“Met HR2day maakten we onze HRM-processen transparant”

 

Jaco Gulmans, Directeur P&O

Over CB

“e-HRM maakt je HR-processen transparant”

CB staat voor ruim 140 jaar ervaring in logistieke dienstverlening en biedt oplossingen in de vorm van logistieke diensten, E-commerce logistiek, digitale distributie en informatie- en communicatiediensten. Met het fijnmazige distributienetwerk bereikt CB de hele Nederlandse en Belgische markt in media, fashion en healthcare. Er werken ruim 800 personen.

Onze oplossing voor CB

Grote stap voorwaarts door e-HRM met HR2day

Na een zorgvuldig selectie traject heeft CB in 2014 besloten HR2day in te gaan zetten voor de personeel– en salarisadministratie. Jaco Gulmans, directeur P&O van CB: “Wij waren niet tevreden over de mogelijkheden van onze bestaande oplossing. Bij het in kaart brengen van onze eisen en wensen hebben we dan ook direct besloten een grote stap voorwaarts te willen maken.”

“We willen niet alleen een e-HRM-systeem dat onze processen beter ondersteunt met behulp van gebruiksvriendelijke workflows, maar we willen direct ook een selfservice omgeving creëren voor onze medewerkers en managers. Want e-HRM (digitaliseren van HR-processen met workflows) helpt echt bij het transparant maken van je HR-proces. Tijdens de selectieprocedure sprong HR2day er al vrij snel uit: intuïtief en toegankelijk. En ook met de medewerkers van HR2day hadden we direct een klik. De introductie van HR2day is succesvol verlopen. Sinds 2015 gebruiken wij HR2day naar volle tevredenheid. Het systeem ontwikkelt zich voortdurend en we kijken uit naar alle mogelijkheden die HR2day ons nog gaat bieden.”

Juist heel erg makkelijk

Ingeborg van der Werk-Kil, HR-Manager bij CB vertelt: “In korte tijd hebben wij een grote stap gezet in de digitalisering van de HR-afdeling. En daar zijn we best trots op! Met een groot aantal medewerkers in productieafdelingen was een duidelijke introductie erg belangrijk. Kort na de start van de salarisverwerking via HR2day konden medewerkers zelf hun digitale HR-dossier en loonstroken opvragen en declaraties en mutaties doorgeven via de Employee Self Service functionaliteit. De kritische vragen van medewerkers die we hadden verwacht bleven uit. Met online bankieren, webwinkelen en dergelijke digitale ontwikkelingen vonden medewerkers selfservice en een online personeelsdossier eigenlijk heel erg makkelijk.”

Managers direct inzicht

“Met de digitalisering van verlof- en verzuimaanvragen in een volgende fase waren ook de managers erg blij. Via hun smartphone, tablet of PC vragen medewerkers eenvoudig verlof aan. Managers kunnen in een workflow deze aanvragen direct (of later) goed- of afkeuren. Veel minder briefjes, geen verouderde Excel lijstjes maar via het dashboard direct inzicht in aanwezigheid en verzuimpercentages. De introductie van beoordelingen via HR2day in september 2015 hebben we benut om de beoordelingssytematiek aan te passen. Van 60 formulieren voorheen gebruiken we nu nog maar 5 digitale formulieren. We werken nu praktisch papierloos.”

 

Proactieve rol HR

“Ook voor HR bracht de digitale manier van werken een omslag. De efficiënte manier van werken leverde een tijdsbesparing op die de afdeling is gaan benutten door een veel hogere servicegraad. Ook is er nu meer ruimte om in een proactieve rol informatie te geven aan managers en medewerkers. Het implementatietraject is zo succesvol geweest dat de uitrol van HR2day bij CB Fashion, de tak van CB gericht op distributie aan de kledingbranche, nu op dezelfde wijze gebeurt.

HR2day werkt nu als leidende applicatie samen met de twee andere systemen, voor tijdregistratie en planning. De geaccordeerde verlofaanvragen bijvoorbeeld, worden rechtstreeks gebruikt in het planningssysteem. Daarmee staat ieder van de drie systemen in hun kracht en leveren ze een complete ondersteuning aan het proces.”

 

Nog veel meer mogelijkheden

““In de nabije toekomst gaan we nog verder in digitalisering. Bijvoorbeeld voor het aanvraagproces van opleidingen via HR2day en in de data via dashboards. Het mooie is dat je iedere dag actuele data hebt en we willen graag nog veel meer kengetallen beschikbaar maken voor managers in HR2day waarmee ze hun beleid richting kunnen geven.

Webbased communicatie tussen systemen is de toekomst, ook in HR. Om de medewerker nog meer transparantie te bieden zou het mooi zijn als we in de toekomst het gehele pakket van arbeidsvoorwaarden via single sign on online inzichtelijk kunnen maken. Denk daarbij aan verzekeringen en pensioenen en dan niet alleen voor vaste maar ook voor de medewerkers in de flexibele schil. Deze groep is voor ons heel belangrijk en dat willen we ze ook laten zien door ze deze faciliteiten te bieden. Denk ook aan succession planning.

We zien nog zoveel mogelijkheden met HR2day!”

Benieuwd naar de mogelijkheden?

 

Ook benieuwd hoe je als organisatie verder kan gaan in het digitaliseren van HR werkzaamheden?
Laten we een vrijblijvend gesprek houden.