Maaike Pistoor P&O manager van de Bibliotheek Midden Brabant

De Bibliotheek Midden-Brabant is met 16 vestigingen de grootste culturele instelling in haar werkgebied: de gemeenten Tilburg, Loon op Zand, Oisterwijk, Goirle, Hilvarenbeek en Waalwijk. De Bibliotheek Midden-Brabant heeft circa 175 medewerkers die per jaar 1,5 miljoen bezoekers ontvangen en 3 miljoen uitleningen realiseren. Als openbare bibliotheek voorzien zij 337.000 mensen van informatie, educatie en cultuur.

De Bibliotheek stimuleert mensen hun verbeeldingskracht en kennis te vergroten. Zij bevordert lezen, draagt bij aan mediawijsheid en biedt mensen de kans zich te blijven ontwikkelen. Digitalisering maakt de wereld complexer, kleiner, sneller. Om ervoor te zorgen dat iedereen aangehaakt blijft, en deel kan blijven nemen aan de maatschappij, verandert de bibliotheek mee.

Eerst Employee Self Service

Maaike Pistoor, adviseur P&O, is nauw betrokken bij de keuze en ingebruikname van HR2day.

“Wij werkten al jaren met een van de traditionele leveranciers. Dat systeem was verouderd en zou gaan verdwijnen. Voor ons de uitgelezen kans op zoek te gaan naar een nieuw systeem. Daarom zijn we een selectie traject begonnen om een nieuwe leverancier te selecteren. Bij de marktverkenning, welke partijen zijn er, heeft een externe ons ondersteund. Daarbij stond bij ons een introductie van medewerker self service voorop. Als moderne bibliotheek wilden we ook een modern systeem. Al vrij snel viel HR2day op door zijn intuïtieve gebruik en de mogelijkheden die het bood voor medewerker en manager self service. Dat het tevens de mogelijkheid bood om alle processen en HR-gegevens in één oplossing te registreren gaf voor ons de doorslag. Eerlijkheidshalve vonden we ook de prijs erg netjes.”

“De verlofregistratie deden we via een ander systeem en daarvan liep de overeenkomst af. Vandaar dat het een mooie kans voor ons was om zo spoedig mogelijk voor het verlofproces met HR2day te gaan beginnen. Daarom hebben we eerst (in de zomer) de verlofregistratie geïntroduceerd. Van alle medewerkers hebben we de rechten geconverteerd en zijn we begonnen met het digitaal aanvragen en goedkeuren van verlof. Daardoor konden we niet alleen ervaring opdoen met het digitaliseren van processen, maar konden onze medewerkers ook wennen aan een nieuwe manier van werken. En ook voor ons als P&O afdeling was dat een hele fijne kennismaking met het systeem.”

Daarna ook Salarisverwerking

“Aan het einde van het jaar hebben we daarna de volgende stap gezet. De conversie van de salarisadministratie. Toch altijd een spannende stap, maar door de deskundige en persoonlijke begeleiding van onze vaste HR2day consultant en de betrokken servicedesk, ging dat eigenlijk heel soepel. Al snel waren we heel erg vertrouwd met de nieuwe manier van werken. De direct zichtbare effecten van je mutaties in de online payroll van HR2day waren voor ons een echte plus. Met name ook dat je tot vlak voor uitbetalen mutaties kunt verrichten was voor ons een verademing (zonder dat daar meerkosten aan verbonden waren).”

“De volgende stap die we hebben gezet is het medewerkers zelf toegang geven tot hun eigen dossier. Zo kunnen ze nu zelf wijzigingen in hun persoonlijke omstandigheden aangeven of bepaalde zaken aanvragen. De workflow in HR2day zorgt ervoor dat deze aanvragen bij de juiste leidinggevende komen en na accordering direct in het dossier zijn verwerkt. Omdat de workflow stappen inzichtelijk zijn, hebben we nu geen zorgen over het ‘verdwalen’ van aanvragen. Ook de medewerker kan zien waar in het proces zijn aanvraag is. We hebben nu de eerste processen via deze workflow ingericht en willen dat met steeds meer processen gaan doen.”

Dynamisch en inspirerend ontwikkelen

“De komende periode willen we steeds meer van deze processen via ESS en MSS gaan ontsluiten zodat we al onze HR-processen digitaal kunnen ontsluiten. De meest recente ontwikkelingen in HR2day Falcon (het Employee Interaction Center) en HR2day Gazelle (het Manager Interaction Center) sluiten dan ook enorm goed aan bij onze wensen. Daar zie ik ook een heel groot raakvlak met onze eigen ontwikkeling. Wij zijn De Bibliotheek Nieuwe Stijl – o.a. de Kennismakerij in Tilburg – aan het vorm geven. Als bibliotheek leggen we verbinding tussen informatiebronnen, mensen en organisaties. Zo wordt de Kennismakerij een dynamische en inspirerende plek waar je ontmoet, ontdekt, ontwikkelt en ontspant.”

“We merken in HR2day dezelfde soort gedrevenheid die wij als vernieuwde bibliotheek aan onze klanten willen bieden. Flexibel werken, en op maat voor wat de klant vraagt. Dat is voor mij HR nieuwe stijl!”