Het Pensioenfonds Rail & Openbaar Vervoer (Rail & OV) maakt sinds 2018 gebruik van HR2day voor de uitbetaling van meer dan 38.000 pensioenen in binnen- en buitenland. Rail & OV was het eerste grote fonds dat HR2day gebruikte voor de (pensioen-)excasso. We praten hierover met Dirk Peeters, Senior Functioneel Beheerder bij Rail & OV.
Het in Utrecht gevestigde Pensioenfonds Rail & OV maakt sinds 2017 gebruik van HR2day voor de HR- en salarisadministratie van zijn eigen medewerkers en sinds 2018 voor de uitkering van de pensioenen. Om dit mogelijk te maken heeft HR2day enkele belangrijke functies toegevoegd aan de standaardapplicatie. Dankzij maatwerkkoppelingen met onder andere de pensioenadministratie en het portaal voor de pensioenspecificaties is het systeem helemaal ingebed in de processen.
Zekerheid
De keuze om HR2day ook te gebruiken voor de uitkering van de pensioenen werd door Rail & OV gemaakt naar aanleiding van een geslaagd proof of concept: “Het systeem dat wij gebruikten voor excasso werd ook gebruikt voor de uitvoering van de financiële administratie”, vertelt Dirk Peeters, Senior Functioneel Beheerder bij Pensioenfonds Rail & Openbaar Vervoer. “Er was besloten om met deze applicatie te stoppen, onder andere vanwege de hoge kostprijs. Het leek aantrekkelijk om HR2day ook voor excasso te gaan inzetten. We waren erg te spreken over de technologie en betrouwbaarheid van HR2day, en ook over de samenwerking. Maar om die beslissing te kunnen nemen over zo’n cruciaal proces moesten we echt zekerheid hebben.”
“Dus hebben we HR2day uitgedaagd met het verzoek om in een proof of concept de werking op meest cruciale punten aan te tonen. Belangrijk punt daarbij was dat het uitkeringen kan importeren uit onze pensioenadministratie. Daarnaast dat het de uitkeringen aan deelnemers die buiten Nederland of zelfs Europa wonen, kan verzorgen, en dat het in die gevallen in staat is om de zorgverzekeringspremies voor die deelnemers via het CAK (Centraal Administratie Kantoor) lopen, te verwerken. Bovendien moest HR2day aantonen dat het kan omgaan met een aantal specifieke situaties die je tegenkomt in een pensioenadministratie, zoals mutaties vanwege overlijdensgevallen en complexe loonbeslagsituaties”, aldus Peeters.
Dankzij die uitdaging werd duidelijk dat HR2day de juiste keuze was. Verder heeft het feit dat HR2day gebouwd is op het toonaangevende cloudplatform van Salesforce.com meegespeeld in het keuzeproces van Rail & OV: “Door Salesforce voldoet de software aan de strenge veiligheidseisen van onze toezichthouders. Als dat niet het geval was, dan hadden we dit gesprek nooit gehad”, grapt Peeters.
Persoonlijk, hulpvaardig en gedreven
Omdat pensioenadministratie op dat moment nog geen gebruikelijke toepassing van HR2day was, moesten er in de applicatie de nodige uitbreidingen gedaan worden. Daarnaast moesten de specifieke processen worden ingericht en de integraties worden gerealiseerd. Dat lukte allemaal binnen de afgesproken tijd en budgetten. Rail & OV kon volledig gebruik maken van de standaardapplicatie, die met deze uitbreidingen voelt als een maatpak.
Inmiddels ‘draagt’ het fonds het HR2day-maatpak een paar jaar en volgens Peeters bevalt het om diverse redenen nog steeds heel goed. “Voor mij zijn de belangrijkste redenen de persoonlijke benadering, de bereidwilligheid om te helpen en de drive van HR2day om door te gaan totdat iets is opgelost. Daar kunnen andere bedrijven echt een voorbeeld aan nemen. Wat ik ook fijn vind is dat HR2day zich opstelt als partner en niet alleen als leverancier. Ze denken met ons mee en ze denken vooruit, dat stellen we zeer op prijs.”
“Het is fijn dat ik er bij HR2day altijd op kan vertrouwen dat het voor elkaar komt.”
Dirk Peeters, Senior Functioneel Beheerder bij Pensioenfonds Rail & Openbaar Vervoer
Verder digitaliseren met HR2day
Afgelopen jaar stond in het teken van de fusie tussen onze pensioenfondsen SPF en SPOV naar Rail & OV. Organisatorisch een enorme verandering, waar de kracht van HR2day met de flexibele parameterstructuren goed tot z’n recht kwamen. En waarbij we steeds weer die drive voelden om mee te helpen om ook dit project tot een succes te maken.
En de toekomst met HR2day, hoe ziet die eruit? “De focus ligt voor dit jaar op het verder verbeteren en automatiseren van onze processen”, vertelt Peeters. “We zijn al heel eind, zo is de mutatieverwerking dankzij HR2day al voor 95% geautomatiseerd, waardoor er minder handwerk nodig is. Het importeren van diverse bestanden en het aanmaken van de specificaties en betaalbestanden voor de pensioenuitkeringen vereist nog wel handwerk, maar daar wordt aan gewerkt.” Peeters: “Ik verwacht dat we dit proces met HR2day vrijwel volledig kunnen automatiseren waardoor het minder tijd kost, dat is een mooi vooruitzicht. Verder lopen bij ons allerlei digitaliseringsprojecten waar HR2day ook een rol in zou kunnen spelen. We sturen sinds vorig jaar de specificaties en jaaropgaves via Mijn Overheid, maar een groot deel van de specificaties wordt ook nog verzonden via PostNL, en dat proces willen we optimaliseren of misschien zelfs overbodig maken. Ook voor ons als functioneel beheer leuk om dankzij de moderne architectuur en de continue ontwikkelingen bij HR2day en Salesforce steeds te kunnen blijven vernieuwen.”
Meer weten over HR2day en onze software?
Wil je weten wat HR2day voor jouw pensioen- of uitkeringsorganisatie kan betekenen? We helpen je graag. E-mail naar bonny.berden@hr2day.com, dan laten we snel van ons horen.
