HR2day Penguin

HR2day Penguin

Onze release HR2day Penguin bevat nuttige uitbreidingen voor signaleringen op het Manager Interaction Center, maakt salariswijzigingen op basis van een review score mogelijk en het mutatieverslag is verder uitgebreid met verzuim en verloning- en looncomponentgegevens.

Alle verbeteringen lees je in onderstaande releasenotes. Als hulpmiddel hebben we ook een aantal handige instructievideo’s gemaakt, die je op ons YouTube kanaal terug kan vinden.

Algemeen

HR2day in Lightning

De Lightning vormgeving is toegepast op enkele nieuwe schermen.

De pagina’s rond documentbeheer zijn aangepast naar de Lightning vormgeving. Ook het overzicht van je declaraties is nu in Lightning.

Daarnaast zijn ook de optietabellen in de add. Setup van de werkgever overgezet naar de Lightning vormgeving en is de onderverdeling gewijzigd.

HR & Payroll

Document Management

Verwijder documenten nadat ze de vervaldatum zijn gepasseerd.

Je kan nu bij een document dat is toegevoegd bij de medewerker of in een medewerker- of arbeidsrelatieproces een vervaldatum opgeven. Bovendien vind je alle documenten met de vervaldatum terug in het tabblad Document Management. Hier kan je de documenten verwijderen waarvan de vervaldatum verstreken is.

Het is nu mogelijk om documenten heel makkelijk een andere categorie of categorienaam te geven. Bij de document categorieën is een conversiemogelijkheid toegevoegd die alle documenten converteert naar de aangepaste documentcategorie. De functie is alleen beschikbaar als je werkgever al gebruik maakt van de nieuwe Document Management functionaliteit.

De default sortering in het digitaal dossier is aflopend op de datum waarop het document is aangemaakt. Je kan sorteren op een ander item door hier in de kolomkop op te klikken.

Via het digitaal dossier kunnen alleen nog maar bestanden verwijderd worden die direct aan de medewerker zijn gekoppeld. Bestanden die zijn gekoppeld aan een workflowproces kunnen niet verwijderd worden.

We hebben een aanpassing gedaan in de preview functie in het digitaal dossier. Op het moment dat je een document opent in het digitale dossier, wordt er in een nieuw scherm een preview van het document geopend. In deze preview zit vervolgens een knop om het document te downloaden naar je eigen computer. De preview-functie maakt gebruik van Adobe Flash. Als Flash niet actief of niet geïnstalleerd is op je computer kan je het document gewoon downloaden. In de pagina komt dan eerst een knop te staan om het bestand te downloaden.

De werkgever is toegevoegd aan het SignRequest overzicht en je kan nu ook op werkgever selecteren.

Payroll

Automatische premie maximalisatie en saldering bij toepassen groene en witte tabel en nog meer handige verbeteringen in de payroll.

Als er sprake is van meerdere dienstverbanden, waarbij de groene en de witte tabel worden gecombineerd (denk bijvoorbeeld aan een ontslagvergoeding of levensloopverlof) berekenen we de ZVW premie nu automatisch gemaximeerd over beide dienstverbanden. Omdat de beide arbeidsrelaties niet meer afzonderlijk worden verwerkt, wordt in dit geval ook de uitbetaling verrekend. Dit is met name fijn is als in het actieve dienstverband sprake is van een inhouding terwijl er wel een ontslagvergoeding wordt uitbetaald.

Bij de ZVW berekening wordt rekening gehouden met een wijziging in de verzekeringsplicht die invloed kan hebben op de cumulatieve grondslagen.

De looncomponent “Extra/minder ZVW grondslag” kan je nu gebruiken in elke periode en niet meer alleen in de laatste periode van het jaar.

Je kan bij looncomponenten naast de bestaande mogelijkheid om een vast bedrag, aantal of tarief uit de parameters op te halen, een staffel definiëren waarbij de betreffende waarde bepaald wordt op basis van de leeftijd van de medewerker, of het aantal maanden voor de AOW-leeftijd.  Dit kan handig zijn bij bijvoorbeeld een WIA-hiaat regeling, waarbij op basis van de leeftijd van de medewerker een premie ingehouden wordt. Hierbij heb je ook de mogelijkheid dynamisch te refereren aan de AOW-leeftijd, zodat je kan inrichten dat je twee jaar voor de AOW-leeftijd niet meer premieplichtig bent.

Bij de werktijdfactor looncomponenten is het nu mogelijk om een reden op te geven. Hiermee is het bijvoorbeeld mogelijk om bij een tijdelijke uitbreiding de reden van de uitbreiding toe te voegen. In de parameters kan je de opties definiëren, die je vervolgens bij het invoeren van de looncomponent of in een workflowproces met looncomponenten kan kiezen.

Het is nu mogelijk om zelf het hoofd-/subdienstverband in een twk verloning aan te passen. Bijvoorbeeld als een medewerker met terugwerkende kracht een extra arbeidsrelatie heeft gekregen. Standaard staat dit op ‘Afzonderlijk verwerken’, maar soms wil je juist dat deze als Hoofd- dan wel Subdienstverband worden berekend. In de (geldige) twk verloning ga je hiervoor naar ‘Speciale functies’ en dan naar ‘Hoofd-/SubDV bijwerken’. Je hoeft daarvoor dus niet meer contact op te nemen met de Servicedesk.

Het is mogelijk om bij een eindejaarsregeling en bij het vakantiegeld de optie in te bouwen dat de medewerker specifiek één of meerdere periodes kan kiezen als eindperiode. Dit wordt onder andere gebruikt in de CAO Welzijn, waar de medewerker kan kiezen in welke periode(s) hij de eindejaartoeslag en vakantiegeld uitgekeerd wil krijgen.

Ook is er een optie toegevoegd aan de eindejaarsregelingen dat je de opbouw kan bepalen op basis van de deeltijdfactor en de uitbetaling op basis van het fulltime salaris in de betaalmaand van de eindejaarsuitkering. Dit kan handig zijn bij het inrichten van een eenmalige uitkering, zoals recent bij Primair Onderwijs.

Als je de snelinvoer gebruikt om looncomponenten in de verloningen in te voeren, dan bepaalt HR2day voortaan automatisch of de verwerking in batch gebeurt of online.

Bij de uitruilfunctionaliteit in de Payroll Console worden de gekozen selecties voor de uitruil opgenomen in het verslag. Handig als je later het rapport weer wilt gebruiken.

Payroll vervolgprocessen

Salariswijzigingen doorvoeren op basis van een review. Plus: meerdere sets met salarisspecificaties wordt samengevoegd tot één bestand.

Het is nu mogelijk om op basis van de score in een review een salarisverhoging door te voeren. Dit is momenteel met name ingericht voor gebruik in combinatie met min/max schalen zoals in het HBO. In de salaristabel voeg je de mogelijkheid voor de koppeling met reviews toe en in je reviewmodel bepaal je welk resultaat zorgt voor een salarisverhoging. Vervolgens is het mogelijk om vanuit de Payroll Console, via Salarisverhoging (stappen), het reviewmodel te selecteren en op basis van de resultaten de salariswijzigingen door te voeren.

Je kan nu in stellen dat je een e-mail over de beschikbaarheid van de salarisspecificatie en jaaropgave aan de medewerker verstuurt, zonder de salarisspecificatie of jaaropgave in de bijlage.

De sets met salarisspecificaties die worden opgeslagen bij de verloningWG worden nu bij grotere aantallen samengevoegd tot één bestand, zodat je die makkelijker kan gebruiken bij controles.

Bij de standaardomschrijving voor de betaling in de SEPA betaalopdracht kan je nu in de Add.Setup van de werkgever naast Salaris en Uitkering ook kiezen voor Vergoeding. Met name bedoeld voor betaling aan derden zoals bij IB47.

Bij het aanmaken van de betaalopdracht kan je nu ook kiezen om de betaalopdracht te mailen naar de ingelogde gebruiker zelf, of helemaal niet te mailen en alleen maar op te slaan in de verloningWG. Bij de werkgeverinstellingen kan je dit als default instellen.

In het standenregister is een kolom met het personeelsnummer toegevoegd, zodat je in Excel makkelijk kan filteren/sorteren.

Vervangingsfonds levering: het is nu mogelijk om voorafgaande aan het daadwerkelijk insturen van het bericht naar het vervangingsfonds, alleen de controles uit te voeren. Deze optie is ook in te stellen voor gebruikers die geen rechten hebben om de aanlevering daadwerkelijk in te sturen.

Verlof

De verlofbeheerder kan voortaan ook via het tabblad Verlof naar het inboeken van collectief verlof. Voorheen kon dat alleen via het tabblad Setup HR2day.

Als je gebruikt maakt van het compensatieverlof, kan de medewerker een versimpelde uitleg te zien over het de opbouw van het saldo.

Verzuim

Maak nu heel gemakkelijk een tekstblok aan op basis van UWV templates.

Bij het maken van een tekstblok zijn standaard UWV templates toegevoegd. De templates, waaronder het WAZO-formulier en het formulier voor het Plan van Aanpak, kan je aanpassen en opslaan om te gebruiken voor de administratieve afhandeling van je re-integratie verplichtingen.

Bij de taakinstellingen hebben we een optie toegevoegd waarmee je kan verhinderen dat een taak gegenereerd wordt vóór een bepaalde datum. Vooral handig bij implementaties, zodat er geen taken van oude verzuimcases gegenereerd worden, en bij het toevoegen van nieuwe taakinstellingen. Bijvoorbeeld omdat je deze taak niet wilt toevoegen aan langlopende verzuimcases waar de taak niet meer relevant voor is.

Bij het aanpassen van een taakinstelling waarmee je de key verandert, worden nu ook automatisch alle taken aangepast die op basis van de oorspronkelijke key zijn gegenereerd. De key wordt gebruikt als onderdeel van een uniek kenmerk in het Gespreksresultaat en is het dus essentieel dat deze wordt aangepast. Bij het aanmaken en bewerken van een taakinstelling wordt dan ook gecontroleerd dat deze uniek is.

In de verzuimmelding wordt voortaan de afdeling gevuld die op aanvang van het verzuim geldig is, in plaats van de afdeling die geldig was op de laatste dag van de melding. Hierdoor hoef je de akte niet meer aan te passen indien er een toekomstig arbeidsrelatietijdvak bestaat met een andere afdeling.

Declaraties

We hebben wat kleine gebruiksgemak verbeteringen doorgevoerd. Zo is het overzicht van je eigen declaraties overzichtelijker geworden.

Daarnaast was het voor gebruikers niet duidelijk dat je een declaratieregel kon bewerken door op de regel te klikken. We hebben de knop ‘Bewerk’ toegevoegd aan de andere opties op de regel.

Daarnaast hebben we het aanmaken van een declaratie bij meerdere dienstverbanden duidelijker gemaakt. De medewerker kiest bij meerdere dienstverbanden eerst het dienstverband waar de declaratie betrekking op heeft. Hier toont HR2day nu ter verduidelijking naast de functie ook de afdeling.

Diversen

Wijziging van het e-mailadres in het medewerkerdossier zorgt voor een automatische wijziging van het e-mailadres van de gebruiker.

Als je het privé of zakelijke e-mailadres van de medewerker wijzigt, dan wijzigt het e-mailadres van de gebruiker mee. Hierdoor is het niet meer noodzakelijk om dit in de Set-up bij de gebruiker aan te passen en is het niet meer noodzakelijk dat een systeembeheerder dit uitvoert.

Het type arbeidsrelatie is toegevoegd aan het standaard rapport Aflopende Contracten. Handig als je voor verschillende typen arbeidsrelatie andere handelingen uitvoert. Denk bijvoorbeeld aan de uitdiensttreding van een stagiair, die anders afgehandeld kan worden dan die van een vaste medewerker.

Het aantal jaren in het arbeidsverleden wordt voortaan met vier decimalen getoond in plaats van twee. Daardoor ziet een tijdvak van 1 dag er niet meer uit als 0,00 jaren.

In de functie voor het oproepen van de diensttijdlijst, zit nu ook de functie om dit per medewerker te kunnen doen en om deze te mailen naar de medewerker.

Je kan de optietabel voor het arbeidsrelatieveld Verrekening Reiskosten nu configureren via de Parameters. Als je dus andere opties wilt gebruiken dan de standaard opties (zoals kilometervergoeding, OV jaarkaart, …) kan je deze zelf definiëren.

Bij klonen van een medewerker worden de gekoppelde documenten bij ‘Opleiding gevolgd’ mee gekopieerd.

Self Service

Employee Interaction Center en Manager Interaction Center

We hebben de mogelijkheden van de signaleringen in het MIC uitgebreid. Je kan nu signalen, zoals een verjaardag of einde tijdelijk contract ‘afvinken’, zodat ze niet meer in je signaleringenlijst blijven staan.

Ook kan je instellen dat indien één gebruiker een signalering afvinkt, deze ook voor de andere gebruikers uit de signaleringenlijst verdwijnt. Bij het definiëren van de signaleringen heb je veel flexibiliteit, zoals het selecteren van de referentie-signaleringsdatum, het aantal dagen vóór de vervaldatum waarop een signalering getoond wordt, en de wijze van afvinken.

In versie Penguin kan je signalen instellen op verjaardag, pensioenleeftijd, einde proeftijd, einde contract en begin en einde van de arbeidsrelatie. De mogelijkheden worden in de komende versies verder uitgebreid. Neem bij interesse contact op met de Servicedesk om mee te doen aan de pilot.

We hebben de veldlengte voor de EIC en MIC instellingen vergroot. Het kon voorkomen dat door lange rapportnamen de veldlengte te kort bleek en dat ten koste kon gaan van het aantal rapporten dat getoond konden worden. Dit is nu verholpen.

Workflow en processen

Voeg nu makkelijk looncomponenten toe aan je arbeidsrelatiewijzigingen en andere verbeteringen in de processen en workflows.

We hebben het gebruik van looncomponenten in arbeidsrelatiewijzigingen verbeterd. De indiener kan nu met één druk op (looncomponent)-knop de gewenste looncomponent toevoegen.

Met name voor de optie waarbij je de bestaande looncomponent kan wijzigen én nieuwe looncomponenten kan invoeren wordt de invoer overzichtelijker en makkelijker.

Er is een extra goedkeuringsoptie beschikbaar in de medewerker-, arbeidsrelatie- en looncomponentprocessen. Je kan in het proces éénmaal de optie ‘manager van de vorige goedkeurder’ opnemen, waarmee dynamisch als goedkeurder van een stap de manager van de goedkeurder van de vorige stap wordt gekozen.

In een workflowproces kan je nu zelf bepalen waar in het proces de instructie en toelichting komt te staan. Hierdoor kan je afwijken van de standaard instelling met de instructie en toelichting onderaan in het proces. Ook is het mogelijk om lege velden in je proces op te nemen, om zo het scherm bij processen met veel velden overzichtelijker te maken.

Het rooster in de arbeidsrelatieprocessen heeft een nieuwe lay-out, zodat in één oogopslag de roosteruren, de woon-werk kilometers en de locatie(s) inzichtelijk zijn.

Het is nu ook mogelijk om de Overlijdensdatum, de (afwijkende) Functienaam en Verlonen t/m op te nemen in een proces.

De opties voor goedkeuren van de opleidingsprocessen zijn uitgebreid. Je kan nu ook ‘de budgethouder van de medewerker’ en ‘de budgethouder van de indiener’ als goedkeurder kiezen.

In opleidingsprocessen kan je nu, net als bij de medewerker- en arbeidsrelatiewijzigingen, een instructie en/of toelichting opnemen.

In het goedkeuringenpaneel voor opleidingswijzigingen in het MIC tonen we nu de ingangsdatum in plaats van de aanmaakdatum van de opleiding.

In het overzicht Lopende processen hebben we de velden, filters en sortering uitgebreid:

  • De kolommen Datum aangemaakt en Datum laatste stap.
  • Mogelijkheid om te filteren op de aangemaakte datum van het proces.
  • Opleidingswijzigingen toegevoegd als keuze in de filter op type.

Talentmanagement

Performance Management

Meer flexibiliteit in de reviewmodellen door onder andere de mogelijkheid voor meer voortgangsgesprekken. Plus een nieuwe, razendsnelle manier van zoeken in je review-overzicht.

De afgelopen versies is er veel veranderd. De reviewmodule werd qua look en feel volledig vernieuwd en is er nu onder andere een duidelijke workflow. We komen vanaf versie Penguin met de volgende stap in het verbeteren van de module: meer flexibiliteit in de reviewmodellen en de reviews.

In deze versie gaan we van de klassieke indeling van drie gesprekken per jaar naar de mogelijkheid om in je reviewmodel meerdere voortgangsgesprekken in te richten. Hierdoor kan je vier of meer gesprekken in een review cycle voeren.

Daarnaast hebben we enkele verbeteringen doorgevoerd voor het gebruiksgemak.

In de reviews:

  • Door kleurgebruik in de review is het nu duidelijker welke velden door de manager en de medewerker ingevuld moeten worden.
  • De knop voor het afronden van de review en het tonen van de voorbereiding aan de manager of medewerker is verplaats naar het eind van het formulier, zodat de gebruiker niet eerst weer helemaal naar boven hoeft te gaan.
  • De medewerker en de manager kunnen nu ook de scores en de radiobuttons invullen in de voorbereiding.
  • De optie om ingevulde radiobuttons leeg te maken is toegevoegd.

In het reviewmodel:

  • Het aanmaken van een reviewmodel is makkelijker geworden, doordat je secties kunt klonen. Ook is het niet meer nodig om handmatig de nummering te bepalen, dat doet HR2day voortaan automatisch.
  • Het is nu mogelijk om per veld de labels en de instructie op te geven. Je kon vóór deze versie alleen een afwijkende naam opgeven die voor alle velden van die fase van toepassing was. Bijvoorbeeld alle velden in de resultaat-stap, kregen ook de titel ‘Resultaat’. Je kan dit nu onafhankelijk van elkaar definiëren.
  • Bij het definiëren van de opties kan je een aangepaste waardering opgeven. In het verleden was het altijd zo dat de eerste optie de waardering 1 kreeg, de tweede optie 2, enz. Default is dit nog altijd zo, maar soms is het voor het berekenen van de score nodig om afwijkende waardering te kunnen opgeven, bijvoorbeeld optie1=5, optie2=10 en optie3=20.

In het tabblad Performance Management:

  • Zoek nu met behulp van zoektermen, zoals de naam van de manager, de periode of status. Ook is zoeken met verschillende zoektermen mogelijk.
  • De resultaten verschijnen razendsnel in beeld.
  • Er zijn filters toegevoegd voor gepauzeerde en afgehandelde reviews.

Standaard kwalificaties en Lerarenregister

Als je een kwalificatie bij een medewerker vastlegt, dan kun je voortaan aangeven voor welke afdeling de medewerker de betreffende kwalificatie heeft behaald. Dit is bijvoorbeeld nodig als een medewerker op 2 verschillende afdelingen werkt, en slechts voor één van de twee een bepaalde kwalificatie heeft.

HR Analytics

HR Analytics

Nu ook het mutatieverslag op verzuim en verloningen en uitstekende performance van de kengetallen in het MIC.

In HR Analytics kan je in het mutatieverslag nu, naast de mutaties van medewerker-, arbeidsrelatie- en looncomponentgegevens, ook rapporteren over mutaties in verzuimgegevens en in verloning- en looncomponentgegevens. Dat betekent dat je elke mutatie in de verloningen terug kunt vinden in HR Analytics. Inclusief de bekende filters waardoor je bijvoorbeeld precies kunt zien wie de mutatie in de verloning van september van die ene medewerker heeft gedaan. Beschikbaar in de versies Control, BI en Expert.

Het HR Analytics paneel op het MIC heeft een duidelijkere opmaak gekregen en is flexibeler en eenvoudiger te configureren. Bovendien is deze een stuk sneller geworden.

Bij de verzuimclassificaties heb je nu de mogelijkheid om in de rapportagecode bij ‘zwangerschap’ aan te geven of deze wel of niet mee telt in het verzuimpercentage. Hiermee kan je in je rapportages aansluiten bij berekende cijfers van bijvoorbeeld de arbodienst.

In de optietabellen is de mogelijk toegevoegd om zelf de leeftijdscategorieën te bepalen voor je rapportages in HR Analytics en kan je instellen welke formatierapportage-looncomponenten meetellen in de netto en/of bruto fte-telling.