HR2day Lion

HR2day Lion

Succesvolle organisaties stellen de medewerker centraal. Onze nieuwste release HR2day Lion bevat veel functionaliteit waarmee je de medewerker nog beter kunt ondersteunen.

De belangrijkste verbeteringen in HR2day Lion zijn:

Digitale handtekening

Digitale handtekeningen via workflow kunnen plaatsen

Het elektronisch (laten) ondertekenen gaat sneller dan ooit. Niet meer printen, ondertekenen en scannen van je documenten, maar direct digitaal laten ondertekenen en opslaan in het medewerkerdossier van HR2day. Geen probleem als medewerkers of sollicitanten geen printer hebben. Met onze handtekeningenmodule geef je ze de mogelijkheid altijd en overal te ondertekenen.

MIC en EIC

Filters en totaaloverzicht lopende processen op het MIC en EIC

Je kunt instellen dat managers de salarisspecificaties van de medewerkers niet mogen zien. In hun eigen EIC zien managers dan wel de eigen specificaties, maar gaan ze naar het EIC van een andere medewerker dan wordt het hele paneel met salarisspecificaties niet meer getoond.

De kopregel van het paneel Medewerkers op het MIC is nu “sticky”: in het verleden verdween deze bij het scrollen van het scherm, nu blijft hij altijd zichtbaar.

Vanuit het MIC kun je nu direct doorklikken naar een overzichtsscherm waar je als manager kunt zien welke goedkeuringen je nog moet doen en welke aanvragen door jou gestart zijn. Je vindt hier ook het overzicht van alle verlofaanvragen, declaraties, medewerker/arbeidsrelatieprocessen, eenmalige looncomponenten, opleidingen en competenties voor een specifieke medewerker.

In het EIC heb je nu een filtermogelijkheid waarmee je kan kiezen of je alleen de actuele of ook alle historische processen wil tonen.

Op het EIC kun je in het paneel Koppelingen per werkgever linkjes naar andere applicaties tonen. Je kunt deze koppelingen nu ook bij de concernwerkgever inrichten.

In de MIC-settings richt je in welke rapporten je op het MIC wilt tonen. Je kunt daar de rapporten voortaan selecteren uit een lijstje, zodat je de technische naam niet hoeft in te typen. Dit onderdeel wordt daardoor ook bruikbaar voor gebruikers zonder admin-rechten.

Bedrijfsmiddelen

Registreren van in bruikleen gegeven bedrijfsmiddelen

In HR2day Lion introduceren we de mogelijkheid om verschillende soorten bedrijfsmiddelen tbv bruikleen vast te leggen. Je kan deze module flexibel werkgeverspecifiek inrichten. En omdat je van bijvoorbeeld een telefoon andere gegevens wilt vastleggen dan van werkschoenen, kun je je eigen lijst met types bedrijfsmiddelen met bijbehorende categorieën opstellen. Bekijk voor meer informatie de instructievideo.

Declaraties

Opslaan berekende kilometers bij Declaraties

In de parameters HR kun je instellen of je wilt dat HR2day het aantal kilometers berekent. De medewerker kan het aantal kilometers ook zelf invoeren of overschrijven. HR2day slaat voortaan op hoeveel kilometers het systeem berekend heeft. In het scherm waarin de manager de declaratie goedkeurt zie je nu een signalering als er van het berekende aantal kilometers is afgeweken, en ook in controlerapporten kun je hierover rapporteren.

Processen

Standaard documentcategorieën en adressen zoeken via Google bij Processen

Bij het invoeren van het adres van de medewerker in een proces word je geholpen door de Google-zoekfunctie, net zoals bij de kilometerdeclaraties al het geval was. Omdat veel medewerkers vaker adressen opzoeken via Google maakt dit het invoeren van een adreswijziging gemakkelijker, en worden de ingevoerde gegevens consistenter en minder gevoelig voor invoerfouten.

Ook kun je nu bij een proces instellen wat de documentcategorie is die standaard aan de door de gebruiker geüploade documenten wordt toegekend. Je kunt ook aangeven of die categorie nog gewijzigd mag worden of niet.

Wanneer je in een workflow voor een eenmalige looncomponent als laatste goedkeurder de wijziging goedkeurt, dan kun je nu direct doorspringen naar het scherm waarmee je deze component doorboekt naar de verloning. Zo kun je, als dat in je werkproces past, de wijziging direct verwerken en controleren.

Het overzicht Openstaande wijzigingen, waar je een overzicht van de processen kan vinden, is nu standaard op In behandeling gefilterd, zodat het scherm sneller geladen wordt en direct de meest relevante informatie toont.

Als je een wijziging in de arbeidsrelatie hebt doorgegeven via een proces, maar je wil de ingangsdatum achteraf veranderen, dan kun je die ingangsdatum voortaan later nog aanpassen.

Als een medewerker meerdere arbeidsrelaties heeft, dan kon je bij het invoeren van een arbeidsrelatieproces al kiezen voor welke arbeidsrelatie je de wijziging wilt doorgeven. Daarbij worden nu ook de velden aanvang- en einde-arbeidsrelatie getoond, zodat je beter kunt zien welke arbeidsrelatie je moet kiezen.

Bij het definiëren van een proces kun je instellen via welk scherm je het betreffende proces mag starten. Deze keuzes zijn makkelijker in gebruik gemaakt, doordat je via een nieuwe vinkjeslijst bepaalt waar gebruikers het proces kunnen starten.

In het scherm met de Lopende processen wordt extra informatie getoond bij de declaratieregels (km, bedrag, aantal). Zo kun je sneller de declaratie vinden waar je naar op zoek bent.

Wil je je medewerkers bevragen over hun nevenwerkzaamheden? Dan kan dit nu makkelijker in HR2day. Neem de velden Nevenwerkzaamheden en Nevenwerkzaamheden beschrijving op in je proces, en maak de eerste verplicht.

Je krijgt dan een keuzelijst in plaats van het vinkje zodra je een nevenwerkzaamhedenproces opstart. Op deze manier verplicht je de medewerker om een keuze te maken. Kiest de medewerker voor Ja, dan moet de beschrijving gevuld worden

Verlof

Automatisch bijwerken van uren bij Verlof

Je kon in de parameters HR al instellen of je het intrekken van verlofaanvragen niet meer toestaat als de aanvangsdatum in het verleden ligt. Daarbij kun je een aantal dagen opgeven, bijvoorbeeld als je wilt dat verlofaanvragen met aanvangsdatum ouder dan 14 dagen niet meer ingetrokken mogen worden. Handig als je een planningssysteem gebruikt dat verlofinformatie uit HR2day ophaalt, maar waar je geen correcties op oude tijdvakken wilt toestaan.

In het verlofoverzicht van een medewerker en op het verloftabblad worden nu de meest recente verlofaanvragen bovenaan getoond.

Bij het indienen van een verlofaanvraag berekent HR2day het aantal uren – tenminste, als je dat in de parameters HR hebt aangegeven. Als je na het indienen de aanvraag corrigeert, en je verandert de aanvangs- of einddatum, dan past HR2day voortaan het aantal uren automatisch aan. Tenzij je bij de oorspronkelijke invoer het aantal uren zelf had overschreven, of als je bij het corrigeren zelf een aantal uren hebt ingegeven.

Verzuim & Vervaningen

Meer controles bij Verzuim

Als je een verzuimmelding invoert terwijl er al een verzuimmelding voor die medewerker is op dezelfde dag, dan geeft HR2day daar een melding van op het scherm.

Het hernoemen van verzuimclassificaties via het tabblad Setup HR2day is gebruiksvriendelijker gemaakt en bovendien worden er nu extra controles uitgevoerd.

 

Extra opties bij Verzamelaktes voor Vervangingen

Voor het Vervangingsfonds kon je in het verleden een aparte deeltijdfactor opvoeren in een verzuimmelding. Dat is in de nieuwe aangifte van het Vervangingsfonds niet meer nodig, dus hebben we dat veld verwijderd.

Vervangingen die ingevoerd of gewijzigd zijn, worden bij het maken/vernieuwen van een verloning pas meegenomen als ze een keer handmatig zijn doorgeboekt. In het verleden werden bij het vernieuwen van de verloning de niet-doorgeboekte vervangingen ook meteen doorgeboekt, wat soms tot onduidelijkheden kon leiden.

Voor het maken van verzamelaktes kun je nu alle vervangingen in één keer selecteren. Ook hebben we extra filters toegevoegd zodat je makkelijker je lijst kunt doorwerken. Plus, HR2day bewaart het tijdstip waarop je voor het laatst een verzamelakte gemaakt hebt, zodat je per periode de lijst met verzamelaktes kunt afwikkelen. Hiervoor is een speciale Quick Reference beschikbaar, die heet ‘QR Vervangingen meenemen naar verloningen’.

Medewerker/arbeidsrelatie

Mogelijkheid scherm te vereenvoudigen bij Arbeidsrelatie

Heb je de salariswijzigingen doorgevoerd via de Payroll Console – Salariswijzigingen, dan ontvang je een e-mail met het overzicht van de salarissen die gewijzigd zijn. Je ziet daar nu in de mail ook welke set medewerkers in deze ronde verwerkt is, bijvoorbeeld 301-600. Handig om overzicht te houden als je meerdere sets nodig hebt om al je medewerkers te verwerken.

Op het tabblad Medew/Arbeidsrelatie zie je een extra optie waarmee je de kolom met de foto van de medewerker kunt verbergen. Dit maakt het scherm overzichtelijker als je iets zoekt of wil vergelijken.

Het is nu mogelijk om de tabjes Contract, Loonheffing&SV, Reiskosten, Pensioen/SocFonds, Vakantie/Eindjr, en Betaling in de arbeidsrelatie te kunnen verbergen via Optionele velden arbeidsrelatie in de Parameters. Voor Kostenverdeling en Diversen kon dit al. Hiermee kun je het arbeidsrelatiescherm beperken tot de noodzakelijke velden. Een voorbeeld is een werkgever voor registratie van externen of een werkgever die geen of zeer beperkt gebruik maakt van de salarisverwerking.

In de arbeidsrelatie kun je vastleggen dat een medewerker een bedrijfsauto heeft. Hiermee wordt in de payroll de eventuele bijtelling berekend en in de loonaangifte automatisch het kenmerk Vervoer vanwege werkgever opgenomen. Als je dit kenmerk wil doorgeven zonder dat de medewerker een auto heeft, maar bijvoorbeeld een OV-kaart, kun je dat nu aangeven in het veld Regeling reiskostenverg.

Opleidingen

Opleidingstypen en uitbreidingen in workflow bij Opleidingen

Opleidingstypen:

Een workshop is iets anders dan een cursus, en die verschilt weer van een schoolopleiding. Daarom introduceert HR2day nu de opleidingstypen. Daarin bepaal je welke velden je bij dit type opleiding wilt vastleggen, en hoe de goedkeuring dient te verlopen. Bekijk voor meer informatie de instructievideo.

Workflow

1. Je kan nu meerdere workflows definiëren voor opleidingen, indien gewenst uitgesplitst per opleidingstype. Zo kan de medewerker een eerder gevolgde opleiding gewoon vastleggen zonder goedkeuringsproces, en voor een nieuwe cursus goedkeuring vragen bij de manager.
2. Ook kun je aparte processen definiëren met specifieke velden, bijvoorbeeld om alleen het behalen van een diploma vast te leggen. Je kan deze velden in de processen ook verplicht stellen.
3. Er wordt daarbij onderscheid gemaakt tussen workflows voor nieuwe of bestaande opleidingen en workflows die alleen voor bestaande opleidingen gelden.

Door gebruik te maken van het nieuwe veld Status kun je aangeven of een opleiding al gestart is, of nog in aanvraag, of (gedeeltelijk) afgerond. Je kunt je eigen statussen bepalen.

Met het nieuwe veld Reden kun je beter registreren waarom de opleiding gevolgd wordt.

In het veld Certificaatnummer kun je het nummer registreren van het diploma of certificaat.

Je kunt nu bij het invoeren van een opleidingsaanvraag direct op hetzelfde scherm bijlagen toevoegen.

Verloning & Vervolgprocessen

Verloning

We kenden al de mogelijkheid om looncomponenten af te splitsen. Nu ondersteunen we ook het afsplitsen van looncomponenten ná de berekening van de pensioenpremies. Hiermee kun je automatisch looncomponenten aanmaken die gebaseerd zijn op berekende pensioengrondslagen of -premies.

Voor medewerkers of gepensioneerden die in het buitenland wonen gelden afwijkende regelingen voor de ZVW premies. Deze wordt omgerekend met een woonlandfactor en direct uitbetaald aan het CAK. HR2day ondersteunt dit nu.

HR2day kun je nu ook helpen bij het controleren van het minimum uit te betalen bedrag in het kader van de WAS (Wet Aanpak Schijnconstructies). Daarbij wordt gecontroleerd of het uitbetalingsbedrag niet onder het minimumloon-equivalent valt. In dat geval krijg je een melding bij het doorrekenen van de verloning. Om dit te kunnen controleren kunnen regelingen en looncomponenten nu gekenmerkt worden als wettelijk of niet-wettelijk. Bij de werkgever kan de controle worden in- of uitgeschakeld. Voor geïnteresseerde klanten kunnen we dit dus inregelen.

Je kunt nu aangeven dat een bedrag, aantal of tarief gemaximeerd moet worden. Bijvoorbeeld om in te stellen dat je nooit meer dan 10 dagen verlof mag verkopen of een grondslag nooit hoger mag zijn dan €100.000. Deze controle vindt plaats bij het invoeren van een wijzigingsproces voor eenmalige looncomponenten (de gebruiker wordt hier met een melding op het maximum gewezen). In de payroll wordt een eventueel hoger aantal of bedrag automatisch gemaximeerd. Je stelt dit in bij de looncomponentdefinitie.

Het kopen en verkopen van verlof kon in het verleden alleen met een uren-component. Voortaan kun je dit ook doen door het invoeren van een werktijdfactor-component. Deze werktijdfactor wordt dan automatisch omgerekend in een aantal uren en met het saldo verrekend.

Bij het maken van de journaalpost wordt nu een extra bijlage onder de VerloningWG opgeslagen, met daarin de instellingen waarmee je de journaalpost hebt opgestart. Dan kun je makkelijker nakijken om welke journaalpost het gaat, bijvoorbeeld om die van het hele jaar of 1 specifieke periode, inclusief of exclusief twk’s.

Op de loonstrook is de tekst “aan deze salarisspecificatie kunnen geen rechten worden ontleend” toegevoegd.

Vervolgprocessen

Je kunt nu ook instellen dat HR2day geen salarisspecificatie verstuurd als er ten opzichte van vorige maand niets gewijzigd is.

HR2day biedt een nieuwe mogelijkheid om looncomponenten op de salarisspecificatie samen te voegen: je kunt ze samenvoegen met andere componenten met dezelfde index. Het bedrag en/of aantal wordt opgeteld. Dit is met name gewenst bij componenten die voor invoer of berekening gesplitst werden maar in de ogen van de medewerker als één bedrag getoond zouden moeten worden.

De nieuwe rekenmethodiek van ABP voor in het jaarinkomen van volgend jaar verwerken van twk-wijzigingen in het jaarinkomen van januari ondersteunt HR2day al sinds januari.

Met HR2day Lion kun je nu automatisch een pensioenaangifte in het formaat van BPL (Bedrijfspensioenfonds voor de Landbouw) en SPF (Spoorweg Pensioenfonds) aanmaken.

Via HR2day kun je nu ook een betaling in BTL91 formaat doen – voor buitenlandse betalingen waar geen SEPA wordt geaccepteerd.

In het betaalopdrachtscherm kun je nu op Datum in dienst sorteren. Handig als je nieuwe medewerkers op een afwijkend moment wilt betalen.

Rapportage & Analyse

Formatie-overzichten en normcijfers bij Rapportage & Analyse

Je kunt nu naast de BI dashboards, de HR2day rapporten en de Salesforce-rapporten ook knoppen met een vrij op te geven link opnemen in het tabblad Rapportage & Analyse. Daarmee kun je bijvoorbeeld een linkje naar een maatwerkrapport of -pagina opnemen, of naar internetadres of -applicatie buiten HR2day.

Je kunt via de Rapporttoewijzingen op het tabblad Setup HR2day instellen wie toegang krijgt tot bepaalde rapporten. Daar is de optie om naast profielen en rollen te filteren op machtigingensets aan toegevoegd.

We hebben formatieoverzichten en normcijfers toegevoegd aan de R&A dashboards.

Op de loonstaat (bij selectie van de uitgebreide variant) vind je een extra kolom met het uitbetalingsbedrag. Ook hebben we in de uitgebreide variant enkele kolommen in een logischer volgorde gezet.

HR2day App

HR2day App beschikbaar in AppStore en Google PlayStore

De HR2day App is beschikbaar in AppStore en Google PlayStore en je medewerkers kunnen de app dus zelf downloaden en in gebruik nemen. Met de HR2day App heb je altijd en overal toegang tot je HR processen. In het Employee Interaction Center vind en regel je alles rondom je dienstverband.

Portfolio

Portfolio voor het registeren van een persoonlijke portfolio

Medewerkers kunnen hun eigen portfolio vastleggen. Hierin leggen ze opleidingen, vaardigheden, ervaringen, interesses en dergelijke vast. Medewerkers of managers kunnen dan medewerkers zoeken die aan bepaalde criteria voldoen, bijvoorbeeld voor opvolging, projectbemensing of gewoon een themasessie of sportevenement. Deze module wordt gecontroleerd aan geselecteerde klanten beschikbaar gesteld.

Benefits

Benefits voor het individueel KeuzeBudget

Medewerkers zien in één overzichtelijk scherm de opgebouwde saldi voor een à la carte of keuzebudget en de verlofsaldi. Bovendien kunnen ze direct keuzes doorgeven, zoals het omzetten van het keuzebudget in verlof of het inzetten voor vakbondscontributie. Ook de lopende en historische keuzes worden op het scherm weergegeven. Deze module wordt gecontroleerd aan geselecteerde klanten beschikbaar gesteld.

Diverse andere verbeteringen

Diversen

In de mailmerge kun je nu het formaat van het logo van de werkgever opgeven (hoogte of breedte), waardoor het logo gemakkelijker in een passend formaat aan de brieven toe te voegen is.

Met de nieuwe REST-service voor looncomponenten kun je andere partijen nog makkelijker laten aansluiten op HR2day. Hierin voegt HR2day de geldigheidstijdvakken van de looncomponent en van de arbeidsrelatie op samen, zodat een extern systeem hier geen intelligentie meer aan hoeft toe te voegen

Bij het aanmaken van gebruikers zit een extra beveiliging op het toewijzen van de gebruikers aan gebruikersgroepen, zodat je daar niet snel een fout kunt maken.

Bij de parameters – Toon alle waarden – is een knop voor PDF-weergave toegevoegd. Deze wordt vaak gevraagd bij accountantscontroles. En vanuit het arbeidsvoorwaardencluster kun je nu direct naar de parameters drilldown pagina springen.

Bij het klonen van een werkgevers kun je nu ook een Vanaf-jaar opgeven voor de te kopiëren verloningen. Ook bepaalt HR2day zelf of het klonen in batch gaat of online.

Aan het beoordelingsmodel zijn begin- en einddatum toegevoegd. Hierdoor kun je sturen welke je nog mag kiezen bij het invoeren van een beoordeling.

In de Importmodule kan nu gebruik gemaakt worden van template looncomponenten. Dit is een looncomponent die in de arbeidsrelatie is ingevoerd met bijvoorbeeld het standaard tarief, dat in de geïmporteerde looncomponenten wordt overgenomen en wordt aangevuld met bijvoorbeeld aantallen en kostenplaatsen.