HR2day Octopus

HR2day Octopus

Onze release HR2day Octopus bevat nuttige Talent Management uitbreidingen, is natuurlijk voorbereid op de AVG/GDPR en maakt het Manager Interaction Center nog toegankelijker. Alle verbeteringen lees je in onderstaande releasenotes. Als hulpmiddel hebben we ook een aantal handige instructievideo’s gemaakt, die je op ons YouTube kanaal terug kan vinden.

Algemeen

HR2day goes Lightning, deel 3

HR2day goes Lightning: we hebben verbeteringen doorgevoerd in bestaande schermen en de Lightning vormgeving toegepast op enkele nieuwe schermen.

We hebben veel positieve reacties gekregen over de nieuwe Lightning vormgeving. Naar aanleiding van de feedback en evaluatie hebben we nu nog een aantal aanpassingen in de lay-out gedaan:

De ruimte van de velden op het scherm is ingeperkt, zodat de schermen minder uitgerekt worden.
Er is meer contrast tussen de witte en grijze elementen op het scherm.

Het is nu ook mogelijk om de arbeidsvoorwaardengroep van de medewerker in de koptekst op te nemen.

We hebben weer een aantal schermen omgezet in de Lightning vormgeving. Het betreffen nu met name de resterende, minder gebruikte schermen voor medewerkers en managers. Alle relevante schermen voor medewerkers en managers zijn nu in de Lightning vormgeving. Dit zijn het tabblad Verloningen (overzicht loonstroken vanuit het EIC), Vervangingen, Arbeidsverleden, Benefits en Klonen van een medewerker.

Ook in de portfoliomodule en de declaratiemodule zijn aanpassingen gedaan zodat de vormgeving beter aansluit bij de andere schermen. Ook het tabblad Declaraties is nu in Lightning.

Performance

We hebben een aantal verbeteringen doorgevoerd zodat HR2day nog sneller is geworden.

We hebben op een aantal plaatsen in het systeem (waaronder de tabbladen Verloningen en Medew/Arbeidsrelatie) waar veel data werd opgehaald de performance verbeterd. In verloningrapportages kan je gebruik maken van het veld Jaar-Periode, waarmee ook grote rapportages sneller worden.

In de HR Analytics (Rapportage & Analyse) dashboards hebben we ook een flinke performanceverbetering kunnen doorvoeren door een aanpassing in de filtering.

AVG/GDPR

Natuurlijk hebben we HR2day grondig getoetst aan de eisen die de AVG/GDPR stelt. Dat heeft ertoe geleid dat we in HR2day Octopus een overzicht hebben toegevoegd met alle velden in van HR2day waarin je medewerkergegevens kunt registreren. Dat overzicht kun je gebruiken voor jouw dataregister. Meer over deze functionaliteit vind je in de Release video HR2day Octopus.

Meer informatie over HR2day en de AVG vind je in onze Whitepaper

HR & Payroll

Document Management

We hebben de mogelijkheden voor documentmanagement uitgebreid.

De mogelijkheden voor het vastleggen van bijlagen bij het medewerkersdossier zijn sterk uitgebreid. De HR-functionaris kan bijvoorbeeld een document uploaden zonder het vrij te geven aan de manager en/of medewerker. Ook kan je nu beter zoeken in de documenten. Geïnteresseerd? Neem dan contact op met de Servicedesk.

De knop Bijlagen in het medewerkerscherm heet nu Digitaal dossier en de knop Mailmerge is vervangen door Document maken.

We hebben een rest-service toegevoegd waarmee je documenten kan importeren met behulp van een externe applicatie of dienstverlener.

In je te genereren brief kan je nu ook de gegevens uit de looncomponentwijzigingen opnemen.

Payroll

Diverse uitbreidingen voor een eenvoudigere administratie.

Uitbreidingen in pensioen- en eindejaarregelingen:

De pensioenpremie van een andere (eerdere) pensioenregeling kan je nu aftrekken van de grondslag voor de pensioenberekening.
Eindejaarsregelingen kunnen worden gecumuleerd in een andere eindejaarregeling, zodat er meer mogelijkheden zijn voor het inrichten van benefits-/ keuzebudgetregelingen.

Looncomponenten die zijn overgenomen vanuit de arbeidsrelatie of zijn geïmporteerd, kunnen normaal gesproken in de verloning worden aangepast. Voor controledoeleinden is dat niet altijd gewenst. Met het nieuwe kenmerk Blokkeren bij de looncomponentdefinitie kan je dat voorkomen. Je kan de component volledig blokkeren, of alleen een specifiek invoerveld (bedrag, aantal, factor, tarief).

We hebben het aantal looncomponentregelingen dat je kan opvoeren in de arbeidsrelatie en kan opnemen in je processen uitgebreid van 5 naar 10.

Met een nieuwe methode om looncomponenten af te splitsen (aantal x factor in het factorveld overnemen) kunnen we nu de registratie van onbetaald verlof met pensioenconsequenties verder vereenvoudigen.

We bepalen, indien ingevuld, aan de hand van het rooster of er sprake is van een deeltijder ten behoeve van het toepassen van de periode- of dagtabel. Dit is nu nog aan de hand van de deeltijdfactor. Om ongewenste twk’s te voorkomen passen we dit aan per juli 2018.

Bij de verloning van medewerkers die verschillende tijdvaktabellen hebben voor loon uit vroegere dienstbetrekking wordt nu automatisch gerekend op basis van de langste tijdvaktabel.

HR2day ondersteunt nu de PAWW (De Private Aanvulling WW en loongerelateerde WGA), de compensatieregeling voor de versobering van de WW en WGA.

Payroll vervolgprocessen

Uitbreidingen in de Loonaangifte en salarisspecificatie

Een buitenlands adres op de salarisspecificatie wordt nu opgemaakt in het formaat dat is voorgeschreven voor het betreffende land.

Als een medewerker een component voor ‘extra loonheffing’ heeft, wordt deze nu in de salarisspecificatie uitgesplitst onder de loonheffing. Het is daarbij ook mogelijk om een aparte component te maken voor correctie loonheffing BT.

Eindheffing geschenken aan externen is nu vereenvoudigd: in de VerloningWG kan je nu het bedrag dat je aan eindheffing moet betalen voor uitkeringen aan externen (eindheffing publiekrechtelijke uitkeringen) invoeren zodat deze direct verwerkt wordt in de Loonaangifte.

Je kan nu een looncomponenten kenmerken als Aanvulling op een uitkering, zodat deze in de Loonaangifte direct als zodanig wordt verwerkt.

Bij de loonjournaalpost is het formaat UNIT4 Multivers CSV toegevoegd.

In het verslag van de betaalopdracht is nu ook het personeelsnummer opgenomen.

Bij een looncomponent (met name loonbeslag) kan je nu automatisch het bankrekeningnummer van het CAK toekennen.

Bij het opstarten van het loonstandenregister kan je nu meerdere afdelingen gelijktijdig selecteren.

Verlof

Compensatieverlof en uitbreidingen in het Benefits scherm.

We hebben de mogelijkheid toegevoegd om compensatieverlof te verwerken. Dit is van toepassing als verlofregistratie gebaseerd is op een normjaartaak. Hierbij krijgt de medewerker verlof toegekend op basis van het aantal uur dat hij volgens de deeltijdfactor zou moeten werken in vergelijking met het aantal uur dat hij daadwerkelijk is ingeroosterd.

In het Benefits scherm wordt nu ook een overzicht van alle verlofrecords getoond. Bovendien kan je vanuit dit scherm nu ook direct een verlofaanvraag starten, zodat je op dit scherm alle informatie en processen voor tijd en geld bij elkaar hebt.

Verzuim

Ziekmelding door de medewerker zelf.

Medewerkers kunnen zich nu zelf ziekmelden via het verzuimpaneel op het EIC. Om het makkelijk te maken krijgt de medewerker een vereenvoudigd scherm om de verzuimgegevens in te voeren. Als de medewerker zichzelf beter meldt is alleen de einddatum invoerbaar.

In verband met deze aanpassing hebben we, voor organisaties die naast verzuim ook andere afwezigheden via de verzuimmodule registreren, de mogelijkheid toegevoegd om de naam van het Verzuimpaneel in het EIC en MIC aan te passen in Afwezigheden, via een instelling bij de werkgever.

Verzuimrecords worden nu altijd gerelateerd aan een verzuimclassificatie, zodat kenmerken van een classificatie beschikbaar zijn voor rapportages. Bij de classificaties is ook een nieuw veld opgenomen waarin de teksten voor op de kalender (één letter en een korte afkorting) kunnen worden opgegeven en een key veld voor het makkelijker maken van koppelingen bij imports.

Declaraties

We hebben wat kleine gebruiksgemak verbeteringen doorgevoerd.

Ook in de declaratiemodule zijn kleine aanpassingen gedaan zodat de schermen beter aansluiten bij de andere schermen. Het tabblad declaraties is nu ook in Lightning.

Als je vanaf het tabblad Declaraties een declaratie aanmaakt wordt deze niet meer in een nieuw venster getoond, maar in het bestaande venster.

Vanuit het tabblad Declaraties Verlonen kan je nu klikken op het arbeidsrelatienummer, waarmee je direct het arbeidsrelatiescherm opent. Zo kan je makkelijk de achterliggende gegevens beoordelen.

Je kan nu ook bij een kilometerdeclaratie een bijlage toevoegen (bij een bedrag- en urendeclaratie was dit al mogelijk).

Diversen

KvK, functies en set-up

Bij Bedrijven in het tabblad Setup HR2day (ten behoeve van de registratie van externen) kan je nu ook het Kamer van Koophandel nummer vastleggen.

Bij een functiedefinitie hebben we twee nieuwe velden geïntroduceerd: een Functienummer en een Alternatieve functienaam.

In de Additionele Setup van de werkgever zijn de optietabellen gegroepeerd voor meer overzicht.

Self Service

Employee Interaction Center en Manager Interaction Center

We hebben het MIC sneller gemaakt en voorzien van een apart kalenderpaneel; verzuim staat nu ook in het EIC.

In het MIC zijn het rooster en de afwezigheden uit het overzicht van de medewerkers gehaald en zijn nu terug te vinden onder een apart icoon in het paneel. Dit biedt meer overzicht en meer mogelijkheden voor visualisatie en navigatie.

In de kalender wordt verzuim weergegeven met een afkorting van de verzuimclassificatie, zodat je direct het onderscheid ziet tussen de verschillende soorten verzuim.

De gegevens in het MIC worden nu sneller geladen.

In het EIC hebben we een paneel opgenomen met verzuimgegevens, met de mogelijkheid voor de medewerker zich ziek te melden.

Workflow en processen

We hebben bestaande processen geoptimaliseerd en de mogelijkheden van workflow uitgebreid.

Als in een arbeidsrelatiewijziging meerdere keren dezelfde goedkeurder achter elkaar moet goedkeuren, dan worden deze stappen samengevoegd en hoeft er dus maar één goedkeuring plaats te vinden. Dit was al zo bij medewerker- en looncomponentwijzigingen.

Als de eerste goedkeurder dezelfde gebruiker is als de indiener van een medewerker-, arbeidsrelatie of een looncomponentwijziging, wordt deze goedkeuringsstap automatisch overgeslagen.

Loonbeslagen kunnen nu ook via een proces worden opgegeven.

Bij het indiensttredingsproces met medewerker buiten bereik worden alleen werkgevers getoond waarvoor een relevant proces is ingericht.

Bij het indiensttredingsproces wordt het BSN in het eerste scherm alleen getoond als deze is ingericht in een van de indiensttredingsprocessen van de geselecteerde werkgever. De BSN validatie (formaat, reeds in gebruik en wel/niet verplicht) wordt ook al in het eerste scherm uitgevoerd.

Bij opleidingswijzigingen kan je nu maximaal 5 in plaats van 2 goedkeuringsstappen definiëren.

Bij de medewerker is een derde telefoonnummerveld toegevoegd, dat ook beschikbaar is in processen.

In de vorige versie hebben we de geboortelanden geïntroduceerd. Deze kon je invoeren via de ISO code van het land. Dit hebben we nu aangepast: in de keuzelijst staat nu de volledige landnaam. Bovendien hebben we standaard veel meer landen aan de selectielijst toegevoegd.

HR2day App

Je kunt nu notificaties in de HR2day App instellen

Als je een salarisspecificatie of jaaropgave ontvangt krijg je een notificatie op je smartphone.

Bij verlof en declaraties krijg je nu als goedkeurder of medewerker een notificatie op je smartphone, zodat je weet dat je een aanvraag moet goedkeuren of is goedgekeurd.

Als je klikt op de notificatie ga je direct naar de app van HR2day.

Bij de werkgever kan je instellen of deze notificaties verstuurd moeten worden.

Talentmanagement

Performance Management

Verbeterde procesbewaking, waaronder een paneel in je MIC met de lopende reviews.

In het MIC kan je nu een paneel Reviews opnemen, waarin alle lopende reviews staan waarvoor voor jou processtappen open staan. Vanuit dit paneel kan je doorklikken naar het overzichtsscherm met alle reviews.
Er is een extra filtermogelijkheid in het Performance Management tabblad waarmee je alleen de reviews kan selecteren met processtappen waar jij actie op moet ondernemen.

De manager/medewerker kan een review nu parkeren, waarbij de taken worden opgeschort totdat de betreffende datum bereikt wordt.

Als er bij een medewerker een nieuwe review wordt aangemaakt, wordt automatisch de afdelingsmanager voorgeselecteerd.

Je kan nu in een reviewmodel een keuzelijst definiëren voor de reviewperiode, waardoor je deze eenduidiger kan opgeven bij het aanmaken van een review.

Portfolio

Verbetering gebruiksgemak van het portfolio

De vormgeving van de portfoliomodule hebben we flink aangepast. Op de linker kant van het scherm kan je zoeken naar medewerkers op basis van aanwezige portfolio-elementen (opleidingen, interesses, ervaringen, …) of op naam. Door op een zoekresultaat te klikken zie je direct het portfolio van de betreffende medewerker.

De opmaak sluit nu ook beter aan op de andere schermen in de Lightning vormgeving.

Standaard kwalificaties en Lerarenregister

Standaard kwalificaties en gegevensuitwisseling met lerarenregister

Het is nu mogelijk om initieel een standaard set met kwalificaties voor het lerarenregister aan te maken bij een werkgever.

We ondersteunen nu de gegevensuitwisseling met registerleraar.nl. In de komende maanden wordt deze gegevensuitwisseling getest in overleg met DUO.