Van een zakelijke lunch tot reiskosten of een koptelefoon: medewerkers maken kosten voor de organisatie die ze willen terugvragen. Het op een juiste manier omgaan met zulke declaraties is dan ook van essentieel belang voor zowel het waarborgen van jouw betrouwbaarheid als werkgever, als voor de tevredenheid van je medewerkers. Maar wat zijn declaraties precies? En hoe zorg je ervoor dat je ze op een zorgvuldige manier verwerkt en beheert?
Wat zijn declaraties?
Declaraties zijn verzoeken van medewerkers aan hun werkgever om kosten terug te betalen die zij hebben voorgeschoten voor zakelijke doeleinden. Het verwerken en beheren van declaraties dient gestroomlijnd en correct te gebeuren zodat je medewerkers hun gemaakte kosten snel vergoed krijgen. Een zorgvuldig ingericht declaratieproces zorgt ervoor dat zowel jouw medewerkers als de organisatie weten waar ze aan toe zijn. Wil je meer weten over declaraties? Lees dan onze whitepaper Zorgvuldig declaratiebeheer.
Met welke soorten declaraties moet je rekening houden?
Het is belangrijk om te weten voor welke kosten jouw medewerkers precies een declaratie kunnen indienen. Dit kun je vastleggen in een declaratiereglement, zodat de interne regels en richtlijnen hierover bij iedereen bekend zijn. Welke soorten declaraties kun je hierin meenemen?
Reiskosten
Reiskosten zijn een breed begrip. De meest gemaakte reiskosten van medewerkers worden gemaakt voor woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of de auto. Vaak krijgen medewerkers die met hun eigen auto reizen een kilometervergoeding voor zakelijke ritten. Daarnaast zie je ook steeds vaker dat organisaties groene alternatieven stimuleren, zoals een elektrische fiets. In de whitepaper Loon en belonen lees je meer over de verschillende mogelijkheden van een fietsplan.
Het is belangrijk om goede richtlijnen op te stellen voor zulke veelvoorkomende declaraties. Wat doe je bijvoorbeeld met parkeerkosten die medewerkers maken tijdens zakelijke reizen of bij klantbezoeken? En onder welke omstandigheden kunnen medewerkers declaraties indienen voor taxiritten? Vergeet ook niet te denken aan niet-dagelijkse reiskosten, zoals vluchten naar internationale klanten, evenementen of congressen.
Maaltijden
Ook declaraties van maaltijdkosten komen regelmatig voor. Dit kan zijn wanneer medewerkers laat werken en een avondmaaltijd nodig hebben, maar ook bij zakelijke etentjes met klanten of collega’s. Ook wanneer een medewerker afspraken buiten de deur heeft en hiervoor een maaltijd koopt, kan die daarvoor een declaratie indienen. Vergeet in een declaratiereglement ook niet de afspraken op te nemen rondom declaraties voor maaltijdkosten in het buitenland.
Apparatuur en materialen
Sinds de coronacrisis is thuiswerken een vanzelfsprekend onderdeel geworden in veel organisaties. Daarvoor is het essentieel dat jouw medewerkers een goede thuiswerkplek hebben. Hoe gaan jullie als organisatie om met declaraties rondom bijvoorbeeld bureaus, bureaustoelen en beeldschermen?
Ook wanneer er wél op kantoor wordt gewerkt, kom je declaraties voor apparatuur en materialen tegen. Denk hierbij aan kantoorspullen, een nieuwe muis, een koptelefoon, voicerecorder of andere beroepsspecifieke benodigdheden. Niet alleen voor nieuwe aankopen kunnen medewerkers declaraties indienen. Want hoe zit het met de kosten voor reparaties van zakelijke apparatuur? Het is belangrijk dat ook zulke afspraken duidelijk zijn in de hele organisatie.
Opleiding en ontwikkeling
Opleiding en persoonlijke en professionele ontwikkeling zijn belangrijke onderdelen van groei, zowel voor je medewerkers zelf als voor jouw organisatie. Ook daarbij komen de nodige kosten kijken. Denk hierbij aan cursussen, seminars en trainingen, maar ook aan vakliteratuur. Daarnaast moet je soms betalen voor toegang tot bepaalde databases of archieven. In de praktijk komt het regelmatig voor dat medewerkers zulke kosten voorschieten. Dit kan, zeker bij cursussen, om grote bedragen gaan. Zorg dan ook dat vooraf duidelijk is welke kosten jouw medewerkers zelf dienen te betalen, en waarvoor zij declaraties kunnen indienen.
Hoe beheer je declaraties?
Nu je weet welke soort declaraties je zoal kunt tegenkomen, is het belangrijk om deze efficiënt en foutloos te verwerken en beheren. Dit kun je doen door medewerkers bonnetjes te laten inleveren en een declaratieformulier te laten invullen, maar dat kan natuurlijk veel efficiënter!
Met een digitale oplossing verminder je administratieve lasten door met één druk op de knop declaraties in te dienen of goed te keuren. Ook zorgt dit voor meer overzicht en duurzaamheid: alle declaraties staan netjes onder elkaar in het systeem in plaats van verspreid over stapels papier. Bovendien vermindert een digitale oplossing de kans op fouten en fraude aanzienlijk, aangezien gegevens automatisch worden gecontroleerd en getoetst aan geldende wet- en regelgeving.
In onze whitepaper Zorgvuldig declaratiebeheer lees je alles over een zorgvuldige afhandeling van declaraties en wat daarbij komt kijken. Download hem hieronder en ga direct aan de slag!
FAQ Declaraties
Wat is een declaratie?
Een declaratie is een verzoek aan een werkgever of organisatie om gemaakte kosten, zoals reiskosten of aankoop van werkgerelateerde materialen, terug te betalen.
Welke kosten kan ik declareren?
Kosten die direct verband houden met je werk, zoals reiskosten, kosten voor maaltijden tijdens dienstreizen, kantoorbenodigdheden en opleidingskosten, kunnen doorgaans gedeclareerd worden. Controleer altijd het declaratiebeleid van je werkgever voor specifieke details.
Hoe dien ik een declaratie in?
Meestal dien je een declaratie in via een digitaal systeem of een papieren formulier dat door je werkgever of organisatie wordt verstrekt. Voeg altijd de originele bonnen of facturen toe als bewijs van de gemaakte kosten.
Hoe lang duurt het voordat ik mijn declaratie vergoed krijg?
De verwerkingstijd kan variëren, maar doorgaans wordt een declaratie binnen 2 tot 4 weken verwerkt. Raadpleeg je werkgever voor de exacte doorlooptijd.
Wat gebeurt er als mijn declaratie wordt afgewezen?
Als je declaratie wordt afgewezen, ontvang je meestal een bericht met de reden van afwijzing. Mogelijke redenen zijn het ontbreken van voldoende bewijs, het overschrijden van de declaratietermijn of het indienen van niet-toegestane kosten.
Kan ik een declaratie indienen zonder bon?
Het is over het algemeen verplicht om een bon of factuur bij je declaratie te voegen. Zonder bewijs van betaling kan je declaratie worden afgewezen, tenzij er een uitzondering geldt volgens het bedrijfsbeleid.
Zijn er deadlines voor het indienen van declaraties?
Ja, veel organisaties hanteren een deadline, bijvoorbeeld binnen 3 maanden na het maken van de kosten. Zorg ervoor dat je je declaratie tijdig indient om problemen te voorkomen.
Kan ik ook buitenlandse kosten declareren?
Ja, buitenlandse kosten kunnen meestal gedeclareerd worden, maar houd er rekening mee dat er specifieke regels kunnen gelden, zoals wisselkoersberekeningen en maximale vergoedingsbedragen voor maaltijden of accommodatie.
Wat is het verschil tussen een onkostenvergoeding en een declaratie?
Een onkostenvergoeding is een vooraf vastgestelde vergoeding voor bepaalde kosten, terwijl een declaratie een terugbetaling is van specifieke, daadwerkelijk gemaakte kosten die je moet bewijzen met bonnen of facturen.
Hoe weet ik of een kostenpost vergoed wordt?
Raadpleeg het declaratiebeleid van je werkgever of organisatie. Hierin staan de voorwaarden en beperkingen voor welke kosten vergoed worden. Bij twijfel kun je altijd contact opnemen met de HR-afdeling of de financiële administratie.
