HR2day Quokka

Quokka-release

HR2day Quokka

Op 3 december is HR2day Quokka uitgebracht. Deze eindejaarsversie staat in het teken van de wijzigingen die nodig zijn voor de jaarwissel. Daarnaast hebben we nog diverse verbeteringen en nieuwe functionaliteiten toegevoegd, die we hier op een rijtje zetten. Hou de Haal Meer Uit HR2day in de gaten voor het stappenplan voor de jaarwissel.

Alle verbeteringen lees je in onderstaande releasenotes. Als hulpmiddel hebben we ook een aantal handige instructievideo’s gemaakt, die je op ons YouTube kanaal terug kan vinden.

HR & Payroll

Verlof

Als Verlofbeheerder heb je de mogelijkheid om via het tabblad Verlof de verlofboekingen te controleren. We hebben Gemaakt vanaf als filter toegevoegd aan het overzicht. Je kunt hiermee alle verlofaanvragen controleren die gemaakt zijn vanaf een bepaalde datum. Dat maakt het makkelijker om bijvoorbeeld elke maand de nieuwe aanvragen te controleren.

Op datzelfde overzicht kun je nu makkelijker zien of een medewerker bewust een ander aantal uren heeft ingevuld dan HR2day berekend heeft. Bijvoorbeeld als in zijn rooster 8 uur staat, en de medewerker 4 uur heeft opgenomen. In de kolom Aantal uren zie je in dat geval een (H). Ook is dan de kolom Berekend aantal uren gevuld, waardoor je gelijk inzicht hebt in het verschil.

Mailmerge

In de mailmerge hebben we velden toegevoegd om verschillende deeltijdfactoren inzichtelijk te maken. Zo kan je bijvoorbeeld de totale aanstelling zonder werktijdverminderingen, zoals zwangerschaps- en onbetaald verlof, in je brief opnemen. Of je vaste aanstelling inclusief vervangingen. Alle mogelijkheden zijn terug te vinden in de QR Deeltijdfactor in documenten opnemen.

Payroll

HR2day ondersteunt nu ook de ET-regeling. Deze fiscale regeling houdt in dat werknemers in de uitzendbranche die in het buitenland wonen en in Nederland werken een belastingvrije vergoeding kunnen ontvangen voor de extra (extra territoriale) kosten die gemaakt worden voor reizen, huisvesting en levensonderhoud.

In de eindejaarsregelingen hebben we een aantal uitbreidingen gedaan. Je kan nu een afwijkende volgorde opgeven waarin de eindejaarsregelingen worden uitgevoerd, wat relevant is als de ene regeling input is voor de andere. Ook kan je nu bij de indicatie of de regeling moet worden uitbetaald bij uitdiensttreding kiezen of je hiervoor kijkt naar de eindperiode dan wel de betaalperiode.

In de arbeidsvoorwaardenclusters hebben we de optie toegevoegd om een cluster op archief te zetten. Hiermee kan je clusters die niet langer gebruikt worden uitfilteren in selecties en rapportages.

We hebben de werking van het statusveld van de werkgever iets aangepast: Als je geen status invult wordt de werkgever voortaan behandeld als werkgever met status Test. Voorheen was dit status Productief. Dit kan fouten voorkomen, omdat een werkgever nu altijd bewust op de status Productief gezet moet worden.

Payroll vervolgprocessen

Koppel met HR2day door middel van HR Open Standards

Voor het inlezen van gegevens in HR2day kan nu gebruik worden gemaakt van de internationale standaard HR Open Standards. Bij de gegevensuitwisselingen tussen applicaties op gebied van HR wordt steeds vaker gebruik gemaakt van de HR Open Standards. HR2day volgt dit initiatief al jaren, en sinds deze release ondersteunen wij als één van de eersten dit gestandaardiseerde formaat ook voor het inlezen van arbeidsrelatie en salarisgegevens.

Uitbreidingen voor betalingen aan derden

In de payroll zijn enkele uitbreidingen gedaan om het verwerken van de betalingen aan derden te vergemakkelijken.

Zo kan de standaardomschrijving voor de salarisspecificatie in de Add.Setup nu ook aangepast worden naar Vergoedingspecificatie. Dit is een aanvulling op de opties die er al waren, namelijk de Pensioenspecificatie en de Uitkeringsspecificatie. Je kunt dit bijvoorbeeld gebruiken bij vrijwilligers.

Ook is het nu mogelijk om binnen één werkgever verschillende categorieën externe medewerkers te registreren, waarbij automatisch alleen de voor IB47 relevante medewerkers in de aangifte (opgaaf van aan derden uitbetaalde bedragen) worden opgenomen. Omdat voor deze categorie medewerkers het Burgerservicenummer niet verplicht is geeft de payroll voortaan geen melding meer als deze mist.

Self Service

Employee Interaction Center en Manager Interaction Center

Signaleringen worden omgezet naar signaleringen die je kan afvinken.

Het is nu mogelijk om per werkgever rollen te definiëren. Deze rollen kan je vervolgens toevoegen aan een afdeling en er gebruikers aan koppelen. Je kan op deze manier per afdeling bijvoorbeeld de HR-adviseur of de tekenbevoegde bepalen. In deze release is het mogelijk om de rollen te gebruiken voor de signaleringen. In de volgende versie(s) komen de rollen ook beschikbaar voor de workflow-processen.

In de Penguin-release hebben we in pilot-vorm de eerste stappen gezet met het vernieuwen van de functionaliteit rondom signaleringen in het MIC. In deze release vervangen we de bestaande signaleringen, die alleen informerend zijn, door de nieuwe signaleringen die afgevinkt kunnen worden. Standaard leveren we de signalen uit die je voorheen ook zag op je MIC: einde proeftijd, einde contract en einde arbeidsrelatie. Daar voegen we standaard signalering op de verjaardag en de pensioendatum van de medewerker aan toe.

De signalen kunnen vóór of na de betreffende datum worden ingesteld en aangemaakt worden voor zowel een enkele gebruiker als voor een groep gebruikers. Ook kan ingesteld worden of het signaal door alle gebruikers afzonderlijk afgevinkt dient te worden, of dat ze onafhankelijk van elkaar werken. Daarnaast kunnen signaleringen nu ook aangemaakt worden voor alle gebruikers die toegang hebben tot de medewerker. Dit zijn dus alle managers, gedelegeerd managers, bovenliggende managers en de gebruikers met een toegangsrol op de afdeling. De nieuwe functionaliteit rondom rollen op de afdeling kan ook gebruikt worden voor signaleringen. Je kunt een verjaardagsignaal dus bijvoorbeeld op het MIC van de HR-adviseur van de afdeling laten verschijnen.

De signaleringen zijn hiermee voorbereid voor toekomstige uitbreidingen. Zo zullen meer standaardsignaleringen worden toegevoegd, en komt ook de mogelijkheid om vanuit een signalering een actie op te starten.

Afdelingskalender op het Employee Interaction Center (EIC)

Op het EIC is de afwezigheidskalender voor de afdeling toegevoegd. Medewerkers hebben daarmee direct inzicht in het geplande verlof en de werk-/vrije dagen conform het rooster van hun collega’s. De afdelingskalender kun je configureren naar de wensen van jouw organisatie. Wil je ook de bovenliggende afdeling tonen? En wil je verzuim wel tonen, maar alleen het verzuim van vandaag? Het is allemaal mogelijk. Hoe je dit kan instellen is te vinden in de QR Afdelingskalender op het EIC.

Goedkeuringsprocessen direct zichtbaar op het EIC

Het EIC toonde al de workflow-processen. In sommige gevallen dient de medewerker ook een proces goed te keuren. Dit is nu ook zichtbaar gemaakt in het EIC, waardoor de medewerker direct ziet dat er een actie wordt verwacht.

Het komt voor dat bij organisaties de naam/code en de omschrijving van de afdeling en/of de functie gelijk zijn. In dat geval zag de medewerker op het EIC twee keer dezelfde tekst staan. Bij gelijke waarden wordt deze nu nog maar één keer getoond.

Workflow en processen

Extra goedkeuringsopties en de optie om de diensttijdlijst met een workflow te laten goedkeuren door je medewerkers.

De medewerker kan nu via workflow aangeven of de ingevoerde diensttijdlijst akkoord is. In de vorige release hebben we het mogelijk gemaakt om de diensttijdlijst op te roepen voor één medewerker. We hebben deze functionaliteit nu uitgebreid met de mogelijkheid de diensttijdlijst via de workflow naar de medewerker te sturen. De medewerker krijgt op zijn EIC het verzoek om het diensttijdlijstproces goed te keuren. De diensttijdlijst is in Excel-vorm gekoppeld aan het goedkeuringsverzoek, dus de lijst én de goedkeuring worden direct samen in het dossier van de medewerker opgeslagen.

Daarnaast ziet het scherm waar je een workflow proces kiest er overzichtelijker uit.

We hebben nieuwe opties toegevoegd aan de goedkeurders van eenmalige looncomponentprocessen. Nu kunnen ook de budgethouder van de indiener en de budgethouder van de medewerker als goedkeurder geselecteerd worden.

In het overzicht met lopende processen is het filter Datum vorige stap toegevoegd. Zodat je kunt zien wanneer de vorige goedkeurder de aanvraag heeft beoordeeld.

Bij het indienen van een arbeidsrelatiewijziging met looncomponenten zijn controles toegevoegd om er voor te zorgen dat een ingangsdatum of een einddatum van de looncomponent nooit voor de ingangsdatum van het proces kan liggen.

Na het overnemen van een arbeidsrelatiewijziging worden alleen nog de waardes getoond uit het proces en niet meer de huidige waarde uit de arbeidsrelatie. Dit kon namelijk verwarrend zijn, omdat de waardes na overname gelijk zijn.

HR2day App

In de app is de stijl van het Employee Interaction Center (EIC) nu meer in lijn met het Manager Interaction Center (MIC). Door minder informatie direct te tonen hebben we het EIC gebruiksvriendelijker en sneller gemaakt.

Bij het doorgeven van een wijziging door middel van een workflow-proces is nu de groepering van de processen, die je al kent van de desktop, toegevoegd.

Je kan nu ook de signaleringen via het MIC in de app afvinken.

Talentmanagement

Performance Management

Voeg nu extra voortgangsgesprekken toe aan je review-cycle en maak een basismodel voor je afdeling.

Je kunt voortaan tijdens een lopende review een extra voortgangsgesprek tussenvoegen. Hiervoor neem je in het model één of meer extra voortgangsgesprekken op die niet automatisch in de reviewcyclus verschijnen, maar die je ad hoc kunt selecteren.

Zo’n extra stap hoeft niet precies hetzelfde te zijn als het standaard voortgangsgesprek. Je kunt bijvoorbeeld een simpel gespreksverslag maken, die je vervolgens in een lopende review kunt toevoegen.

Als je met meerdere medewerkers vrijwel dezelfde afspraken wilt maken, kun je voor één medewerker de review vullen en vervolgens kopiëren naar de rest van de medewerkers. Je kunt een review alleen kopiëren als deze nog in de eerste stap van de review zit. Nadat je de review gekopieerd hebt, pas je hem voor de betreffende medewerker aan naar de individuele situatie.

Het is nu mogelijk om meerdere optielijsten per model in te richten. Hierdoor kan je op verschillende manieren reviewen, met zelf te bepalen scores.

Je kan de berekende score nu ook vertalen naar een tekst. Dit stel je in door in de scoreopties een tekstwaarde te koppelen aan score. Bijvoorbeeld Onvoldoende=0/Voldoende=5/Goed=10. Als je deze optie gebruikt is dat een vervanging van de handmatig in te vullen eindscore.

Je kan alle invulvelden en scorevelden nu verplicht stellen.

We kenden al de mogelijkheid om in een invoerveld een placeholder tekst op te geven. Dit is tekst die verdwijnt wanneer je op het veld gaat staan. Soms is het echter handig als de tekst wel blijft staan om te kunnen bewerken. Bijvoorbeeld omdat je de medewerker een paar opties wilt geven die de medewerker kan aanvullen en aanpassen. Je kunt dit nu instellen in het model.

De placeholder functionaliteit is nu ook beschikbaar in de portfolio module.

In het tabblad Performance Management is het nu mogelijk om de tabel te exporteren naar Excel. Zo kan je eenvoudig filteren en de selectie exporteren en opslaan.

In de review vind je onder de tab Systeeminformatie gedetailleerde informatie over de stappen die in de review zijn afgerond of afgewezen. Dit log laat zien welke gebruiker op welke datum en tijdstip de actie heeft uitgevoerd.

HR Analytics

Sociaal Jaarverslag

Grafieken Sociaal Jaarverslag toegevoegd aan HR Analytics

In deze release hebben we onze HR Analytics functionaliteit uitgebreid met enkele grafieken die de basis vormen voor het sociaal jaarverslag. Met een paar klikken heb je jouw informatie over aantal medewerkers en FTE’s, ziekteverzuim, in- en uitstroom en je loonkosten inzichtelijk. Met een onderverdeling op onder andere geslacht een leeftijdscategorie. Dit is beschikbaar in de Control versie.