De HR-afdeling is nu businesspartner voor de managers op de productievloer

De visie van de HR-afdeling van Aurubis Netherlands op HR: HR strategischer en tactischer inzetten. Oftewel, personeelsbeheer zo veel mogelijk in de lijn en HR in de rol van business partner voor de managers. In 2018 startte de organisatie in Nederland met de software van HR2day, inclusief HR2day mobile app. “Op die manier maakte wij zo grote digitaliseringsslagen. De HR applicatie is een van de modernste applicaties in onze organisatie.”

75% van onze medewerkers gebruikt de HR2day app

Aurubis Netherlands is een productielocatie in Zutphen van Aurubis International. “We zijn een maakbedrijf: we produceren koper- en messingband voor industriële bedrijven, met name voor de automotive”, zegt Paul Schaap, business controller en HR-specialist bij Aurubis Netherlands. Sinds 2018 maakt de organisatie gebruik van de software van HR2day. “Er werken zo’n 300 mensen op deze locatie. 75% van hen werkt in de fabriek bij de machines. Zij beschikken niet over een computer op hun werkplek dus we hebben zo snel mogelijk de HR2day app uitgerold.”

Snelle adoptie van HR2day mobile app;

Direct na de implementatie van HR2day gebruikt Aurubis de functionaliteiten voor Employee Self Service (ESS) en Manager Self Service (MSS). Veel van de medewerkers die achter de machines werken, hebben geen behoefte aan een computer, ook niet thuis, geeft Schaap mee. “Ze hebben nu wel de app van HR2day op hun telefoon en zijn daar erg blij mee. Het is een plek waar ze makkelijk belangrijke documenten kunnen terugvinden, zoals protocollen, bedrijfsreglementen en hun salarisstroken. Ook kunnen medewerkers hun verlof inzien en aanvragen via de HR2day app. Ze vinden er precies wat ze nodig hebben”, zegt Schaap. “Voor managers geldt dat zij met MSS veel meer grip hebben op processen en inzicht hebben in hun medewerkers: wie ze zijn, wat is hun achtergrond is en waar hun ontwikkelingsbehoefte ligt.”  Ook dit faciliteert HR2day volledig. Zowel via de HR2day app als desktop.

De mobiele applicatie had ook tot gevolg dat medewerkers het werken met HR2day direct accepteerden. Schaap: “We krijgen van medewerkers terug dat ze de HR2day app een mooie, gebruiksvriendelijke en fijn werkende app vinden. Direct te downloaden in de Apple App store en Google Play Store. De HR-applicatie is nu een van de modernste applicaties in onze organisatie.”  

HR meer strategisch en tactisch inzetten

In 2017 werd begonnen met het selectietraject voor een nieuw HR systeem.  
Dat het welzijn op de werkvloer een gedeelde verantwoordelijkheid van manager en medewerker zou worden, niet meer alleen van HR.  “We hadden dat jaar te maken met veel personeelswisselingen binnen de HR-afdeling”, zegt Schaap. “Dat was een uitgelezen moment om langer stil te staan bij vragen als: wat willen we als HR-afdeling betekenen? Wat is onze positie nu en wat willen we dat het zou moeten zijn?”
Schaap: “Voorheen werkten we traditioneel: managers verdeelden het werk en vulden de uren in, wij deden de rest. We wilden dat veranderen. Dat het welzijn op de werkvloer een gedeelde verantwoordelijkheid van manager en medewerker zou worden, niet meer van alleen HR. Onze visie is dat personeelsbeheer vooral in lijn moet worden opgelost en dat de afdeling HR tactisch en strategisch ingezet moet worden; een businesspartner voor de managers, die de voorwaarden schept en tools aanreikt.”

Niemand vraagt meer naar papieren documenten

Met die visie in het achterhoofd, is de HR-afdeling op zoek gegaan naar een nieuw HR-systeem. In 2018 begon Aurubis met HR2day en werd als eerste Payroll geïmplementeerd. Schaap: “Vervolgens zijn we in 2019 alle papieren dossiers gaan digitaliseren. In de loop van 2019 hebben we die samen met een consultant van HR2day in het personeelsdossier geüpload. Sinds 1 maart 2020 hebben we geen papieren dossiers meer en gaan we de bestaande papieren dossiers vernietigen. Dat scheelt een hoop kastruimte!”

Medewerkers krijgen alleen nog maar digitale salarisstroken. “Een voorwaarde van de OR voor gebruik van het systeem was dat een papieren strook nog wel mogelijk zou moeten zijn”, zegt Schaap. “Maar nu vraagt niemand meer om een papieren strook. Het is ontzettend tof hoe we het in 2 jaar tijd voor elkaar hebben gekregen dat niemand meer naar papier omkijkt.”

Nieuwe inzichten met HR Analytics

Na de eerste modules is de HR-afdeling verder gegaan om andere modules uit te rollen, waaronder verzuim, verlof en HR Analytics. “HR Analytics moet ertoe leiden dat wij als HR-afdeling precies die informatie aan managers leveren die ze verwachten. Kant-en-klare analyses waar ze iets mee kunnen”, zegt Schaap. “We hadden te maken met ‘stuwmeren’, een groot overschot aan verlof-uren en -dagen. Managers hebben toen hun mensen aangespoord om vooral verlof op te nemen. Dat gebeurde, maar het stuwmeer bleef bestaan. Wat bleek: het probleem bevond zich niet bij de grote groep van productiemedewerkers, maar juist in de groep van indirect personeel. Met HR Analytics haal je zoiets er sneller uit en kan je er direct op sturen.”

Meer functionaliteiten zonder extra implementaties

“Het mooie aan HR2day is dat je steeds meer functionaliteiten in gebruik kunt nemen. In lijn met onze visie – HR strategischer en tactischer inzetten – kunnen we steeds meer uitrollen”, zegt Schaap. “Het fijne is ook: het systeem is niet in beton gegoten. Als ik ideeën aandraag, dan zie ik daar veel van terug in een volgende release van de software. Dat is ook een van de redenen dat we voor HR2day hebben gekozen.”

Schaap: “Daarnaast spreekt me het menselijk contact en de samenwerking met de servicedesk aan. 90% van de vragen en problemen die ik heb, kan direct door de servicedesk worden opgelost. Je hoeft niet op een oplossing te wachten. Daarin zie je ook de gebruiksvriendelijkheid van het HR2day-systeem terug.”