De weg van twee hogescholen naar een nieuwe HR-softwareleverancier

Avans Hogeschool en Hogeschool Rotterdam kozen met verschillende redenen voor HR2day: Avans Hogeschool vanuit strategie en toekomstbestendigheid, Hogeschool Rotterdam via een uitgebreid programma van eisen en wensen, gebaseerd op visie en doelstellingen. Lees hier het interview over de selectie van een nieuwe HR-softwareaanbieder in het onderwijs. 

Overstappen naar een ander HR-softwaresysteem heeft nogal wat voeten in de aarde. Het is een traject dat vraagt om een goede voorbereiding. Helemaal als dit via een openbare aanbesteding loopt. Niet alleen moet je dan scherp hebben wat precies de eisen en de wensen zijn, ook ben je gebonden aan de nodige wet- en regelgeving. Corry Aarts van Avans Hogeschool en Nanne Rozinga van Hogeschool Rotterdam (HR) vertellen hoe zij in het selectieproces uiteindelijk elk op hun eigen wijze bij HR2day uitkwamen.

Kennis uitwisselen met andere hogescholen

Nanne is werkzaam als Manager Personeel Service Center bij Hogeschool Rotterdam. Vanuit die rol nam hij zes jaar geleden mede het initiatief om met andere hogescholen die (toentertijd) met hetzelfde softwarepakket werken, kennis uit te wisselen op dit gebied. Zo ontmoette hij Corry, HR Projectmanager bij Avans. Omdat zij beiden op hetzelfde moment wilden switchen van leverancier, besloten ze hierin samen op te trekken.

Corry vertelt: “Het bleek dat Avans Hogeschool en Hogeschool Rotterdam ongeveer hetzelfde uitlooptraject hadden; bij Avans had het product waar we toen mee werkten een end-of-life-cycle, waardoor automatisch het moment kwam waarop we moesten overstappen.” Dat speelde in 2020. “Bij ons lag er een harde einddatum die iets later lag,“ aldus Nanne, “maar wij waren al bezig met een marktverkenning en dit was een goed moment om weer met elkaar in contact te komen.”

Doelstellingen en ambitie bepalen

Hoe ziet een traject voor de overstap naar een ander softwarepakket eruit voor een hogeschool? “Het begint allemaal met het bepalen van het doel van het HR-softwaresysteem, “legt Corry uit. “Die doelstelling(en) leg je vervolgens naast de ambitie van je organisatie. Voor Avans was het heel belangrijk dat de nieuwe leverancier kon meebewegen met de toekomstvisie van de organisatie. Wij hebben als hogeschool een aantal thema’s die we belangrijk vinden en die wilden we terugzien in het systeem.”

Voor de Hogeschool Rotterdam zag het begintraject er ongeveer gelijk uit. Nanne: “Naast het bepalen van de doelstellingen, hebben we al vroeg de stakeholders in de organisatie geactiveerd, zoals de afdelingen HRM, IT, Inkoop, Financiën en het College van Bestuur. Deze partijen hadden een belangrijke stem bij het formuleren van de eisen en wensen waaraan het nieuwe HR-systeem moest voldoen.”

Corry vult aan: “Wij hebben daarnaast een klankbordgroep van gebruikers van het HR-systeem samengesteld en zijn samen met de afdeling Inkoop de behoeftebepaling in kaart gaan brengen. We zijn tijdens de marktconsultatie vrijblijvende verkennende gesprekken gaan voeren met aanbieders van softwaresystemen, omdat dat informatie oplevert die je helpt bij de bepaling van je behoefte.”

Pakket van eisen en wensen

“De kennis die zo’n marktconsultatie oplevert, ondersteunt je in het formuleren van je pakket van wensen en eisen”, aldus Nanne. “Dat helpt voorkomen dat je bepaalde eisen stelt waar bijna geen leverancier aan tegemoet kan komen. Stel, je wilt graag dat behalve ‘werkelijke bezetting’ de functionaliteit ‘formatieplanning’ in het softwaresysteem zit, maar slechts één van de vier aanbieders kan dat leveren? Dan beperk je jezelf enorm als je dit als eis formuleert. Aan een eis moet een leverancier namelijk voldoen, terwijl een wens vooraf een bepaald aantal punten toebedeeld krijgt volgens een puntensysteem. In zo’n geval kun je die functionaliteit dan beter als wens formuleren.” 

De aanschaf van IT-systemen in het onderwijs verloopt via een aanbesteding wanneer de contractwaarde een bepaalde financiële drempel raakt. Volgens de Europese norm moeten producten en diensten vanaf 215.000 euro via een Europese aanbesteding plaatsvinden. Marktpartijen kunnen hierop inschrijven als ze denken te kunnen voldoen aan het pakket van eisen en wensen. Een van tevoren gepubliceerde beoordelingsmethodiek voor de wensen laat vervolgens de beste inschrijver naar voren komen. Dit kan onder andere via TenderNed, dan wint de partij die aan alle eisen voldoet en de hoogste score op de gunningscriteria heeft. Dat is dus een ander traject dan bij een commercieel bedrijf, dat gewoon de telefoon kan pakken en een aantal aanbieders kan uitnodigen.

Gevoel krijgen met de klant

Hoe het proces voor Avans na publicatie op TenderNed verliep, vertelt Corry:  “Wij hebben geïnteresseerden uitgenodigd om met ons in gesprek te gaan over de stukken die we hadden gepubliceerd, een soort pre-bid als het ware. Door die gesprekken kregen de marktpartijen meer gevoel met wat Avans bedoelde met deze strategische en toekomstbestendige aanbesteding.” 

Na publicatie van de tender volgt de nota van inlichting. Partijen mogen dan vragen stellen – dat gebeurt anoniem: aanbieders weten dus niet van elkaar dat ze vragen hebben gesteld. De antwoorden zijn wel openbaar en worden ook op TenderNed geplaatst. “Er kunnen verschillende vragenrondes zijn,” licht Nanne toe. ”Het kan zijn dat er zes aanbieders vragen hebben gesteld in verschillende rondes. Hierdoor kunnen we eisen en wensen bijstellen en verder aanscherpen.”

De strategische fit

Vervolgens kunnen partijen zich inschrijven voor de aanbesteding. De hogescholen hebben dan al de gunningscriteria bepaald, zoals de prijs en het gewicht dat daaraan toegekend wordt. Corry: “Voor ons was de strategische fit het belangrijkste criterium. Het systeem moest kunnen draaien op een technisch toekomstbestendig platform.” HR heeft juist het pakket van wensen zwaar laten wegen. “We hebben een flink aantal wensen voor kwaliteitsaspecten geformuleerd, zoals personeelsregistratie, salarisverwerking en implementatie-ondersteuning. Daaraan hebben we vervolgens punten per kwaliteitswens gepubliceerd,“ aldus Nanne.  

De uiteindelijke beoordeling

“Nadat inschrijvers een offerte hebben ingediend, start de beoordeling. HR had vijf kwaliteitswensen benoemd, en als inschrijvers een minimaal aantal punten hadden behaald vanuit de beoordelingen, werden ze uitgenodigd voor een demo. Die werd apart beoordeeld. Dit zorgvuldige, door Inkoop begeleide proces, leidt uiteindelijk tot de winnaar. Daarna konden de contracten worden opgesteld en start samen met de leverancier de fase van inrichting en voorbereiding van de implementatie.”

“Stel vooral functionele wensen en niet alleen eisen in het hier en nu. Borg de toekomstbestendigheid.”

Corry Aarts (HR Projectmanager bij Avans) en Nanne Rozinga (Manager Personeel Service Center bij Hogeschool Rotterdam)

In 2023 is uiteindelijk het hele proces afgerond, de implementatie is achter de rug en zijn systemen in gebruik genomen. HR2day kwam als winnaar uit de bus en sloot het beste aan bij de eisen en wensen van de twee hogescholen: HR-software die met de tijd mee gaat.

Hebben Corry en Nanne nog een tip voor organisaties die de overstap willen maken naar een andere HR-software leverancier? “Start op tijd en maak een projectplanning. Zorg voor draagvlak in de top en informeer HRM, IT, financiën en inkoop op tijd. Stel vooral functionele wensen en niet alleen eisen in het hier en nu. Borg de toekomstbestendigheid.”

Ben je benieuwd naar wat HR2day voor jouw onderwijsinstelling en HR-organisatie kan betekenen? Download dan hier onze brochure.

15 november 2023 6 min leestijd

Inhoudsopgave

In onze brochure ontdek je wat HR2day voor jouw organisatie en HR kan betekenen!

Brochure Mockup

Deel deze blog via:

Meest recente berichten

1 2 3 53
Dankzij de virtuele assistent van HR2day krijg jij nóg betere service.3 min leestijd

Jouw voordeel van onze virtuele assistent

De schaalbaarheid en gebruiksvriendelijkheid van onze software voor de eindgebruiker – dat is iets waar wij trots op zijn. Maar voor onze medewerkers betekent dit dat HR2day eindeloze…

Lees meer
HR2day Flamingo Release12 min leestijd

Nieuwe Release: Flamingo

Flamingo, de nieuwste release van HR2day is live. Deze release brengt talloze verbeteringen op het gebied van: Lees de release notes In de release notes leggen we per categorie uit…

Lees meer

Deze website gebruikt cookies

Met deze cookies kunnen wij en derde partijen informatie over jou en jouw internetgedrag verzamelen, zowel binnen als buiten onze website. Op basis daarvan passen wij en derde partijen de website, onze communicatie en advertenties aan op jouw interesses en profiel. Meer informatie lees je in ons cookie statement.

Kies je voor accepteren, dan plaatsen we alle cookies. Kies je voor afwijzen, dan plaatsen we alleen functionele en analytische cookies. Je kunt je voorkeuren later nog aanpassen.

Accepteren Weigeren Meer opties

Deze website gebruikt cookies

Met deze cookies kunnen wij en derde partijen informatie over jou en jouw internetgedrag verzamelen, zowel binnen als buiten onze website. Op basis daarvan passen wij en derde partijen de website, onze communicatie en advertenties aan op jouw interesses en profiel. Meer informatie lees je in ons cookie statement.

Functionele cookies
Arrow down

Functionele cookies zijn essentieel voor het correct functioneren van onze website. Ze stellen ons in staat om basisfuncties zoals paginanavigatie en toegang tot beveiligde gebieden mogelijk te maken. Deze cookies verzamelen geen persoonlijke informatie en kunnen niet worden uitgeschakeld.

Analytische cookies
Arrow down

Analytische cookies helpen ons inzicht te krijgen in hoe bezoekers onze website gebruiken. We verzamelen geanonimiseerde gegevens over pagina-interacties en navigatie, waardoor we onze site voortdurend kunnen verbeteren.

Marketing cookies
Arrow down

Marketing cookies worden gebruikt om bezoekers te volgen wanneer ze verschillende websites bezoeken. Het doel is om relevante advertenties te vertonen aan de individuele gebruiker. Door deze cookies toe te staan, help je ons relevante inhoud en aanbiedingen aan je te vertonen.

Accepteren Opslaan