antwoord en daarbij stelt de service desk medewerker nét die vraag waar jij nog niet over had nagedacht. Dat geeft je weer dat gevoel van vertrouwen.”

Eurofiber heeft de HR-processen nu volledig digitaal ingericht met de software van HR2day. Naast salarisadministratie, digitale HR-dossiers, performance management en verlof en verzuim via ESS maken ze ook veel gebruik van de rapportage module. “Daar ben ik heel blij mee. Alle gegevens die je maar wilt zijn in rapporten op te vragen. Dat maakt ons werk zo veel overzichtelijker en efficiënter”.

In de toekomst integreren met apps

Voor de toekomst zet de groei door in het aantal medewerkers bij Eurofiber, onder andere door overnames. “Onze HR-afdeling zal steeds meer een shared services center worden. Waarbij wij voor de verschillende overgenomen organisaties de HR-specialist zullen zijn. In de toekomst zie ik nog veel mogelijkheden in de integratie tussen HR2day en andere apps gebaseerd op het ontwikkelplatform van Saleforce, Force.com. Denk aan het maken van organisatiecharts met OrgChart. Of een app waarmee je snel een medewerkertevredenheids-onderzoek kunt uitvoeren. Leertoepassingen zijn nog zo’n voorbeeld.

Het is een duidelijke tendens dat medewerkers flexibeler worden ingezet door de gehele organisatie heen. Ze zijn niet altijd meer gebonden aan 1 manager. Daarbij zijn nieuwe medewerkers gewend om anywhere and any place te werken. Welke informatie is toegankelijk voor welke personen? Hoe ga je met veiligheid van gegevens om? HR2day speelt hier goed op in met de verschillende mogelijkheden voor het toewijzen van functies en rollen aan medewerkers, managers en professionals.

HR2day zal zich blijven zich ontwikkelen. Daarin heb ik alle vertrouwen!”

Benieuwd naar de mogelijkheden?

 

Ook op zoek naar één systeem waar jullie belangrijkste HR-processen worden ondersteunt?
Laten we een vrijblijvend gesprek houden.