Wat zijn declaraties en hoe beheer je ze?

Van een zakelijke lunch tot reiskosten of een koptelefoon: medewerkers maken kosten voor de organisatie die ze willen terugvragen. Het op een juiste manier omgaan met zulke declaraties is dan ook van essentieel belang voor zowel het waarborgen van jouw betrouwbaarheid als werkgever, als voor de tevredenheid van je medewerkers. Maar wat zijn declaraties precies? En hoe zorg je ervoor dat je ze op een zorgvuldige manier verwerkt en beheert?

Wat zijn declaraties?

Declaraties zijn verzoeken van medewerkers aan hun werkgever om kosten terug te betalen die zij hebben voorgeschoten voor zakelijke doeleinden. Het verwerken en beheren van declaraties dient gestroomlijnd en correct te gebeuren zodat je medewerkers hun gemaakte kosten snel vergoed krijgen. Een zorgvuldig ingericht declaratieproces zorgt ervoor dat zowel jouw medewerkers als de organisatie weten waar ze aan toe zijn. Wil je meer weten over declaraties? Lees dan onze whitepaper Zorgvuldig declaratiebeheer.

Met welke soorten declaraties moet je rekening houden?

Het is belangrijk om te weten voor welke kosten jouw medewerkers precies een declaratie kunnen indienen. Dit kun je vastleggen in een declaratiereglement, zodat de interne regels en richtlijnen hierover bij iedereen bekend zijn. Welke soorten declaraties kun je hierin meenemen?

Reiskosten

Reiskosten zijn een breed begrip. De meest gemaakte reiskosten van medewerkers worden gemaakt voor woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of de auto. Vaak krijgen medewerkers die met hun eigen auto reizen een kilometervergoeding voor zakelijke ritten. Daarnaast zie je ook steeds vaker dat organisaties groene alternatieven stimuleren, zoals een elektrische fiets. In de whitepaper Loon en belonen lees je meer over de verschillende mogelijkheden van een fietsplan. 

Het is belangrijk om goede richtlijnen op te stellen voor zulke veelvoorkomende declaraties. Wat doe je bijvoorbeeld met parkeerkosten die medewerkers maken tijdens zakelijke reizen of bij klantbezoeken? En onder welke omstandigheden kunnen medewerkers declaraties indienen voor taxiritten? Vergeet ook niet te denken aan niet-dagelijkse reiskosten, zoals vluchten naar internationale klanten, evenementen of congressen.

Maaltijden

Ook declaraties van maaltijdkosten komen regelmatig voor. Dit kan zijn wanneer medewerkers laat werken en een avondmaaltijd nodig hebben, maar ook bij zakelijke etentjes met klanten of collega’s. Ook wanneer een medewerker afspraken buiten de deur heeft en hiervoor een maaltijd koopt, kan die daarvoor een declaratie indienen. Vergeet in een declaratiereglement ook niet de afspraken op te nemen rondom declaraties voor maaltijdkosten in het buitenland. 

Apparatuur en materialen

Sinds de coronacrisis is thuiswerken een vanzelfsprekend onderdeel geworden in veel organisaties. Daarvoor is het essentieel dat jouw medewerkers een goede thuiswerkplek hebben. Hoe gaan jullie als organisatie om met declaraties rondom bijvoorbeeld bureaus, bureaustoelen en beeldschermen?

Ook wanneer er wél op kantoor wordt gewerkt, kom je declaraties voor apparatuur en materialen tegen. Denk hierbij aan kantoorspullen, een nieuwe muis, een koptelefoon, voicerecorder of andere beroepsspecifieke benodigdheden. Niet alleen voor nieuwe aankopen kunnen medewerkers declaraties indienen. Want hoe zit het met de kosten voor reparaties van zakelijke apparatuur? Het is belangrijk dat ook zulke afspraken duidelijk zijn in de hele organisatie.

Opleiding en ontwikkeling

Opleiding en persoonlijke en professionele ontwikkeling zijn belangrijke onderdelen van groei, zowel voor je medewerkers zelf als voor jouw organisatie. Ook daarbij komen de nodige kosten kijken. Denk hierbij aan cursussen, seminars en trainingen, maar ook aan vakliteratuur. Daarnaast moet je soms betalen voor toegang tot bepaalde databases of archieven. In de praktijk komt het regelmatig voor dat medewerkers zulke kosten voorschieten. Dit kan, zeker bij cursussen, om grote bedragen gaan. Zorg dan ook dat vooraf duidelijk is welke kosten jouw medewerkers zelf dienen te betalen, en waarvoor zij declaraties kunnen indienen.

Hoe beheer je declaraties?

Nu je weet welke soort declaraties je zoal kunt tegenkomen, is het belangrijk om deze efficiënt en foutloos te verwerken en beheren. Dit kun je doen door medewerkers bonnetjes te laten inleveren en een declaratieformulier te laten invullen, maar dat kan natuurlijk veel efficiënter!

Met een digitale oplossing verminder je administratieve lasten door met één druk op de knop declaraties in te dienen of goed te keuren. Ook zorgt dit voor meer overzicht en duurzaamheid: alle declaraties staan netjes onder elkaar in het systeem in plaats van verspreid over stapels papier. Bovendien vermindert een digitale oplossing de kans op fouten en fraude aanzienlijk, aangezien gegevens automatisch worden gecontroleerd en getoetst aan geldende wet- en regelgeving. 

In onze whitepaper Zorgvuldig declaratiebeheer lees je alles over een zorgvuldige afhandeling van declaraties en wat daarbij komt kijken. Download hem hieronder en ga direct aan de slag!

19 juni 2024 4 min leestijd

Inhoudsopgave

In onze brochure ontdek je wat HR2day voor jouw organisatie en HR kan betekenen!

Brochure Mockup

Deel deze blog via:

Meest recente berichten

1 2 3 53
Dankzij de virtuele assistent van HR2day krijg jij nóg betere service.3 min leestijd

Jouw voordeel van onze virtuele assistent

De schaalbaarheid en gebruiksvriendelijkheid van onze software voor de eindgebruiker – dat is iets waar wij trots op zijn. Maar voor onze medewerkers betekent dit dat HR2day eindeloze…

Lees meer

Deze website gebruikt cookies

Met deze cookies kunnen wij en derde partijen informatie over jou en jouw internetgedrag verzamelen, zowel binnen als buiten onze website. Op basis daarvan passen wij en derde partijen de website, onze communicatie en advertenties aan op jouw interesses en profiel. Meer informatie lees je in ons cookie statement.

Kies je voor accepteren, dan plaatsen we alle cookies. Kies je voor afwijzen, dan plaatsen we alleen functionele en analytische cookies. Je kunt je voorkeuren later nog aanpassen.

Accepteren Weigeren Meer opties

Deze website gebruikt cookies

Met deze cookies kunnen wij en derde partijen informatie over jou en jouw internetgedrag verzamelen, zowel binnen als buiten onze website. Op basis daarvan passen wij en derde partijen de website, onze communicatie en advertenties aan op jouw interesses en profiel. Meer informatie lees je in ons cookie statement.

Functionele cookies
Arrow down

Functionele cookies zijn essentieel voor het correct functioneren van onze website. Ze stellen ons in staat om basisfuncties zoals paginanavigatie en toegang tot beveiligde gebieden mogelijk te maken. Deze cookies verzamelen geen persoonlijke informatie en kunnen niet worden uitgeschakeld.

Analytische cookies
Arrow down

Analytische cookies helpen ons inzicht te krijgen in hoe bezoekers onze website gebruiken. We verzamelen geanonimiseerde gegevens over pagina-interacties en navigatie, waardoor we onze site voortdurend kunnen verbeteren.

Marketing cookies
Arrow down

Marketing cookies worden gebruikt om bezoekers te volgen wanneer ze verschillende websites bezoeken. Het doel is om relevante advertenties te vertonen aan de individuele gebruiker. Door deze cookies toe te staan, help je ons relevante inhoud en aanbiedingen aan je te vertonen.

Accepteren Opslaan