Onze ervaring met 10 jaar Thuiswerken

Vanwege het coronavirus is thuiswerken voor veel mensen sinds deze week ineens dagelijkse praktijk. Voor HR2day is thuiswerken business as usual. Wij hebben zelfs geen kantoor. Alle medewerkers werken vanuit huis. Zo werken wij sinds het ontstaan van HR2day, nu al 10 jaar geleden. Vanuit HR2day willen wij graag een bijdrage leveren om Nederland door deze moeilijke tijd heen te helpen. Door onze ervaringen te delen. En wie weet, misschien ontdekken meer werkgevers de voordelen van thuiswerken en kunnen we hiermee ook meewerken aan een beter leef- en werkklimaat in Nederland op langere termijn.

Deel 1: Vertrouwen versus controleren

“Als medewerkers thuis gaan werken doen ze andere dingen dan werken”, het is misschien wel het meest gehoorde argument waarom werkgevers niet willen dat medewerkers veel thuiswerken. En we zijn er eerlijk over, dat klopt, dat is onze ervaring ook. Vooral als een medewerker af en toe thuis werkt is de verleiding groot om iets anders te doen in de tijd van de baas. De kinderen naar school brengen, even boodschappen doen. Erg makkelijk als er toch niemand is die ziet dat je even niet aan het werk bent…

Dit verandert echter wanneer medewerkers niet meer incidenteel, maar structureel meerdere dagen per week thuis werken. Het overgrote deel van de mensen heeft namelijk intrinsiek behoefte aan structuur. In het begin is het leuk om lekker flexibel elke dag op andere momenten te werken, maar al gauw gaan medewerkers een vast ritme ontwikkelen. Tussendoor de was draaien of overdag sporten, dat zal zeker onderdeel uitmaken van dat ritme. Dat is ook geen probleem. Snippert iemand echter structureel te veel, en blijft het compenseren achterwege? Dan daalt de productiviteit en dat merk je snel genoeg.

Ook als de medewerker steeds niet bereikbaar is, dan wordt dat door collega’s snel opgemerkt. Iemand die steevast tussen 12 en 14 niet online is, valt door mand als de prestaties achterblijven, deadlines niet gehaald worden of de kwaliteit onder de maat is. En als de leidinggevende het over het hoofd ziet, dan wijzen collega’s hem of haar er wel op. Dat is niet anders dan op een fysiek kantoor.

Afspraken over bereikbaarheid

Is thuiswerken dan iets voor iedereen? Nee, natuurlijk niet. Thuiswerken is vanzelfsprekend iets voor kantoorfuncties. Bepaalde beroepen of functies vereisen de fysieke aanwezigheid op kantoor of elders. Daarnaast heb je voor thuiswerken ook een geschikte werkplek nodig. Maar er komt meer bij kijken.

Bovenaan de lijst staat ‘bereikbaar zijn’. Of beter: het nakomen van de afspraken over bereikbaarheid. Of je nu een eigen kamer op kantoor hebt of thuis, het werkt hetzelfde. Samenwerken kan alleen als iedereen zich aan de spelregels houdt. Een paar keer niet reageren terwijl je er wel zou moeten zijn, dat ondermijnt het vertrouwen. En zeker niet alleen dat van de leidinggevende. Collega’s hebben het vaak het snelste door als iemand onaangekondigd afwezig is. De bedrijfscultuur is bepalend hoe je met zo’n situatie wil omgaan. Spreken collega’s elkaar aan of is de leidinggevende aan zet? Of beide?

Beoordelen op afstand

Als het over thuiswerken gaat duurt het nooit lang voordat iemand zegt dat leidinggevenden de grootste obstakels zijn. Want hoe kan de manager nog controle hebben op wat de medewerker doet? Managers zouden onmogelijk in staat zijn om daar goed zicht op te hebben. Tenminste, dat is de gangbare aanname.

De leidinggevende vormt een beeld van de medewerker. Je hoeft elkaar daarvoor niet dagelijks op kantoor te zien. Er spelen namelijk allerlei factoren mee die je met een mix van frequent online contact en af en toe een fysieke meet-up in kaart kunt brengen. En er zijn natuurlijk eigenschappen die niet snel veranderen. Talent, intelligentie, zorgvuldig werken en luistervaardigheid zijn dingen die niet afhankelijk zijn van werken op kantoor of thuis.

Het beoordelen van iemands resultaten begint met de opdrachtformulering. Hoe beter die is, hoe beter je kunt bepalen hoe iemand presteert. Overleg met de medewerker, en andere betrokkenen, is part of the job. Bij werken op kantoor en bij werken vanuit huis.

Is er dan verder geen verschil? Natuurlijk is dat er. Als iemand thuis werkt mis je de observaties op de werkvloer. De toon waarop de medewerker iemand telefonisch te woord staat. De energie die iemand uitstraalt. Luistert de medewerker actief of is de aandacht elders. Het bedrukte gezicht bij stress of lastige situaties. Als leidinggevende mis je dat meestal als je elkaar niet dagelijks echt ziet. Deze observaties zijn wel belangrijk om het totale beeld van het functioneren te krijgen. Onder andere daarom zorgen we bij ons in het bedrijf, onder normale omstandigheden, voor maandelijkse fysieke meetings. Dan zie je ook de interactie tussen collega’s en kun je even doelbewust met iemand een praatje maken.

Contact medewerker en manager

Thuiswerken betekent absoluut niet dat contact tussen medewerker en leidinggevende minder wordt. Het wordt wel anders. De leidinggevende moet namelijk vaker expliciet vragen hoe het gaat. De medewerker momenten bieden om de state of mind onder woorden te brengen. Omdat je sommige dingen niet kunt zien via internet, en medewerkers lang niet allemaal vanzelf beginnen te praten.

De combinatie van dagelijks virtueel contact en maandelijks fysiek levert meer dan voldoende informatie op om een compleet beeld van de medewerker te schetsen. Met een volledige virtuele werksituatie hebben wij in ons bedrijf geen ervaring. Het lijkt mij bijzonder lastig om zonder fysieke meetings een houdbare werksituatie te creëren. Hoewel de tooling voor digitaal samenwerken steeds beter zal worden, merken wij dat fysiek iets oplevert wat remote niet heeft.

De afgelopen 10 jaar hebben wij geleerd wat het betekent om standaard thuis te werken, en ja ook voor velen van ons was het even wennen. Samengevat: in de basis is de rol van de leidinggevende niet anders dan in een kantoorsituatie. Het is wel belangrijk om de dialoog met de medewerker te initiëren. Afspraken over bereikbaarheid zijn key voor onderlinge samenwerking, al geldt dat voor alle afspraken met betrekking tot thuiswerken. Nagekomen – of gebroken – afspraken zijn het fundament voor het vertrouwen tussen mensen.

Ook dat is bij thuiswerken niet anders dan op kantoor.