Kloosterboer is een internationaal, toonaangevend bedrijf op het gebied van opslag en transport van temperatuur gecontroleerde voedselproducten. Met 8 locaties in Nederland en 6 in het buitenland is de organisatie, groot, dynamisch en complex te noemen. Na een uitgebreid selectietraject koos de organisatie voor de moderne en gebruiksvriendelijke HR-software van HR2day Alle medewerkers en managers hebben in één oogopslag alle relevante informatie op 1 pagina bij de hand. Medewerkers hebben inzicht, kunnen processen starten en zijn zodoende zelf in control.
Vanwege de verschillende locaties in binnen- en buitenland, is de organisatiestructuur van Kloosterboer complex en dynamisch. Eén van de wensen in het selectietraject was dan ook om het organisatiemodel, workflow processen en autorisaties op één centrale plek zelf eenvoudig te kunnen beheren, zonder afhankelijk te zijn van techneuten of consultancy diensten. Daarnaast was de uitdaging om alle medewerkers en managers zo uitgebreid mogelijk te faciliteren. En dat in een moderne, innovatieve tool die ook nog eenvoudig in gebruik is.
Na de eerste fase van de implementatie van de software gaan Kloosterboer en HR2day verder met de inrichting andere modules. Zo wordt gestart met de inrichting van Talent Management en wordt HR Analytics opgetuigd om door middel van dashboards optimaal gebruik te maken van de beschikbare HR data.
Belangrijke uitgangspunten bij de keuze voor HR2day:
1. Toegankelijk voor alle medewerkers
“Wij geven medewerkers dezelfde mogelijkheden op het werk die ze thuis al langer hebben. HR2day stelt de medewerkers en managers centraal binnen de applicatie middels de modernste en gebruiksvriendelijke middelen van deze tijd. Dit geeft verbinding, verhoogt de betrokkenheid en het verantwoordelijkheidsgevoel van alle werknemers.”
2. Inzicht in cijfers & processen voor managers
“We faciliteren managers en medewerkers door de juiste HR-tools aan te bieden en inzicht te geven waar zij verantwoordelijk voor zijn. Ook over afdelingen heen is dit inzicht te geven. HR2day biedt dat op één overzichtelijke pagina aan en dat stimuleert eigenaarschap en verantwoordelijkheidsbesef.”
3. Inzicht in eigen dossier voor medewerkers
“We bieden volledige transparantie door medewerkers inzicht te geven in hun gegevens en dossier. Dit zorgt ervoor dat onze HR-professionals met HR2day medewerkers en managers nog beter kunnen faciliteren. Ze kunnen op strategisch niveau acteren en de rol veranderen, waardoor ze hun toegevoegde waarde kunnen vergroten.”
Snel inzicht in kwaliteit van de migratie zorgt voor rust
Voor de implementatie gebruikt HR2day een innovatief en efficiënt plan van aanpak, de zogenoemde ‘Doorzon’ methode. Anders dan bij andere leveranciers, zorgt deze aanpak vroeg in het proces voor rust en zekerheid. De methodiek houdt in dat bij aanvang van het project een klein aantal medewerkers wordt ingevoerd die model staat voor 80% van de gehele populatie. Daar wordt een proef verloning op gedraaid en de resultaten gecontroleerd met het huidige systeem. Hierdoor is direct de kwaliteit van de conversies inzichtelijk. Dat was even wennen maar achteraf gezien gaf dit heel veel vertrouwen in het project. In januari konden de salarissen al voor het eerst met de nieuwe software worden verwerkt.
Draagvlak bij medewerkers
Voor de uitrol van de nieuwe software heeft het HR team van Kloosterboer Roadshows georganiseerd en de applicatie van HR2day bij medewerkers en managers geïntroduceerd. Deze introductie zorgt voor draagvlak bij medewerkers en helpt bij het waarborgen dat de software in praktijk gebruikt gaat worden. En het heeft effect gehad, de medewerkers van Kloosterboer ervaren HR2day als een zeer moderne en gebruiksvriendelijke applicatie.
Samenwerking met HR2day
Tijdens en na de implementatie heeft Kloosterboer aangegeven de samenwerking met HR2day als erg prettig te ervaren. Ze waarderen de korte lijnen, het mee- en vooruitdenken en de toewijding, zelfs van de directie van HR2day. Dat het team van HR2day uitdagingen niet uit de weg gaat en altijd een geschikte oplossing vindt, kan op veel enthousiasme van Kloosterboer rekenen.
