HR2day Koala

HR2day Koala

Of je nu 250 medewerkers hebt of 5.000. Veel organisaties krijgen steeds meer behoefte aan stuurinformatie over bijvoorbeeld verzuim, bezetting of salariskosten. Met de meest recente release HR2day Koala, bieden we onze klanten de volgende generatie Business Intelligence.

Alle administratieve medewerkers en leidinggevenden krijgen direct toegang tot een grafische weergave van de voor hen relevante gegevens. Daardoor zien ze afwijkingen van de verwachting in een oogopslag, kunnen ze inzoomen op de relevante indicatoren en kunnen ze de gegevens nader analyseren. Via het cloud- datawarehouse van HR2day krijg en hou je zo grip op je organisatie.

De belangrijkste verbeteringen in HR2day Koala zijn:

Rapportage & Analyse

Rapportage & Analyse bevat onze vernieuwde Business Intelligence oplossing

Met ingang van deze release komt onze vernieuwde Business Intelligence oplossing beschikbaar. Hiermee kan je uitgebreidere analyses maken en heb je meer mogelijkheden voor grafische weergave in dashboards. In het Manager Interaction Center en het tabblad Rapportage & Analyse kan je een dashboard met relevante kerncijfers opnemen en daarvandaan doorklikken naar een uitgebreid analyse-dashboard. Deze optie is voor alle klanten gratis beschikbaar.
Bovendien hebben we de mogelijkheid toegevoegd om bij afdelingen en kostenplaatsen normcijfers vast te leggen. Daarmee geef je bijvoorbeeld aan wat de normbezetting gedurende een tijdvak is, of wat het streefpercentage ziekteverzuim is. Deze kunnen in de control-dashboards bij Rapportage & Analyse worden opgenomen, zodat je direct kan bijsturen als normen worden overschreden. De control-dashboards zijn tegen een kleine meerprijs verkrijgbaar.

 

 

 

 

 

Je kunt de indeling van het tabblad Rapportage & Analyse zelf bepalen. Ga hiervoor naar het tabblad Setup HR2day en klik op het tabje Rapporttoewijzingen. Je kon de volgorde en de indeling van de rapportgroepen al bepalen. Je kunt bij de rapportgroepen nu ook instellen welke gebruikers deze te zien krijgen. In de helppagina bij deze functie vind je meer informatie.
In de diensttijdlijst kun je nu kiezen of je nul-uren-contracten wel of niet (standaard) mee wilt nemen. Ook worden (specifiek voor de onderwijssector) vervangingen voortaan meegeteld. Tot slot worden ook de functie, functieclassificatie, schaal, geboortedatum en datum in dienst nu ook in het overzicht weergegeven.

HR2day App

De totaal vernieuwde HR2day App

Iedere gebruiker die gebruik maakt van het Employee Interaction Center kan binnenkort de HR2day App downloaden in de App Store of de Google Play Store. Met de HR2day App heeft de medewerker nog eenvoudiger toegang tot de eigen gegevens en kan wijzigingen, verlofaanvragen of declaraties doorgeven. De HR2day App vervangt voor HR2day gebruikers de Salesforce1 app.

In deze versie ondersteunen we het volledige EIC. Medewerkers krijgen notificaties zodra er een nieuwe loonstrook of jaaropgave beschikbaar is. Ook kunnen ze al hun transacties via de App uitvoeren. In toekomstige versies zullen we ook het MIC aan de HR2day App toevoegen.

Employee Interaction Center

Meer inzicht op het Employee Interaction Center

In het beoordelingenpanel zie je voortaan ook de periode waarop de beoordeling betrekking heeft.

In het medewerkerpanel zie je nu niet meer alleen de medewerkerwijzigingsprocessen, maar ook de arbeidsrelatie- en looncomponentprocessen die gekenmerkt zijn als ESS-proces.

Processen

Meerdere bijlagen koppelen in workflow Processen

In de medewerker- en arbeidsrelatieprocessen kun je voortaan meerdere bijlagen koppelen tijdens het invoeren van de gegevens.

Ook bij het indienstname-proces kun je tijdens het invoeren meerdere bijlagen koppelen.

De bijlagen van de eenmalige looncomponentprocessen worden opgeslagen in het digitale dossier van de medewerker in het tabje van de geselecteerde bijlagecategorie.

De velden die je bij uitdienst vult, kunnen nu worden opgenomen in een ander proces. Zo kun je deze velden (einde arbeidsrelatie, reden einde arbeidsrelatie en eindafrekening afwijkend) opnemen in het indienstname-proces en daarin dus bij een tijdelijk contract meteen een einde dienstverband opgeven.

Individueel Keuzebudget

Meer mogelijkheden voor inrichten van uitruil in een Individueel Keuzebudget

Via het EIC kun je mutaties in het kader van een keuzebudget doorgeven via een eenmalig looncomponentproces.

Je kan nu ook de opbouw van een eindejaarstoeslag-regeling uitruilen met je verlofsaldo. Daarbij kan je aangeven dat je het gehele saldo wil omzetten in uren, of een opgegeven aantal uren wil uitruilen vanuit het saldo. In dat laatste geval zal HR2day de uitruil maximeren op het opgebouwde saldo.

Bovendien zijn er nu meer mogelijkheden om regelingen voor uitruil van het saldo eindejaarstoeslag in te richten, zoals een fietsregeling of vakbondscontributie.

Verlof

Feestdagen als werkdagen tellen in de Verlofrechten

Bij de berekening van de verlofrechten kun je een nieuwe optie selecteren: feestdagen als werkdagen tellen. Deze berekeningswijze is van toepassing in de sector Metalektro.

In het scherm waarmee je de verlofuren controleert kan je nu ook één specifieke medewerker selecteren. Hiermee kan je eenvoudiger de afboekingen bijwerken in geval van een roosterwijziging.

In je verlofoverzicht staat tijd voor tijd voortaan op een aparte regel, en wordt niet meer bij het totaal van de reguliere verlofsoorten geteld.

Verzuim & Vervangingen

Aanpassingen in de GGL-rapportage bij Verzuim & Vervangingen

Als je een verzuimclassificatie wijzigt van naam, bijvoorbeeld “Ziek” in “Ziekte”, dan kun je de al bestaande verzuimmeldingen voortaan via het tabblad Setup HR2day deze nieuwe waarde geven. De optie bevond zich bij de additionele setup van de werkgever.

Als je als werkgever in het Primair Onderwijs voor het Vervangingsfonds eigen risicodrager bent, dan worden voortaan in de GGL-rapportage ook de niet-declarabele vervangingen meegenomen. Vervangingen die op een andere school dan de eigen aanstelling worden ingezet, worden voortaan in de GGL-rapportage op de desbetreffende school geboekt.

De levering aan het Vervangingsfonds ondersteunt min/max-, bindings- en vervangingscontracten. Daarnaast (en daarom) worden vervangingen van vervangingscontracten niet meegenomen in het overboeken naar de verloning.

Persoonlijke Ontwikkeling

Een eigen overzichtsscherm voor Persoonlijke Ontwikkeling

Vanaf het EIC kun je in het panel met opleidingen en competenties doorklikken naar een overzichtspagina met alle opleidingen en competenties van de medewerker.

HR2day bevat een nieuw tabblad Persoonlijke Ontwikkeling. In dit tabblad kun je zoeken naar medewerkers met een bepaalde competentie of opleiding. Handig voor het samenstellen van teams met een bepaalde expertise.

Declaraties

Je thuisadres gebruiken bij Declaraties

Bij het invoeren van een declaratie kun je aangeven dat je van of naar je thuisadres reist, zodat je dat adres niet steeds hoeft in te voeren.

Je kunt voortaan twee bijlages toevoegen bij een declaratieregel. Zo kan je zowel de bon als het betalingsbewijs toevoegen.

Het goedkeuringsscherm voor de manager heeft nu dezelfde vormgeving als de overige schermen in de declaratiemodule (de Lightning-vormgeving). In de overige schermen, die we in de vorige release al hadden aangepast, hebben we wat kleine verbeteringen doorgevoerd. Zo zie je nu in het declaratiescherm wat meer details van de declaratieregels, zoals de van/tot adressen bij een kilometerdeclaratie.

Medewerker/Arbeidsrelatie

Min. uren contracten bij Medewerker/Arbeidsrelatie

De foto van de medewerker wordt voortaan ook in verkleind formaat opgeslagen, onder andere om de foto in het EIC en in de HR2day App te tonen.

Bij de persoonlijke relaties kun je nu de relatie tot de medewerker vastleggen. Dit is met name van belang bij noodcontacten.

HR2day ondersteunt voortaan minimum-uren contracten. Zo kun je HR2day minimaal een bepaald aantal uren (of deeltijdfactor) laten betalen, ook als het werkelijk aantal gewerkte uren in de periode minder is.

De selectielijst Verbijzondering Inkomstenverhouding, waar je kenmerken opgeeft om in de pensioenaangifte aan te geven waarom er sprake is van een afwijkende loonbetaling, toont HR2day nu ook bij werkgevers met een UPA pensioenaangifte.

Verloning

Wet- en regelgeving 2017, waaronder de Wet Aanpak Schijnconstructies in de Verloning

In het kader van de Wet Aanpak Schijnconstructies krijg je een signaal als een medewerker minder uitbetaald krijgt dan het minimumloon. Je kan aangeven welke looncomponenten van de minimumcontrole worden uitgesloten (de inhoudingen met een wettelijke basis).

Je kunt voortaan aangeven of looncomponenten wel/niet meetellen bij het bepalen van het minimumbedrag voor een loonbeslag. In de verloningen vanaf 2017 worden netto componenten standaard buiten het loonbeslag gehouden, tenzij je deze kenmerkt als wel relevant. Daarmee zorg je dat declaraties of onkostenvergoedingen wel gewoon worden uitbetaald zonder dat je hoeft in te grijpen op de beslagvrije voet.

HR2day ondersteunt ook jaarregelingen met een gebroken maand. Voor pensioenregelingen waarbij wijzigingen gedurende de maand moeten worden meegenomen, zoals in de metaalsector, berekent HR2day automatisch de juiste premie. Bij een salariswijziging gedurende de maand wordt het gewijzigde jaarloon berekend en de pensioenpremie bepaald op basis van het geprorateerde jaarloon over de hele maand.

Voortaan kun je ook het saldo van een eindejaarsregeling in de eindperiode overzetten naar een andere eindejaarsregeling. Dit wordt gebruikt bij regelingen met uitgestelde betaling.

Het saldo van de verlofsoorten 11 tot en met 15 kunnen voortaan ook op de loonstrook worden weergegeven.

De loonstrook bevat nu ook de optie geen cumulatieven op te nemen. Je kiest dan “-“ in de selectie van velden die je in dit deel van de loonstrook wilt opnemen.

Je kunt het aantal uren van een looncomponent voortaan in de grondslagkolom van de loonstrook tonen. Dit geeft met name bij uurloners meer inzicht.

Bij het versturen van de jaaropgave wordt ook gekeken naar de kenmerken voor verzenden zoals ingevuld bij werkgever of medewerker, identiek aan het versturen van reguliere loonstroken.

Op de jaaropgave toont HR2day de velden datum in dienst en datum uit dienst niet meer. Als de arbeidsrelatie voor 1 januari is begonnen, dan is het veld Aanvang gevuld met 1 januari. Bij het veld einde arbeidsrelatie zie je daar 31 december indien de arbeidsrelatie nog niet is beëindigd.

Een in de verloning opgegeven correctie op een verlofsaldo kan nu met omgekeerd teken worden weergegeven op de loonstrook, met als omschrijving: “verlof ….. bij/af”. Dat kon tot nu allen met de tekst: “Verlof uitbetaald” zonder teken. Dit is vooral handig voor saldocorrecties die niet direct worden uitbetaald, maar bijvoorbeeld verrekend in aan andere verlofsoort of in/van een financieel saldo worden uitgeruild.

Ter voorbereiding op de fiscale wijzigingen per 2017:

1. HR2day ondersteunt de nieuwe kenmerken van de arbeidsgehandicapte,
inclusief nieuwe berekening en doorgifte via de loonaangifte
2. Bijtelling auto: diverse categorieën zuinige auto’s zijn vervallen,
auto’s die vóór 2017 op naam zijn gezet houden de oude
bijtellingpercentages
3. Kenmerk Code Inc. Inkomstenvermindering voor staking is toegevoegd bij
looncomponentdefinitie en loonaangifte.
4. Nieuwe codes Inkomstenverhouding voor uitsplitsing van loon uit vroegere
dienstbetrekking zijn toegevoegd.

Journalisering

Raadplegen van je grootboekrekeningschema bij de Journalisering

Op het scherm waar je de journaalposten maakt kun je nu ook direct je grootboekrekeningschema bekijken. Deze kan je ook direct overnemen naar Excel.

De naam van de bijlage in de journaalpostmail bevat nu ook de werkgevernaam.

Diverse andere verbeteringen

Diversen

In het parametersscherm vind je voortaan een bladerfunctie waarmee je eenvoudig naar het vorige of volgende tijdvak kan springen. In het overzichtsscherm (drilldown) kan je zelfs bladeren over de tijdvakken van alle onderliggende parameters. Ook vind je hier een knop waarmee je alle parameterwaarden die op de gekozen peildatum gelden samengevoegd op één scherm toont. Dit maakt analyses gemakkelijker en het overzicht kun je bijvoorbeeld aan je accountant tonen bij de jaarrekening controle.

Bij de arbeidsvoorwaardenclusters hebben we een aantal gegevens toegevoegd voor classificatie. Hiermee zijn cao- of werkgeverclusters makkelijker te identificeren ten behoeve van controle of onderhoud.