HR2day Iguana

HR2day Iguana

Medio april 2016 brachten we HR2day Iguana uit. HR2day Iguana bevat de volgende generatie workflow mogelijkheden voor managers en medewerkers.

Bijna al onze klanten gebruiken de uitgebreide ESS en MSS mogelijkheden van HR2day. Via respectievelijk het Manager en Employee Interaction Center hebben zij inzicht in hun relevante gegevens en kunnen ze verschillende processen starten en transacties goedkeuren. Met HR2day Iguana hebben we de mogelijkheden verder uitgebreid. Zo kunnen managers met één klik het in-dienst-proces van een nieuwe medewerker starten en kunnen bijlagen direct aan de workflow aanvraag worden toegevoegd.

De belangrijkste verbeteringen in HR2day Iguana zijn:

Medewerkers/Arbeidsrelaties

Vereenvoudiging van het invoeren van een mutatiedatum in de Arbeidsrelatie

Het invoeren van de wijzigingsdatum in de arbeidsrelatie is vereenvoudigd: In het arbeidsrelatie-wijzigingsscherm hebben we het linkje naar de datum van vandaag verwijderd omdat het zelden voorkomt dat een mutatie precies vandaag ingaat en dit regelmatig tot invoerfouten leidde. Hier voor in de plaats kan je nu direct de begindatum van de huidige of de volgende periode selecteren. Het blijft mogelijk om de datum over te nemen waarop het huidige arbeidsrelatierecord ingaat. Dubbelklik daarvoor op het datumveld.

Als je na het opslaan van wijzigingen in de arbeidsrelatie de verloningen wilt vernieuwen, worden voortaan meerdere verloningen direct na elkaar verwerkt en hoef je dus niet voor elke verloning op doorrekenen/vernieuwen te drukken. Bij meer dan 4 periodes tegelijk kan het zijn dat je in verband met de doorlooptijd wel nogmaals moet klikken. HR2day meldt dit dan.

We maken het je gemakkelijker om wijzigingen in de looncomponenten in te voeren die over meerdere arbeidsrelatie-tijdvakken lopen. Als je een looncomponent in een ouder tijdvak invoert of wijzigt, kan je dit na opslaan direct doorvoeren in de volgende tijdvakken.

Om dit mogelijk te maken, en ook diverse rapportagewensen te kunnen gaan ondersteunen, hebben we de looncomponenten een volgnummer gegeven. Deze is bij dezelfde looncomponent gelijk in alle tijdvakken, zodat je kan zien welke componenten bij elkaar horen. Op het arbeidsrelatiescherm tonen we bij de looncomponent het volgnummer, en met een pijltje naar links en/of rechts zie je direct of deze component in het vorige resp. volgende arbeidsrelatietijdvak ook voorkomt.

In de arbeidsrelatie kun je sinds de vorige versie naast de deeltijdfactor het aantal uren per week gebruiken om de deeltijdfactor in te voeren. Dit werkt nu ook voor werktijdfactorcomponenten, zodat je (tijdelijke) uitbreidingen ook op basis van het aantal uren per week kan invoeren.

De labels van de velden voor bijdrage leaseauto zijn aangepast omdat dit regelmatig tot vragen of fouten leidde. Het oude veld ‘Auto bijdrage privé’ is nu ‘Auto bijdrage privé (aftrekbaar)’, en het oude veld ‘Auto bijdrage’ is nu ‘Auto bijdrage extra (niet aftrekbaar)’.

Bij het selecteren van een vervanger in een looncomponent bij de arbeidsrelatie kun je voortaan uit alle medewerkers kiezen binnen het concern i.p.v. alleen binnen de werkgever.

De anciënniteit van de medewerker berekenen we voortaan op basis van de Datum Indienst Concern i.p.v. Datum Indienst.

Wijzigen van uitdienstgegevens zoals ‘verlonen tot’ gaat nu via het subscherm voor uitdienst en niet meer direct in de betreffende velden in het tabje Uit dienst bij de arbeidsrelatie. Bij opslaan worden deze gegevens nu altijd in alle arbeidsrelatietijdvakken (historisch en toekomstig) gelijk gehouden.

Het is niet meer mogelijk om arbeidsrelatie-tijdvakrecords terug te halen uit de prullenbak. Bij het verwijderen worden namelijk diverse acties gedaan om de arbeidsrelatietijdvakken en verloningen consistent te houden, en bij het terughalen uit de prullenbak kan dit tot inconsistenties leiden. Systeembeheerders kunnen nog wel records uit de prullenbak terughalen.

Je kan nu bij een persoonlijke relatie een eventuele datum van overlijden invullen.

Mailmerge

Uitbreiding van de Mailmerge (standaard documenten) functionaliteit

Het is nu mogelijk om het aantal decimalen in de mailmerge geforceerd op een opgegeven aantal te zetten zonder weglating van de eindnullen. Dit doe je door een ! te zetten achter het format waarin je het aantal nullen opgeeft.

In de mailmerge kun je nu ook bepaalde invoegvelden die bij de afdeling uit een werktijdfactorcomponent horen in een brief verwerken. Het gaat hierbij om de speciale invoegvelden die met ‘omhoog’ beginnen, zoals ‘afdelingomhoog.ondertekenen met’.

Beoordelen

Tussentijds opslaan en andere uitbreidingen in de beoordelingen module

Als je in het beoordelingsmodel de optie ‘kopieer voorbereiding mdw’ op Yes zette, dan werd de beoordeling standaard op Toon voorbereiding mdw = Yes gezet. De medewerker kon dat dan niet meer aanpassen. We ondersteunen nu ook een andere variant: het formulier wordt standaard met Toon voorbereiding medewerker = No aangemaakt, en de medewerker kan dat zelf op Yes zetten (en weer terug). De knop ‘Kopieer voorbereiding medewerker’ verschijnt bij de manager alleen als de medewerker het veld Toon voorbereiding medewerker op Yes gezet heeft.

Op het beoordelingsscherm hebben we een knop ‘tussentijds opslaan’ toegevoegd, zodat je later verder kan gaan met je wijzigingen.

Het bleek dat er vaak langere teksten in de beoordelingen ingevuld moeten kunnen worden. Daarom hebben we de velden uitgebreid van 2.000 naar 5.000 tekens.

Interaction Center

Helpfunctie en indienstproces bij het Interaction Center

Als je voor de eerste keer op het Employee Interaction Center komt, krijg je nu een introductie met toelichting van de werking en de verschillende functies. Bij het Manager Interaction Center was deze introductie al aanwezig.

Het medewerker-panel in het Employee Interaction Center hebben we kleiner gemaakt door de gegevens wat compacter weer te geven.

Vanuit het Manager Interaction Center kan je nu direct een indienstproces starten. Dit doe je met de + knop bovenin de medewerkerslijst. Deze wordt alleen getoond als bij de werkgever een indienstproces gedefinieerd is.

Als je in het Manager Interaction Center in de filters een afdeling selecteert tonen we nu altijd de volledige afdelingsstructuur van de werkgever. Afdelingen waar de medewerker manager van is of een rol op heeft worden gekenmerkt met *.

Het Manager Interaction Center heeft nu de mogelijkheid om te filteren op managers van afdelingen. Filters die de manager eenmaal heeft gekozen worden onthouden als hij/zij na een transactie weer terugkeert op het MIC.

Processen

Toevoegen van bijlagen en andere mogelijkheden bij Wijzigingsprocessen

We hebben weer een aantal velden toegevoegd voor opname in arbeidsrelatieprocessen: uit de arbeidsrelatie de velden: Kostenplaats dim2, Einde proeftijd, en alle velden m.b.t. leaseauto’s. En van de looncomponenten de velden: VervangerVan, Contract en Kostenplaats dim2.

Bij het overnemen van arbeidsrelatiewijziging naar de arbeidsrelatie worden looncomponenten niet overgenomen als ze in de arbeidsrelatiewijziging niet zijn ingevuld. Zo kan je in een indienstproces of salariswijziging bijvoorbeeld een looncomponent Persoonlijke toeslag opnemen, maar deze wordt alleen in de arbeidsrelatie overgenomen als je er ook daadwerkelijk iets invult.

Je kunt een arbeidsrelatiewijziging die over meerdere tijdvakken van de arbeidsrelatie loopt voortaan gemakkelijker overnemen in de arbeidsrelatie. Je kan de wijziging nu direct overnemen in het eerste tijdvak (waarin de ingangsdatum van de wijziging valt), dit werd in het verleden nog niet ondersteund. De wijziging dient nog wel in de toekomstige tijdvakken doorgevoerd te worden. HR2day geeft in zo’n situatie een melding dat er toekomstige tijdvakken aanwezig zijn.

Je kunt direct een bijlage toevoegen terwijl je een medewerker- of arbeidsrelatiewijzigingsproces invoert. Het is ook mogelijk de bijlage bij een proces verplicht te stellen.

Rapporten

Aanvullende rapportage mogelijkheden waaronder het Verloning Totaal Overzicht

We hebben een nieuw overzichttype toegevoegd in de Payroll Console: Het Verloning totaaloverzicht. Hiermee heb je meer mogelijkheden om rapporten te maken over verloningen. Je kan selecteren welke verloningvelden en welke looncomponenten je in het rapport wilt opnemen. Daarmee kan je gemakkelijker controles doen, of (periodieke) overzichten maken met enkele specifieke looncomponenten (bijvoorbeeld alle looncomponenten voor pensioen-/wia verzekeringen, reiskosten, ed.). Het rapport houdt rekening met twk mutaties en kostenverdeling. Als je het rapport vaker wilt gebruiken kan je de rapportinstellingen opslaan.

In het rapport Aflopende contracten hebben we een kolom ‘Max. aantal contracten bereikt’ toegevoegd. Deze bevat ‘Ja’ als er drie of meer opeenvolgende contracten voorkomen.

In het rapport Formatierapport peildatum hebben we een kolom ‘Datum in dienst concern’ en een kolom ‘Uren per week’ toegevoegd

Er zijn diverse aanpassingen gedaan in de jaar/kwartaalaanlevering DUO: het kenmerk ‘duoggl’ in de optietabel bij de looncomponentdefinitie is veranderd in ‘duowtf’. In kwartaal- en jaaraanlevering rekent HR2day de wtf-componenten voortaan aan de hand van dit kenmerk wel/niet mee in de betrekkingsomvang. BAPO-wtf componenten worden voortaan niet meer omgerekend met de deeltijdfactor. Tot slot is voor PO/VO de aanlevering van verlofgegevens toegevoegd in de jaaraanlevering).

Verlof

Collectieve verlofregelingen en andere aanvullingen in de Verlof module

Bij het inboeken van een collectieve verlofdag wordt de verlofaanvraag gekenmerkt als ‘collectief’. Bij het controleren van de uren in de verlofaanvragen t.o.v. de roosters uit de arbeidsrelatie kun je selecteren of je alleen de collectieve dagen wilt controleren. De functie voor collectief verlof vind je in het tabblad Setup HR2day onder Functies voor verlofadministratie.

Als verlof wordt ingetrokken, en in de parameters is ingesteld dat de verlofbeheerders ook een mail ontvangen, dan wordt deze mail nu naar alle verlofbeheerders gestuurd die in het concern aan een medewerker gekoppeld zijn.

Om een verdergaande uitsplitsing van het verlof mogelijk te maken hebben we 5 nieuwe verlofsoorten toegevoegd waarvoor je afzonderlijke saldi kan bijhouden. Hiermee kan je net als de bestaande 5 verlofsoorten verlofrechten toekennen en verlof opnemen. Ze kunnen ook uitbetaald/gekocht worden via de verloning, maar niet opgebouwd o.b.v. gewerkte uren Dit kan wel bij de eerste 5 verlofsoorten. En deze nieuwe soorten worden niet opgenomen op de salarisspecificatie.

Je kunt nu ook een verlofaanvraag die nog niet is goedgekeurd ‘bijwerken’ via ‘uren controleren’.

De workflowstatus van een verlofrecord wordt nu bij alle gebruikerstypes (medewerker/ manager en professional) in het detailscherm getoond. En als de uren in het verlofrecord aangepast zijn (bijvoorbeeld i.v.m. een roosterwijziging), dan toont HR2day wie dat gedaan heeft, inclusief datum en oude/nieuwe aantal uren. Verlofbeheerders kunnen verlofaanvragen nu altijd bewerken. Dat kon alleen als de aanvraag door een verlofbeheerder was ingevoerd, of als er geen workflow van toepassing was.

Verzuim

Handige zoek- en invoermogelijkheden in de Verzuim module

Het veld ‘percentage afwezigheid’ is hernoemd in ‘percentage verzuim’.

Als je op het verzuimtabblad voor ‘alle werkgevers’ hebt gekozen, dan kun je nu ook een medewerker zoeken. En als je wel een medewerker maar geen werkgever selecteert, en klikt op Nieuwe verzuimmelding, dan kun je nu gelijk door naar het invoeren van de verzuimmelding. Je hoeft dan geen werkgever meer te selecteren op het tabblad.

Bij selectie van een medewerker in een nieuwe verzuimmelding en bij VervangerVan in een arbeidsrelatie-looncomponent worden nu alleen medewerkers getoond die nog in dienst zijn of uiterlijk 3 maanden geleden uit dienst zijn gegaan.

We hebben een speciaal scherm ontwikkeld om de verzuimmeldingen die worden doorgegeven aan arbodiensten te monitoren en de status te bekijken. Dit is bedoeld voor de beheerders die de gegevensuitwisseling met arbodiensten bewaken. Als je er gebruik van wilt maken kunnen we dit nader toelichten.

Payroll algemeen

Handige collectieve functies bij de Payroll Cockpit

De Payroll Cockpit is uitgebreid zodat deze nog geschikter is voor gebruik bij administraties met meerdere werkgevers. Je kan hier overzichtelijk zien wat de status is van de payroll- en vervolgprocessen voor de verschillende werkgevers. Met de functie ‘Batchtaken’ kunnen nu verschillende processen zoals de salarisspecificaties, aangiftes, betaalopdracht en journaalpost voor meerdere werkgevers in één keer als batchopdracht worden opgestart. Ook de verloning (correctierun of volgende periode) kan direct worden opgestart.

Bij diverse batchfuncties, zoals de journaalpost, de loonaangifte en de pensioenaangifte, bepalen we nu dynamisch de batchgrootte. Je zal dan niet meer uit de limieten lopen als je een te kleine batchgrootte selecteert. Als je een proces online opstart maar hij dreigt uit de limieten te lopen, wordt automatisch een batchfunctie opgestart.

Het scherm van de VerloningWG hebben we verbeterd. Je kan hier nu net als op de andere schermen bedragen met de komma van je numerieke toetsenbord het decimaalteken invoeren. En we hebben de bijlagen gegroepeerd in tabjes (zoals Loonaangifte, Journaalpost, Salarisspecificaties, …), zodat je overzichtelijk de bij elkaar behorende documenten kan terugvinden.

Het bedrag aan Eindheffing bestelauto is nu in te voeren op werkgeverniveau in het verloningWG scherm, waardoor je het niet meer per medewerker hoeft te registreren.

In de arbeidsrelatie is nu de mogelijkheid om in het veld Fiscale regeling voor Maximumtarief Loonheffing Bijzonder Tarief te kiezen voor medewerkers die verzoeken altijd dit maximum toe te passen.

Bij een terugwerkende kracht mutatie over vorig jaar is het niet meer nodig dat alle subdienstverbanden verloningen in het huidige jaar hebben: een eventueel twk verschil van een beëindigd dienstverband wordt in het huidige hoofddienstverband verwerkt.

In verband met de eisen voor de loonaangifte hebben we de velden Contractloon en Contracturen geïntroduceerd. Bij de LooncomponentDefinitie kan je aangeven of de betreffende component hierin meeloopt. Deze velden zijn ook te importeren in de verloning via looncomponenten.

Regelingen en looncomponenten

Veel uitbreidingen in looncomponenten en regelingen

Bij het aanroepen van de journaalpost over meerdere periodes, is het nu niet meer verplicht te kiezen voor ‘actuele gegevens’. Standaard worden de gegevens gelezen zoals geldig in de eindperiode van het geselecteerde tijdvak. Hierdoor is een journaalpost over meerdere periode gemakkelijker op een later moment te herhalen en te vergelijken met de originele tijdvak-journaalposten.

Bij de loonjournaalpost is het Eniac formaat toegevoegd.

In de loonstaat kan nu ook periode vanaf en tot/met worden geselecteerd.

De pensioenaangifte voor RUIF (omroep) is flink uitgebreid en verbeterd.

Bij de pensioenaangifte APG is er nu de mogelijkheid specifieke medewerkers uit te sluiten in de aangifte. Bovendien is het nu mogelijk de aangifte aan te maken o.b.v. actuele gegevens, met name t.b.v. correcties over vorig jaar of dringende correcties voor individuele medewerkers. Tenslotte is het nu mogelijk bij een werkgever een eerste volgnummer in te stellen via add.setup (APGvolgnr), zodat niet voor elke werkgever een apart leveranciersnummer benodigd is, maar de aangiftes van een specifieke werkgever altijd in een bepaalde volgnummerreeks worden aangemaakt.

Bij het verzenden van de salarisspecificaties wordt op het scherm nu ter controle de vaste opmerking op de loonstrook weergegeven zoals bij de werkgever is ingevoerd. Ook is het nu mogelijk salarisspecificaties te verzenden voor afdelingen met subafdelingen.

De naam van de afdeling bij een werktijdfactorcomponent kan nu worden weergegeven op de salarisspecificatie indien zo geselecteerd in de looncomponentvelden bij de werkgever. Ook het kenteken van de auto is nu weer te geven op de salarisspecificatie.

Bij het bepalen van de betaaldatum in de betaalopdracht wordt nu rekening gehouden met bank-feestdagen: in dat geval wordt een dag eerder betaald. Als de betaaldag bij de werkgever is opgegeven wordt hiermee de betaaldatum bepaald voor de salarisbetalingen en de betaling aan het risicofonds, bij de aangiftes 3 dagen voor einde periode. Dit wordt gecorrigeerd naar de eerst vorige werkdag als het een weekend is en/of een bank-feestdag (nieuwjaarsdag, goede vrijdag, 2e paasdag en 2e kerstdag). Bij de aangiftes doen we een extra check in december: uiterlijke betaaldatum die maand is dan 24 december.

Payroll diversen

Toevoegingen in keuzes en mogelijkheden bij Payroll rapportages

In het salarisverhogingenscherm hebben we een extra selectiemogelijkheid toegevoegd om medewerkers die pas in de toekomst in dienst komen wel/niet mee te nemen.

In het Looncomponenten-snelinvoerscherm en bij de Uitruil/saldering kan je nu selecteren op afdelingen met/zonder subafdelingen. Op het snelinvoerscherm is nu een extra button ‘lijst leegmaken’ en na verwerking krijg je een melding en blijf je op het scherm i.p.v. direct naar het verloningen tabblad te springen.

In de saldering/uitruilfunctie kilometervergoeding worden nu ook netto/bruto componenten ondersteund.

Bij de functies voor kostenplanning/simulatie onderin de Payroll Console kan je nu bij detailkostenplanning direct naar het scherm waar je een kopie van de werkgever maakt. Hierdoor zijn alle stappen (klonen/verlonen/verwijderen) op één plek te vinden.

Net als bij de salarisspecificaties hebben we ook bij de jaaropgaven nu de mogelijkheid om deze alleen op te slaan t.b.v. EIC/archief en niet te mailen naar de medewerkers.

Het loontijdvak (dag-/maandtabel) is nu via een looncomponent met specifieke regeling (LoonTV) aan te sturen, zodat deze ook via import van looncomponenten kan worden aangeleverd.

In het scherm van de looncomponent-toewijzingen is paginering toegevoegd, zodat deze fijner werkt bij grote aantallen looncomponenten.

De datum die is ingevuld in het veld Verlonen-t/m in de arbeidsrelatie wordt nu vastgelegd in de verloning. Dit is handig bij analyse achteraf zodat je kan terugzien wat de waarde was op het moment dat de verloning werd doorgerekend, en bij regelingen waar dit veld wordt afgevraagd.

Diversen

Diversen

Het selecteren van werkgevers op tabbladen en andere plekken gaat nu met behulp van de bekende zoekfunctie. Met name als je meerdere (test) werkgevers hebt maakt dit het zoeken een stuk gemakkelijker.

In diverse tabbladen hebben we een kolom met het personeelsnummer opgenomen.

Voortaan krijgen toekomstige managers van een medewerker ook toegang tot de medewerker via de afdelingsautorisatie.

Bij het aanmaken van werkgeverclusters worden voortaan naast de Parameters ook direct ParametersHR aangemaakt voor alle subgroepen.

In de importmodule is de controle op medewerkers die al uit dienst zijn optioneel gemaakt.

Bij het aanmaken van gebruikers is een controle toegevoegd op emailadres.

Op het tabblad waar je arbeidsrelaties bijwerkt na het aanpassen van de standaard kostenplaats bij een afdeling zijn regelselectie en selectieopties toegevoegd.