HR2day Nighthawk

HR2day Nighthawk

Het eerste weekend van december brachten we HR2day Nighthawk uit. We zetten de belangrijkste verbeteringen even op een rij:

HR2day goes Lightning, deel 2

HR2day goes Lightning: ook het medewerkerscherm en de tabbladen voor verlof, verzuim en persoonlijke ontwikkeling zijn omgezet naar onze nieuwe vormgeving.

Stap voor stap zetten we heel HR2day over naar onze nieuwe gebruikersinterface: Lightning. Meer achtergrondinformatie over HR2day goes Lighting vind je op onze nieuwspagina.

In HR2day Nighthawk hebben we de functies Verlof en Verzuim nu geheel over op Lightning. Ook de pagina met Persoonlijke Ontwikkeling is nu in de nieuwe vormgeving, net als het scherm waarop een medewerker zijn Foto kan uploaden.

Ook is het Medewerkerscherm nu in Lightning stijl. In dit scherm zie je aan de rechterkant de gerelateerde lijsten; door op een van die lijsten te klikken scrollt het scherm direct naar de betreffende lijst.

Je kunt nog steeds zelf de weergave van het medewerkerscherm per gebruikersprofiel bepalen. Om dit nog makkelijker te maken hebben we een nieuwe functie gemaakt: HR2day Scherminstellingen. Beheerders die hier meer over willen weten kunnen contact opnemen met de Servicedesk.

HR2day App

De HR2day App hebben we uitgebreid met het Manager Interaction Center.

In de HR2day App is nu ook het Manager Interaction Center (MIC) beschikbaar. Hier heeft de manager direct toegang tot zijn openstaande taken en goedkeuringen, en kan deze direct afhandelen. Voor het gemak hebben we twee belangrijke functies gemaakt: Mijn Acties, waar de manager alle taken en goedkeuringen vindt en Mijn Team, waar zijn of haar medewerkers getoond worden. Ook is er een zoekfunctie zodat je snel een medewerker kunt zoeken.

Alle gebruikers die het MIC-tabblad op hun desktop zichtbaar hebben, krijgen automatisch toegang tot het MIC in de HR2day App.

Employee Interaction Center en Manager Interaction Center

Op het MIC kun je nu ook zoeken naar medewerkers die al uit dienst zijn.

In het MIC zie je in het verzuimpaneel een extra filter. Hiermee kun je reeds afgesloten verzuimmeldingen oproepen. Handig als iemand zich ziek meldt en je nog even terug wilt kijken omdat hij kort geleden ook al ziek was, of als je een vervanging wilt invoeren.

Bij het zoeken naar een medewerker vind je nu ook de ex-medewerkers terug. Handig als je iemand die inmiddels uit dienst is weer in dienst wilt nemen.

Als de verlofaanvraag van een medewerker wordt goedgekeurd en deze medewerker heeft de HR2day app geïnstalleerd, ontvang deze medewerker voortaan een notificatie op zijn mobiel. De medewerker kan zelf in de App instellen of hij notificaties wil ontvangen.

Performance Management

De Performance management module is verder uitgebreid, onder andere met een overzichtsscherm en aantrekkelijke visuele weergaven.

Deze module heeft vorige versie een metamorfose ondergaan. Ook deze versie hebben we diverse verbeteringen aangebracht.

We hebben een apart tabblad Performance Management (overzichtspagina) toegevoegd. Daarin kan je alle reviews weergeven. In dit scherm kan je nu ook direct reviews aanmaken voor één of meerdere medewerkers.

Op het Employee Interaction Center kan de medewerker via het plusje zelf een reviewproces initiëren (als je hebt ingericht dat medewerkers dit kunnen)

Inrichting van de Performance Management modellen
1. Als waardering kon je tot nu toe alleen een waarde of een keuze uit een optielijst opgeven. Nu kun je hiervoor ook gebruik maken van een visueel mooiere oplossing: een icoontje zoals een Like of een Smiley.
2. Als je bepaalde onderdelen minder relevant vindt om direct te tonen, dan kun je die nu standaard ingeklapt weergeven. Je kunt in het model instellen welke onderdelen standaard in- of uitgeklapt getoond worden.
3. Als je gebruik wil maken van een ‘totaalscore’ kan je nu kiezen of je deze score wil berekenen en/of deze handmatig wil kunnen invullen (met de mogelijkheid om een eigen label op te geven). Ook kan je kiezen een optielijst definiëren.
4. Om het inrichten van de modellen te vergemakkelijken kan je nu als start een eenvoudige of uitgebreidere review genereren, incl. een aantal elementen en stappen.

Werken met een ingericht Performance Management model
1. Ben je lang bezig met het invullen? Dan slaat HR2day je ingevoerde tekst nu automatisch elke minuut op.
2. Gebruik je de nieuwe modellen? Dan kun je de reviews die op basis van zo’n model gemaakt zijn netjes afdrukken.
3. In de rechterkolom op het scherm zie je nu meteen de voorgaande reviews. Ook zie je meteen de gevolgde opleidingen en de competenties van de medewerker (indien dit bij het reviewmodel is aangegeven). Als je meer ruimte op het scherm wil, kan je de rechterkolom dichtklappen.

Kwalificaties/ Lerarenregister

Leg op gestructureerde wijze de Kwalificaties van medewerkers vast waarop je wilt kunnen rapporteren naar externe instanties (zoals het Lerarenregister in het onderwijs) of zelf wilt bewaken of medewerkers een bepaalde taak kunnen of mogen uitvoeren.

We hebben een nieuw gegeven bij de medewerker geïntroduceerd: Kwalificaties.

Hiermee kan je op gestructureerde wijze kwalificaties van medewerkers vastleggen, zodat je kunt rapporteren aan externe instanties of zelf wilt bewaken of medewerkers een bepaalde taak kunnen of mogen uitvoeren.

Dit object is een aanvulling op de bestaande objecten voor Opleidingen en Competenties:

1. Bij Opleidingen leg je de gevolgde of aangevraagde opleidingen of cursussen vast
2. Bij Competenties leg je de minder geformaliseerde competenties zoals persoonseigenschappen vast
3. Bij Kwalificaties leg je gestructureerde en vaak meer formele kwalificaties vast

Bij de (config-)werkgever definieer je de optielijsten en instellingen hiervoor, zoals de kwalificatietypes, kwalificatiecategorieën, kwalificatiekenmerken

In het onderwijs wordt het komend jaar verplicht te registreren op basis van welke bevoegdheden een medewerker benoemd is voor een functie. Bij de kwalificaties kan je nu al vastleggen op welke gronden de medewerker al dan niet bevoegd is. Bij een kwalificatietype geef je aan of deze moet worden doorgegeven aan een externe instantie zoals Registerleraar, waarvoor we in een komende release een standaardkoppeling zullen aanbieden.

Processen

In de Processen kun je nog makkelijker looncomponenten opnemen.

In een proces van het type Arbeidsrelatiegegevens kun je een of meerdere looncomponenten selecteren. Bij het kiezen van de velden voor zo’n component kun je nu ook (net als bij andere processen) aangeven of het een verplicht veld is.

Als je voor een medewerker tegelijkertijd twee arbeidsrelatieprocessen start, die allebei looncomponenten bevatten, dan kon je alleen de eerste via de knop Overnemen in arbeidsrelatie doorboeken. Nu kan ook het tweede proces op dezelfde manier worden doorgeboekt.

Digitale handtekening, Declaraties, Verlof en Arbeidsrelatie

Digitale handtekening

De knop Signrequest wordt in het digitale dossier getoond zodra je rechten hebt om onze digitale handtekeningenmodule te gebruiken.

Zodra je op de knop SignRequest klikt selecteer je het document dat je wilt laten ondertekenen. De lijst met documenten waar je uit kunt kiezen is opgeschoond, zodat je alleen de echte bijlagen ziet en niet de hulpdocumenten.

 

Declaraties, Verlof en de Arbeidsrelatie

Een systeembeheerder kan de kostenplaats en declaratiecategorie van een goedgekeurde declaratie wijzigen. Als je een reguliere gebruiker (niet-systeembeheerder dus) deze mogelijkheid ook wilt geven, dan kun je dat nu instellen bij de gebruiker.

Nadat je op het tabblad Declaraties een selectie hebt gemaakt – bijvoorbeeld de afdeling of een keuze voor een medewerker – dan blijft deze selectie actief als je een declaratie opent en weer terugkeert naar dit tabblad. Dan hoef je je selectie niet opnieuw in te voeren. Je kunt via Wis filter de standaardwaarden herstellen.

 

Verlof

In de parameters HR kun is de instelling Saldo mag negatief zijn nu ook beschikbaar bij de verlofsoorten 11 tot en met 15, die je gebruikt als je meer dan 5 verlofsoorten met saldo onderscheidt.

 

Medewerkers en Arbeidsrelaties

Je kunt voortaan ook het Geboorteland bij de medewerkergegevens vastleggen.

In de optietabellen bij de parameters kun je de opties instellen voor het veld Contract bepaalde/onbepaald tijd en voor het veld Type arbeidsrelatie. Het aantal opties dat je daar kon definiëren was beperkt, maar die beperking hebben we opgeheven, je kunt nu net zoveel opties en types toevoegen als je wilt.

Verloning

In de Verloning hebben we de gegevenscontrole uitgebreid met een hashcodering in het betaalverslag.

In bepaalde situaties is er geen sprake van een vaste salariscomponent, maar worden elke periode andersoortige uitkeringen of betalingen gedaan. Bij de looncomponentdefinitie kun je instellen dat de component Salaris niet automatisch in de verloning wordt gegenereerd.

Je kunt in de verloning via een looncomponent een correctie op het aantal kilometers woon-werk opgeven. Dit is relevant in het kader van de uitruilregeling. Bijvoorbeeld om bij oproepkrachten woon-werkverkeer op te geven dat niet is vastgelegd in de arbeidsrelatie, of als correctie van de kilometers bij een bijzondere situatie.

Soms vraagt een medewerker het maximumtarief voor de loonheffing toe te passen. Bijvoorbeeld als de medewerker een andere dienstbetrekking heeft waar het maximumtarief al bereikt wordt. Om te voorkomen dat hij/zij bij de inkomstenbelasting een naheffing krijgt, kan dan ook bij andere dienstbetrekkingen het maximumtarief worden toegepast. We kenden dit al voor het bijzonder tarief, maar je kan dit nu ook voor het tabeltarief (en daarmee ook direct voor het bijzonder tarief) instellen met nieuwe regeling MaxLH in het veld Fiscale Regelingen in de arbeidsrelatie.

Loonstrook en Journaalposten

Je kunt de salarisspecificatie een andere naam geven: Pensioenspecificatie of Uitkeringsspecificatie. Je stelt dit in bij de additionele setup van de werkgever onder instellingen Betaling/Journaalpost.

Aanpassingen in de jaaropgave:

Het logo wordt voortaan ook getoond

De loonheffingstabel (groen of wit) wordt vermeld op de jaaropgave wanneer er zowel arbeidsrelaties zijn met groene als met witte tabel.

In het kader van de gegevenscontrole hebben we een hash SHA-256 versleuteling van het Sepa-betaalbestand toegevoegd aan het betaalverslag. Bij sommige bankapplicaties kun je tegenwoordig een hash-code opgeven bij het inlezen van de door HR2day gegenereerde betaalopdracht. Zo kun je controleren of het ingelezen bestand aansluit op het gegeneerde betaalbestand. In het betalingskenmerk bij een bankrekening kan je nu een langere tekst opgeven. Bovendien heb je nu de mogelijkheid om de standaardomschrijving van de betaling naar de bank bij de medewerker aan te passen

Op de salarisspecificatie kan je nu naast de functienaam ook de korte omschrijving van de functie opnemen. Handig voor klanten die in de functienaam een code hebben opgenomen en in de korte omschrijving de echte naam van de functie.

We hebben Coda Financials als exportformaat voor de journaalposten toegevoegd.

Rapportage & Analyse

In het verloning totaaloverzicht is het veld Type arbeidsrelatie toegevoegd.

In de jubileumlijst kun je nu kiezen of je nul-uren-contracten wel of niet (standaard) mee wilt nemen. Ook worden (specifiek voor de onderwijssector) vervangingen voortaan meegeteld.

Je kunt een nieuw type rapporttoewijzing maken (in tabblad Setup HR2day) om knoppen in het tabblad R&A toe te voegen waarmee je direct naar een dashboard gaat.

Standaard koppelingen

Koppelen met HR2day nu nog makkelijker door nieuwe webservices.

We hebben onze standaard beschikbare webservice koppelingen uitgebreid met:

Een webservice waardoor externe systemen het e-mailadres en het telefoonnummer van de medewerker kunnen aanpassen

Een webservice waardoor externe partijen documenten kunnen toevoegen aan HR2day

Een webservice waardoor externe systemen verloningscomponenten kunnen ophalen uit HR2day

In de Arbokoppelingen kunnen we voortaan bepalen van welke arbeidsvoorwaardengroep de gegevens wel/niet doorgegeven worden. Zo kun je er bijvoorbeeld voor zorgen dat externe medewerkers of stagiaires niet worden doorgegeven aan je Arbodienst.

Diversen

In de Mailmerge kun je nu ook de titel en het e-mailadres van de gebruiker opnemen. Je kunt ook de grootte van het logo van de werkgever instellen.