elektronisch ondertekenen

HR2day en SignRequest sluiten partnership voor beveiligde elektronische ondertekening van HR-documenten

HR2day en softwareontwikkelaar SignRequest hebben een partnership gesloten. Gebruikers van de HR-oplossing HR2day kunnen dankzij de SignRequest-functionaliteit hun handtekening beveiligd plaatsen en documenten elektronisch ondertekenen. De ondertekende documenten worden vervolgens automatisch opgeslagen in het digitale medewerkersdossier in HR2day.

HR2day is een HR-oplossing waarin alle relevante HR- en salarisgegevens van medewerkers centraal worden opgeslagen, zodat zowel de werkgever als de individuele medewerker altijd gemakkelijk toegang hebben tot en daarmee volledig inzicht hebben in de meest actuele versie van hun dossier.

SignRequest is een volkomen rechtsgeldig alternatief voor de ouderwetse ‘analoge’ handtekening. Dankzij het feit dat het digitaal ondertekende document gedurende het proces niet veranderd kan worden, wordt het zelfs als een veiligere vorm van ondertekenen gezien.

HR2day ondersteunt alle HR-processen, werkstromen, goedkeuringen en taken en signalen. Het partnership met SignRequest heeft als voordeel dat de documentenstroom nu volledig in het digitale domein kan blijven, ook als er iets ondertekend moet worden.

Besparen op tijd en kosten
“Het ondertekenen van documenten gaat nu sneller dan ooit,” zegt Andy Verstelle, directeur van HR2day. “Je hoeft documenten, zoals een arbeidsovereenkomst, nu niet meer te printen, ondertekenen en weer in te scannen, maar kunt ze direct digitaal ondertekenen, waarna ze automatisch worden opgeslagen in het medewerkersdossier van HR2day. Zo bespaar je tijd, maak je het makkelijk voor je medewerkers en verlaag je de kosten.”

“HR-afdelingen maken meer en meer gebruik van digitale processen,” zegt Steffen Walma, Sales Director van SignRequest. “De samenwerking tussen HR2day en SignRequest en de succesvolle ingebruikname bij Inntel Hotels bevestigt dat digitalisering van werkstromen bij HR-afdelingen hoog op de agenda staat. We zien dat de processen van HR2day naadloos aansluiten bij SignRequest en verwachten zeer veel waarde voor onze huidige en toekomstige klanten te kunnen leveren”

Alles digitaal
Inntel Hotels is een van de eerste tevreden gebruikers van de nieuwe functionaliteit. Marijke Mesman-Hoekstra, Project Manager bij Inntel Hotels, een hotelgroep met vestigingen in Amsterdam, Rotterdam, Zaandam, Zutphen en Eindhoven: “Wat wij belangrijk vonden bij de keuze van een HR-systeem, is dat we echt alles konden digitaliseren en niet meer hoefden te printen. Dankzij de samenwerking tussen HR2day en SignRequest kunnen contracten nu digitaal ondertekend worden. De volledige integratie maakt de tool nog makkelijker en efficiënter om mee te werken.”

Zo werkt het
Documenten kunnen eenvoudig ter ondertekening worden aangeboden aan medewerkers of derden, bijvoorbeeld een sollicitant. De ondertekenaar krijgt dan via een beveiligde link toegang tot het document en kan met een muis, vinger of via het toetsenbord zijn handtekening in het document plaatsen. Heeft de gebruiker al eerder een handtekening gezet, dan onthoudt het systeem dat, zodat hij de volgende keer alleen de handtekening hoeft te selecteren. Het ondertekende document wordt direct opgeslagen in het digitaal medewerkersdossier van HR2day.

Meer informatie over het electronisch ondertekenen van HR documenten met HR2day vind je hier.